В марте 2020 года мир будто поставили на паузу. Пандемия «закрыла» людей по домам. Массовые мероприятия оказались под запретом, и ивент-компаниям пришлось приостановить деятельность на неопределенный срок. Летом работать снова разрешили, но с большими ограничениями.
Аналитики посчитали: при худшем варианте развития событий убытки ивент-компаний в России превысят 110 миллиардов рублей (почти 70% от всего объема). Бизнесу придется перестраиваться и учиться работе в новых условиях.
Команда маркетингового агентства CLEVER marketing рассказывает о требованиях Роспотребнадзора и способах их реализации, знакомит читателей с интересными идеями для ивентов в карантин – как в оффлайне, так и онлайн.
Ведомство разработало ряд общих рекомендаций по проведению мероприятий с большим количеством участников. Среди основных:
измерение температуры тела у посетителей и персонала;
соблюдение социальной дистанции между организаторами, работниками и участниками мероприятий (не менее 1,5 метров);
Выглядит это так
обеспечение участников масками, перчатками;
наличие дезинфицирующих средств – контактных и бесконтактных санитайзеров;
проветривание и уборка помещений (особое внимание уделяется обработке дезинфицирующими составами дверных ручек, перил, выключателей, поручней);
ограничение контактов между группами людей, выполняющих разные задачи (например, ведущие мероприятия не должны пересекаться с работниками кухни и т.п.).
Эти правила разработаны на федеральном уровне. В регионах их дополняют, если эпидемиологическая ситуация тяжелая. Местные власти вправе полностью приостановить проведение массовых мероприятий, ограничить число участников, ужесточить требования по санобработке помещений.
Требований много, а штрафы за несоблюдение предусмотрены немалые. Есть и другая сторона медали: люди действительно боятся заразиться и подходят ответственно к посещению массовых мероприятий. Поэтому пренебрегать новыми правилами не стоит, лучше придумать, как их грамотно реализовать:
Следует заранее познакомиться с требованиями, которые предъявляются в регионе, и получить разрешение на проведение мероприятия.
Важно, чтобы персонал прошел тестирование на Covid-19. Справку с отрицательными результатами работники предоставляют за 3 дня до начала мероприятия.
Внимательно выбирайте помещение: оно должно быть просторным. Это необходимо для соблюдения социальной дистанции между участниками.
Продумайте расстановку мебели. Стулья и столы должны стоять на расстоянии друг от друга, но не загромождать пространство.
Потребуется несколько барных стоек и фотозон. Их располагают максимально отдаленно друг от друга.
Зоны питания нужно расширить, а персонал оградить от гостей защитными экранами. Для соблюдения дистанции расчерчивают яркие полосы на полу. Подавать готовые блюда лучше в закрытых ланч-боксах. Если предусмотрены тарелки, накладывать еду должен сотрудник, а не гость.
Измерение температуры следует проводить при входе в помещение. Рекомендуется поставить сотрудника с бесконтактным термометром, который заодно будет встречать гостей.
Вынужденная мера, что поделаешь
Некорректно требовать маски и перчатки от гостей. Предоставьте их каждому посетителю бесплатно. Выигрышно смотрятся СИЗы в индивидуальной упаковке.
Если посетители будут снимать маски, вежливо напоминайте о необходимости ношения этого аксессуара.
Санитайзеры ставят не только на входе. Разместите их в туалетных комнатах, поставьте на столах по периметру зала. Важно избежать скопления людей в одном месте и не допускать очередей возле санитайзеров.
Не забудьте урны (лучше закрытые с ножным механизмом). Маски могут упасть или порваться. Носить их в руках неудобно, а копить мусор в собственных карманах посетителям не понравится.
Проветрить помещение сложнее, чем раздать маски и перчатки. Если мероприятие долгое, а сквозного проветривания нет, продумайте переход гостей из одной залы в другую или 30-минутные паузы, во время которых гости выйдут из основного помещения. В это время можно проветрить и провести дезинфицирующую уборку.
Соблюдение всех требований Роспотребнадзора подразумевает дополнительные траты ивент-компании. Рассчитывать бюджет мероприятия придется особенно тщательно.
