Почему корпоративный портал – мастхэв для больших компаний? Интервью с номинантами Workspace Digital Awards

Этим материалом мы начинаем серию парных интервью, цель которых — не только демонстрация внутренней digital-кухни, но и поиск секретов успеха по-настоящему крутых кейсов. А выпытывать их мы будем и у заказчиков, и у исполнителей проектов, занявших призовые места или вышедших в финал конкурса Workspace Digital Awards (WDA). Надеемся, эти интервью помогут обеим сторонам лучше понимать друг друга.

Сегодня мы говорим с digital-агентством CreativePeople и ЦРПТ, создателями самой масштабной в мире системы цифровой маркировки товаров «Честный Знак». Команда CreativePeople сделала для ЦРПТ внутренний корпоративный портал, за счет которого компания стала экономить львиную долю времени на рутинных бизнес-процессах.

Отметим, что агентство CreativePeople заняло 3 третье место на Workspace Digital Awards-2023 в номинации «Потребительские товары» с проектом для Delivery Club.

Начнем.

Мокап корпоративного портала для ЦРПТ

CreativePeople: Результаты приятно совпали с нашими ожиданиями. Проект очень интересный как с точки зрения рабочего процесса, так и конечного результата. Для нас это первый опыт реализации интранета с нуля и до запуска на стороне клиента, что очень вдохновляет. В конечном счете, мы помогли клиенту ощутимо автоматизировать процессы внутреннего взаимодействия и снизить операционную нагрузку.

ЦРПТ: Это хороший опыт, достойные соперники, будем участвовать и побеждать в следующем году.

CreativePeople: Смотрели. Конкретные кейсы не выделим, но точно можем сказать, что нас воодушевляют проекты, за созданием которых стоит долгая и кропотливая работа команды — чтобы сделать такой продукт, который будет решать проблемы пользователей и отвечать их ожиданиям.

ЦРПТ: Нет, не успели посмотреть.

ЦРПТ: По рекомендации от коллег.

ЦРПТ: Рекомендации и опыт коллег являются значимым фактором при выборе того, с кем предстоит реализовать большую историю.

ЦРПТ: Да, эффект точно заметен. Корпоративный портал объединил в себе базу знаний, новостные блоки, корпоративные конкурсы, дни рождения, признания и благодарности коллег, позволил автоматизировать подачу кадровых заявок и подписание кадровых документов посредством ПЭП и УНЭП.

Еще портал обеспечил единый вход в разные системы (например, service desk и систему применения электронной подписи).

В корпоративном портале содержится вся необходимая информация о сотрудниках для межведомственного взаимодействия: в том числе и отделы, в которых они состоят

ЦРПТ: Мы проводили опросы и глубинные интервью с сотрудниками, откуда поняли, что текущие каналы взаимодействия и коммуникаций недостаточны, разрознены и не позволяют закрывать все цели и задачи. Мы продумали основной концепт, план и содержание будущего корпоративного портала — минимальный must have.

В ходе развития и внедрения функционала план менялся, менялись приоритеты в соответствии с потребностями компании и требованиями современных реалий. Все изменения мы внедряли в единой команде с креативом — продолжаем жить и работать в философии Agile.

ЦРПТ: Индивидуальный подход к клиенту, предложение интересных, эффективных и быстрых решений для реализации, а также глубокое погружение в наши бизнес-процессы. Еще оперативное реагирование на наши задачи и их постоянное сопровождение.

ЦРПТ: Да!

CreativePeople: Проект разрабатывала команда из ~7 человек: дизайнеров, арт-директора, фронтенд-разработчика, бекенд-разработчика, QA и руководителя проекта.

Запуск был итерационным. Первый релиз (MVP с ключевыми фичами) готовился около 6 месяцев: от создания макетов до релиза в экосистеме клиента. Затем проект перешел в фазу инкрементного развития с ежемесячным добавлением нового функционала. В этой фазе проект находится более двух лет и в ней он сейчас.

CreativePeople: Да, более чем. Когда заказчик целеустремленный, знает, чего хочет, но при этом готов быть гибким и доверять своему исполнителю — это бесценно. Черты идеального клиента:

• коммуникация;

• открытость;

• желание сделать классный конечный продукт.

У корпоративного портала ЦРПТ есть собственное внутреннее медиа с функционалом социальной сети

CreativePeople: Кажется, что компании из цифрового сектора чуть более гибкие и решительные, в отличие от реального сектора. Полагаю, это связано с тем, что им нужно быстро подстраиваться под окружающие условия. Все-таки цифру трансформировать и менять легче, чем реальный сектор.

