Мем ниже прекрасно описывает то, что творится с организатором любого серьезного мероприятия:
Главное, что мозг цел
О том, как готовить мероприятие, чтобы сберечь ЦНС, мы поговорим с экспертом, Павлом Берсеневым, который с 2017 г. каждый февраль проводит конференцию «Продвижение без пафоса».
Павел в середине
— Расскажи коротко о конференции!
— Мы с партнерами из рекламного агентства «Белая Ворона» ежегодно проводим в феврале бизнес-конференцию «Продвижение без пафоса». Аудитория — маркетологи, владельцы бизнеса, РОПы, чуток специалистов. Приезжают из городов 200+ км. Основная аудитория из Пензы, Саранска и Саратова. Обычно около 300 участников. Спикеры к нам приезжают со всей России.
Гипнотизирует!
— За какой период нужно начинать готовиться к подобному мероприятию? Почему именно такой период?
— Подготовка начинается за
Примечание от автора статьи: убедился в серьезности подхода, когда видел многочисленные рекламные объявления о конференции + Павел лично занимается созвоном с участниками. Со мной было именно так.
— Что влияет на составление программы мероприятия? Нужно ли проводить мероприятие в один день, когда есть возможность разбить на 2 или 3 дня?
— Во-первых, обратная связь от участников. Во-вторых, мы в течение года ездим по мероприятиям и смотрим, что заходит, а что нет. В итоге программа год от года меняется. В этом году было 4 секции в двух залах:
SMM;
Как связать онлайн и оффлайн и не поломать;
Тренды и кейсы;
SEO, PPC, разработка.
Один из залов конференции
Длительность в
Как формируется состав спикеров мероприятия? Почему одни из них важнее других? Каковы критерии их отбора?
— Для нас все спикеры одинаково важны. Состав формируется исходя из того, что мы имеем в предыдущем вопросе и «характеристик» конкретных спикеров, которые к нам обратились, либо мы их сами хотим позвать (видели записи, либо были на выступлениях).
Спикер Антон Евдокимов
Критерии — уровень эксперта, актуальность и уникальность темы (доклады требуем именно под нас, чтобы нигде ранее не выкладывались), дисциплинированность (не присылать презентацию в последний день и отвечать на звонки и письма).
Спикер Ольга Левина
Спикеры, которые обращаются к нам сами, попадают в пул. Сообща мы выбираем из них тех, кто соответствует указанным выше критериям.
— Как выбирается место для проведения мероприятия?
— К сожалению, у нас практически нет выбора, т.к. мы завязаны на размеры залов. В Пензе по пальцам можно пересчитать площадки, где можно собрать больше 200 человек и не разориться на аренде.
Примечание от автора статьи: Пензенская областная библиотека им М.Ю. Лермонтова идеально подходит для конференций.
Библиотека снаружи
— Техническое и организационное обеспечение мероприятия: какое используется оборудование и какие с ним бывают накладки?
— Смотрим ответ на предыдущий вопрос. Накладки могут случиться любые. Вплоть до того, что отключат свет. Поэтому всегда на замену батарейки, микрофоны, проектор и прочее.
Примечание автора статьи: люди — самое важное «оборудование». Без них все будет бессмысленным и бесполезным.
Идет решение организационных вопросов (фотограф Евгений Александров)
— Коммуникации с гостями мероприятия: какие из них лучше всего показали себя в плане привлечения, а какие совсем никак и по какой причине?
— Лучше всего работает звонок. Особенно, когда звонит кто-то из организаторов и сам приглашает. При наших объемах обзвонить
Когда удалось договориться со спикером
В целом, касаний нужно много. Поэтому и партнеров и каналов информирования у нас около десятка.
— Чем обязательно нужно обеспечивать участников мероприятия, а что просто «деньги на ветер»?
— Минимум — блокнот/ручка и покормить хотя бы номинально. В идеале — полноценный обед, раздатка с бонусами и плюшками от партнеров, активности на площадке с призами и конкурсами.
Раздаточный материал на максималках
К сожалению, с нашими ценами на билеты и ограничениями площадки покормить 300 человек нереально.
— Как организовать перемещение участников мероприятия, чтобы они везде все успевали посмотреть / отдохнуть / пообщаться?
— В нашей команде есть люди, которые помогают участникам сориентироваться по залам и зонам. Плюс навигация — указатели, вывески и прочее. На бейджах участников есть расписание мероприятия.
Навигация в действии
— Как выбрать ведущего на мероприятие? Сколько в идеале их должно быть и должны ли они быть в теме мероприятия?
— Лучше говорить не о ведущих, а о модераторах, которые в теме и могут поддержать спикера вопросами для соблюдения таймингу, например.
Комментарий от автора статьи: не раз видел, как ведущие юмором, наводящими вопросами расшевеливали зал и в результате раскрывался спикер, а участники начинали смелее задавать вопросы.
Хорошие ведущие придут на помощь и поддержат активность участников
— Афтепати: нужны ли они для любого мероприятия и нужны ли вообще?