Любой кризис может стать как началом конца, так и новым этапом в развитии компании. Пандемия – время, когда можно придумать что-то абсолютно новое и реализовать идеи, которые еще год назад показались бы абсурдными.
Вот некоторые из них:
Превращение масок и перчаток в маркетинговый инструмент. Можно купить средства защиты в аптеке. Это дешево, но обыденно. Есть и другой вариант: выдавать каждому гостю маску и перчатки в стилистике и с логотипом ивент-компании.
Можно дарить гостям сувениры. Если раньше это были магниты и блокноты, то сейчас – дезинфицирующий гель с логотипом бренда. Такая забота приятна каждому гостю.
Пример брендированных упаковок
Упор на бесконтактные развлечения. Продумайте выступление так, чтобы гости находились на безопасном расстоянии от сцены и друг друга. Удачное решение: расстановка стульев для посетителей на первом этаже и оформление сцены – на втором.
Проведение онлайн-трансляций. Среди желающих пойти на мероприятие обязательно будут те, кто решат ограничить контакты и предпочтут посмотреть прямой эфир из дома.
Команда CLEVER marketing проводила прямые трансляции еще до пандемии. В 2018 и 2019 годах мы помогали компании «Мегафон» в представлении бренда на самом масштабном спортивном мероприятии в России – «Кросс нации». В рамках продвижения мы осуществляли коллаборации с блоггерами, которые выходили в прямой эфир с места проведения забегов, а также посевы в соцсетях (Instagram, «Одноклассники», Facebook, «ВКонтакте»).
Вот как это было
Перенос мероприятий в онлайн-формат. Здесь важно подготовиться: грамотно выбрать площадку, запустить рекламу, уделить внимание техническим вопросам. Поговорим об этом подробнее.
Мероприятия в интернет-пространстве для многих компаний стали новым этапом развития, помогли нарастить клиентскую базу и повысить узнаваемость. Чтобы онлайн-ивент «выстрелил», важно продумать цель и разбить ее на небольшие задачи. Только после этого можно думать о формате.
Вариантов много:
Вебинары. Те же семинары, но в онлайн-формате. Такая подача отлично подходит для бизнес-обучения, консалтинга. Плюсы вебинаров: они помогают собрать большую аудиторию при минимальных затратах.
Конференции. Здесь выступают несколько спикеров, которые делятся своим опытом со слушателями. Конференция может ограничиваться одним днем или растягиваться на определенный промежуток времени. В таком мероприятии важна экспертность выступающих: если пригласить людей без опыта в своей сфере, конференция превратится в пустую болтовню.
Польза от онлайн-конференции не меньше, чем от обычной
Прямые эфиры. Формат подходит бизнесам, у которых есть аккаунты в социальных сетях. Тематика прямого эфира может быть любая: от развлекательной до экспертной или продающей.
Розыгрыши и конкурсы. Это развлекательный ивент, который повышает узнаваемость бренда, увеличивает количество лояльных подписчиков. Такие мероприятия растянуты во времени, а подведение итогов зачастую проводится в прямом эфире.
Кинофестиваль проводит конкурс в соцсетях
Этот список не полный, здесь собраны самые популярные форматы онлайн-ивентов. Полет фантазии при проведении таких мероприятий ограничивается разве что техническими возможностями конкретной компании.
В онлайн-ивентах важна подготовка. Помните: организаторы не видят зрителей и участников вживую, невозможно на 100% точно предугадать, какой отклик получит мероприятие. Поэтому важно грамотно определить целевую аудиторию, продумать все мелочи такого ивента.
Проводить ивент-мероприятия в условиях пандемии сложнее технически. Требуется больше времени и денег на подготовку, согласование с Роспотребнадзором.
Чтобы выжить в период карантина, ивент-компаниям приходится придумывать новые идеи, переносить отдельные мероприятия в онлайн-формат и планировать работу на случай введения новых ограничений. Но при грамотном подходе такие изменения помогут ивент-бизнесу работать без простоя.
Подпишитесь на ежемесячную рассылку Workspace
Отлично! Мы отправили письмо на указанный вами электронный ящик с инструкцией по подтверждению.
Если письмо с подтвержением вашего e-mail не будет получено в течение 10 минут, пожалуйста, проверьте папку СПАМ в соответствующем почтовом ящике.