CreativePeople: Нет. Помимо этого у нас долгое время существовал свой внутренний портал. А параллельно с работой над проектом для ЦРПТ, мы также создавали корпоративный портал для другого нашего клиента.

CreativePeople: В тех случаях, когда в компании есть множество рутинных процессов, которые отнимают время, и когда нет единой инфраструктуры для взаимодействия между подразделениями. Портал позволяет все это дело оптимизировать и автоматизировать, в том числе, перевести часть бумажных дел в цифру. Например, оформление различных заявок, отпусков и т.д.

Внедрение портала положительно влияет и на экономику компании. Снижаются затраты на ведение бумажного документооборота среди сотрудников, так как все документы появляются в цифровом формате. Также закрывается потребность в наличии и сопровождении других рабочих инструментов: например, отдельной базы знаний.

Сервис для отправки заявки на отпуск внутри корпоративного портала ЦРПТ

CreativePeople: Пока не можем сказать, но в планах реализовать систему достижений на портале для сотрудников, а также e-com составляющую.

CreativePeople: Нет, благодаря тесной коммуникации с командой клиента, нам удалось сделать UX/UI и удобным, и продуманным, и красивым.

CreativePeople: Как и на любом проекте, дизайн-макеты дорабатывались и улучшались в процессе работы над проектом и при общении с командой клиента. Благодаря тому, что мы часто предлагаем 1-2 варианта реализации того или иного решения, процент непринятых дизайн-макетов очень мал. В 80-90 % случаев согласования проходили без проблем.

CreativePeople: Проект оказался не сложным, а скорее вызывающим (challenging). Специфика продукта потребовала сместить привычные акценты:

• больше времени посвящать качественным интервью с непосредственными будущими пользователями сервиса;

• активнее предлагать клиенту технические компромиссы и встречные решения;

• смело предлагать кардинальные изменения стека по мере все более глубокого понимания нужд клиента.

Мокап, на котором изображен личный профиль сотрудника в мобильной и десктопной версии корпоративного портала

CreativePeople: Да, SEO — это хороший пример. Но гораздо более важное отличие — возможность иметь прямой контакт с ощутимым количеством конечных пользователей. Благодаря этому укорачивается feedback loop — получение обратной связи по фичам и багам. Связь становится оперативной, становится легко понимать реальное поведение пользователей сервиса. Как следствие, появляется возможность легко строить достаточно точные гипотезы и предлагать клиенту улучшения продукта.

CreativePeople: Сложной и интересной была не дизайнерская/техническая сторона проекта, а задачи, связанные с аналитикой, коммуникациями и прототипированием. Мы инвестировали большое количество часов команды и клиента в переговоры, формируя изначальный бриф в конкретный список бизнес-нужд и фич будущего сервиса. Мы выясняли текущие бизнес-процессы компании, находили компромиссы и альтернативы и потом ранжировали доработки по их стоимости и приоритетам.

Даже спустя два года совместной работы, глубокое понимание повседневной работы клиента дает уверенный фундамент для легкой коммуникации.

CreativePeople: Это логичный вопрос. Мы и сами об этом задумывались! Но справедливо будет отметить, что функционал продукта далек от эндорфинового всплеска настоящих социальных сетей. Контентная лента хоть красочная и свежая, но совсем не так часто пополняемая, как лента вашего «Телеграма». Да и любое время, проведенное за таким неформальным взаимодействием с коллегами, втройне окупится при слаженной работе команды в будущем.

CreativePeople: Об этом неоднократно заходили мысли. Да, без сомнения, такие наработки легко перекладываются на многие другие команды такого масштаба. Думаем, что нельзя откидывать перспективу превратить это в готовое SaaS-решение. Откатав нынешние наработки на еще нескольких точечных клиентских командах, провести такую трансформацию будет несложно и очень интересно.

CreativePeople: Когда мы поняли, что требования клиента к этому продукту достаточно подвижные — мы решили взять наиболее гибкую основу и строить будущее продукта именно на ней. Laravel на бекенде стал отличным компромиссом между нашей инхаус-экспертизой, количеством готовых «кирпичиков» для стройки продукта и свободой для построения любой кастомной сложной логики. А React + Next позволили сделать технически аккуратный и современный фронтенд, быстрый в глазах пользователя и легко поддерживаемый в глазах разработчиков.

CreativePeople: Участвовать точно будем, но вот количеством кейсов пока не поделимся — часть проектов у нас еще в работе. Мы рассчитываем запустить их до крайнего сроки подачи кейсов на конкурс. Но кое-что интересненькое точно будет!