— У нас афтепати не заходит. Ни платно, ни бесплатно. Пришли к выводу, что либо людей нужно централизованно везти сразу с площадки, либо искать площадку, на которой можно организовать и конференцию, и афтепати. И стоимость включать в цену за билет.
На мероприятиях в других городах для меня афтепати часто бывает важнее самой конференции. В неформальной обстановке проще перейти на «ты», завязать полезные знакомства и поговорить о том, чего не услышишь в залах. Ну, и послевкусие от мероприятия формируется именно на афтепати.
— Партнеры: по каким критериям их отбирать. С кем стоит связываться, а с кем нет?
— Есть инфопартнеры, которые помогают привлечь участников, есть компании, которые готовы обеспечить недорогой кофе-брейк, есть партнеры-спонсоры, которые получают взамен свою долю внимания и доступ к нашей аудитории. Критерии выбора простые — быть полезными друг другу и соблюдать договоренности.
Партнеры конференции: сверху генеральные. Снизу — все
Если спикер подводит организатора (не приехал, пропал, не прислал вовремя презентацию, повел себя с публикой неадекватно), он зачастую попадает в черный список (который обычно расходится по всем конференциям). То же самое с партнерами.
— Обслуживающий персонал на мероприятии. Рассказать на своем опыте, кто там нужен и как они помогают.
— Все стандартно:
волонтеры, которые помогают участникам сориентироваться на площадке и работают на регистрации;
ведущие/модераторы/техники залов, которые следят за таймингом, аппаратурой, «рулят» вопросами из зала;
у партнеров свой штатный персонал, который отвечает за свою часть работы — кофе/выставочные зоны и т.п.
Волонтеры конференции
Очень важны хорошие модераторы. Например, если нарушится тайминг, вся программа полетит к чертям. В итоге в одном зале доклад уже закончился, а в другом еще говорит предыдущий спикер. Это и по отношению к участникам, и к спикерам нехорошо.
— Форс-мажоры: какие их них фатальны, а какие более-менее преодолимы, как справляться?
— Форс-мажоры могут быть любые. Бывает, что спикер не может приехать по независящим от него причинам. Помогает пул докладчиков, собранный заранее. Или на площадке не запускается презентация — всегда под рукой ноутбук.
Может подвести партнер, с которым договорились на обед для участников (кухня не справляется). Вот тут уже сложно что-либо сделать. Главное, чтобы это не сбило программу. Обо всех изменениях в расписании нужно сразу предупреждать участников и спикеров.
Кофе-брейк в самом разгаре
Комментарий автора статьи: в 2017 году году я был среди участников этой конференции и своими глазами видел, как у одного из спикеров оказалась не та презентация, которую он готовил. К чести выступающего — он прекрасно справился и без заготовки (сказалась подготовка к докладу).
— Чем вообще можно и нужно привлекать людей на мероприятия? Народ не хочет платить много денег, но и за бесплатно нормальное мероприятие не собрать. Как тут найти золотую середину?
— Золотую середину по цене мы нашли методом проб. Здесь не столько вопрос денег, сколько важно донести ценность мероприятия. Например, одно из типичных возражений — это все уже есть в интернете и бесплатно.
Комментарий от автора статьи: по поводу цены на мероприятие Павел высказался в одной из своих публикаций. Приведу небольшую цитату:
«Идею бесплатного мероприятия исключили сразу. Это избаловало клиентов. Кроме того, хочется отсеять на входе студентов и халявщиков. Такая аудитория ни организаторам, ни спикерам не интересна. На мероприятии нужен платежеспособный бизнес, который ценит свое и чужое время».
Конференция — мероприятие, где люди могут найти как работу, так и партнеров
Мы снимаем его серией публикаций «зачем идти на „Продвижение без пафоса“», в которых рассказываем о том, что бесплатное часто не актуально, а доступ «к телу» спикера для решения своих вопросов и нетворкинг с участниками помогает за день решить вопросы длиной в месяц.
Общение на конференции бесценно (фотограф Андрей Новокшонов)
— Что можно посоветовать тем людям, которые готовят такие встречи?
Если в вашем регионе ещё нет подобных мероприятий — срочно делайте.
Ищите надежного партнера, который умеет делать ивенты. Такого, который возьмет на себя организацию процессов на площадке, оформление залов, печатной продукцией и т.д.
Важно делать мероприятие ежегодно и не ухудшая качества.
Соблюдайте тайминг и привлекайте модераторов. В каждом зале нужен погруженный в тему модератор или опытный ведущий.
Для любого мероприятия важен хедлайнер. Звезда нужна обязательно, часть публики приходит именно на доклады известных компаний.
Партнеров можно привлекать не только за деньги или информацию.
Дайте больше интерактива и нетворкинга. Раскачивайте аудиторию. Только так можно получить клиентов и качественную обратную связь.
Подпишитесь на ежемесячную рассылку Workspace
Отлично! Мы отправили письмо на указанный вами электронный ящик с инструкцией по подтверждению.
Если письмо с подтвержением вашего e-mail не будет получено в течение 10 минут, пожалуйста, проверьте папку СПАМ в соответствующем почтовом ящике.
