Ко всем материалам

Как провести ивент-мероприятие в условиях пандемии

3468 
 

В марте 2020 года мир будто поставили на паузу. Пандемия «закрыла» людей по домам. Массовые мероприятия оказались под запретом, и ивент-компаниям пришлось приостановить деятельность на неопределенный срок. Летом работать снова разрешили, но с большими ограничениями.

Аналитики посчитали: при худшем варианте развития событий убытки ивент-компаний в России превысят 110 миллиардов рублей (почти 70% от всего объема). Бизнесу придется перестраиваться и учиться работе в новых условиях.

Команда маркетингового агентства CLEVER marketing рассказывает о требованиях Роспотребнадзора и способах их реализации, знакомит читателей с интересными идеями для ивентов в карантин – как в оффлайне, так и онлайн.

Требования Роспотребнадзора к проведению мероприятий

Ведомство разработало ряд общих рекомендаций по проведению мероприятий с большим количеством участников. Среди основных:

  • измерение температуры тела у посетителей и персонала;

  • соблюдение социальной дистанции между организаторами, работниками и участниками мероприятий (не менее 1,5 метров);

    Как провести ивент-мероприятие в условиях пандемии

    Выглядит это так

  • обеспечение участников масками, перчатками;

  • наличие дезинфицирующих средств – контактных и бесконтактных санитайзеров;

  • проветривание и уборка помещений (особое внимание уделяется обработке дезинфицирующими составами дверных ручек, перил, выключателей, поручней);

  • ограничение контактов между группами людей, выполняющих разные задачи (например, ведущие мероприятия не должны пересекаться с работниками кухни и т.п.).

Эти правила разработаны на федеральном уровне. В регионах их дополняют, если эпидемиологическая ситуация тяжелая. Местные власти вправе полностью приостановить проведение массовых мероприятий, ограничить число участников, ужесточить требования по санобработке помещений.

Как реализовывать эти требования

Требований много, а штрафы за несоблюдение предусмотрены немалые. Есть и другая сторона медали: люди действительно боятся заразиться и подходят ответственно к посещению массовых мероприятий. Поэтому пренебрегать новыми правилами не стоит, лучше придумать, как их грамотно реализовать:

  1. Следует заранее познакомиться с требованиями, которые предъявляются в регионе, и получить разрешение на проведение мероприятия.

  2. Важно, чтобы персонал прошел тестирование на Covid-19. Справку с отрицательными результатами работники предоставляют за 3 дня до начала мероприятия.

  3. Внимательно выбирайте помещение: оно должно быть просторным. Это необходимо для соблюдения социальной дистанции между участниками.

  4. Продумайте расстановку мебели. Стулья и столы должны стоять на расстоянии друг от друга, но не загромождать пространство.

  5. Потребуется несколько барных стоек и фотозон. Их располагают максимально отдаленно друг от друга.

  6. Зоны питания нужно расширить, а персонал оградить от гостей защитными экранами. Для соблюдения дистанции расчерчивают яркие полосы на полу. Подавать готовые блюда лучше в закрытых ланч-боксах. Если предусмотрены тарелки, накладывать еду должен сотрудник, а не гость.

  7. Измерение температуры следует проводить при входе в помещение. Рекомендуется поставить сотрудника с бесконтактным термометром, который заодно будет встречать гостей.

    Как провести ивент-мероприятие в условиях пандемии

    Вынужденная мера, что поделаешь

  8. Некорректно требовать маски и перчатки от гостей. Предоставьте их каждому посетителю бесплатно. Выигрышно смотрятся СИЗы в индивидуальной упаковке.

  9. Если посетители будут снимать маски, вежливо напоминайте о необходимости ношения этого аксессуара.

  10. Санитайзеры ставят не только на входе. Разместите их в туалетных комнатах, поставьте на столах по периметру зала. Важно избежать скопления людей в одном месте и не допускать очередей возле санитайзеров.

  11. Не забудьте урны (лучше закрытые с ножным механизмом). Маски могут упасть или порваться. Носить их в руках неудобно, а копить мусор в собственных карманах посетителям не понравится.

  12. Проветрить помещение сложнее, чем раздать маски и перчатки. Если мероприятие долгое, а сквозного проветривания нет, продумайте переход гостей из одной залы в другую или 30-минутные паузы, во время которых гости выйдут из основного помещения. В это время можно проветрить и провести дезинфицирующую уборку.

Соблюдение всех требований Роспотребнадзора подразумевает дополнительные траты ивент-компании. Рассчитывать бюджет мероприятия придется особенно тщательно.

Идеи для ивентов в карантин

Любой кризис может стать как началом конца, так и новым этапом в развитии компании. Пандемия – время, когда можно придумать что-то абсолютно новое и реализовать идеи, которые еще год назад показались бы абсурдными.

Вот некоторые из них:

  1. Превращение масок и перчаток в маркетинговый инструмент. Можно купить средства защиты в аптеке. Это дешево, но обыденно. Есть и другой вариант: выдавать каждому гостю маску и перчатки в стилистике и с логотипом ивент-компании.

  2. Можно дарить гостям сувениры. Если раньше это были магниты и блокноты, то сейчас – дезинфицирующий гель с логотипом бренда. Такая забота приятна каждому гостю.

    Как провести ивент-мероприятие в условиях пандемии

    Пример брендированных упаковок

  3. Упор на бесконтактные развлечения. Продумайте выступление так, чтобы гости находились на безопасном расстоянии от сцены и друг друга. Удачное решение: расстановка стульев для посетителей на первом этаже и оформление сцены – на втором.

  4. Проведение онлайн-трансляций. Среди желающих пойти на мероприятие обязательно будут те, кто решат ограничить контакты и предпочтут посмотреть прямой эфир из дома.

    Команда CLEVER marketing проводила прямые трансляции еще до пандемии. В 2018 и 2019 годах мы помогали компании «Мегафон» в представлении бренда на самом масштабном спортивном мероприятии в России – «Кросс нации». В рамках продвижения мы осуществляли коллаборации с блоггерами, которые выходили в прямой эфир с места проведения забегов, а также посевы в соцсетях (Instagram, «Одноклассники», Facebook, «ВКонтакте»).

    Как провести ивент-мероприятие в условиях пандемии

    Вот как это было

  5. Перенос мероприятий в онлайн-формат. Здесь важно подготовиться: грамотно выбрать площадку, запустить рекламу, уделить внимание техническим вопросам. Поговорим об этом подробнее.

Как реализовать онлайн-ивент

Мероприятия в интернет-пространстве для многих компаний стали новым этапом развития, помогли нарастить клиентскую базу и повысить узнаваемость. Чтобы онлайн-ивент «выстрелил», важно продумать цель и разбить ее на небольшие задачи. Только после этого можно думать о формате.

Вариантов много:

  1. Вебинары. Те же семинары, но в онлайн-формате. Такая подача отлично подходит для бизнес-обучения, консалтинга. Плюсы вебинаров: они помогают собрать большую аудиторию при минимальных затратах.

  2. Конференции. Здесь выступают несколько спикеров, которые делятся своим опытом со слушателями. Конференция может ограничиваться одним днем или растягиваться на определенный промежуток времени. В таком мероприятии важна экспертность выступающих: если пригласить людей без опыта в своей сфере, конференция превратится в пустую болтовню.

    Как провести ивент-мероприятие в условиях пандемии

    Польза от онлайн-конференции не меньше, чем от обычной

  3. Прямые эфиры. Формат подходит бизнесам, у которых есть аккаунты в социальных сетях. Тематика прямого эфира может быть любая: от развлекательной до экспертной или продающей.

  4. Розыгрыши и конкурсы. Это развлекательный ивент, который повышает узнаваемость бренда, увеличивает количество лояльных подписчиков. Такие мероприятия растянуты во времени, а подведение итогов зачастую проводится в прямом эфире.

Как провести ивент-мероприятие в условиях пандемии

Кинофестиваль проводит конкурс в соцсетях

Этот список не полный, здесь собраны самые популярные форматы онлайн-ивентов. Полет фантазии при проведении таких мероприятий ограничивается разве что техническими возможностями конкретной компании.

В онлайн-ивентах важна подготовка. Помните: организаторы не видят зрителей и участников вживую, невозможно на 100% точно предугадать, какой отклик получит мероприятие. Поэтому важно грамотно определить целевую аудиторию, продумать все мелочи такого ивента.

Заключение

Проводить ивент-мероприятия в условиях пандемии сложнее технически. Требуется больше времени и денег на подготовку, согласование с Роспотребнадзором.

Чтобы выжить в период карантина, ивент-компаниям приходится придумывать новые идеи, переносить отдельные мероприятия в онлайн-формат и планировать работу на случай введения новых ограничений. Но при грамотном подходе такие изменения помогут ивент-бизнесу работать без простоя.

Разместить

Вакансии

Смотреть все
Выскажите мнение
Авторизуйтесь, чтобы добавить свой комментарий.
Спасибо! Подписка успешно оформлена

Подписка

Отлично! Мы отправили письмо на указанный вами электронный ящик с инструкцией по подтверждению.

Если письмо с подтвержением вашего e-mail не будет получено в течение 10 минут, пожалуйста, проверьте папку СПАМ в соответствующем почтовом ящике.

3468

Похожие статьи