Контролируем работу 40+ человек с помощью одного чат-бота

Компания Электро Соул Солюшенс — это качественная разработка и установка систем «Умный дом». В компании 40+ сотрудников, которые могут работать одновременно на разных объектах.

Чем больше сотрудников и объектов, тем сложнее контроль производственного процесса. А ещё совсем нет обратной связи от людей, которые работают над заказом прямо сейчас.

Задача: сделать так, чтобы сотрудникам было легко выбирать объект для работы и комфортно отправлять обратную связь по текущему процессу, а руководителям компании в нужный момент отправлялись подробные отчёты.

Создать чат-бота, помогающего быстро включаться в работу и фиксировать каждый этап. Взаимодействие с рутинными процессами выходит на новый уровень. Теперь всё может быть удобнее!

— Нет отчётности

— Сложный процесс выбора объекта для работы

— Сотрудникам неочевидно, как запрашивать дополнительные материалы

— Зарплату приходится рассчитывать вручную

— Действительное рабочее время сотрудников вне контроля руководителей

— Создать комфортную функциональность, позволяющую сотрудникам легко составлять и отправлять ежедневные отчёты

— Настроить автоматическую отправку ежемесячных отчётов всем руководителям

— Дать возможность сотрудникам создавать заявки на получение необходимых материалов

— А руководителям предоставить комфортный процесс контроля рабочего времени и расчёта зарплаты

Наши «технические внутренности»: программировали на Python, базу данных создавали на PostgreSQL, использовали серверные решения Docker и API Телеграма и Гугл Таблиц.

На всё ушло 42 дня.

В разговоре с компанией о достойных решениях в качестве примера приводили кастомизированную административную панель и готовые инструменты, например Totum.

Выяснили, что сотрудникам было бы удобнее проводить рабочее время там, где привычнее всего — в мессенджере. А ещё функциональность чат-бота оказалась привлекательнее, чем у готовых решений.

После запуска чат-бота сотрудник указывает свои имя и фамилию. Затем ему выдаётся роль, которая подтягивается из Гугл Таблиц — данные к этому моменту уже полностью настроены под всех сотрудников — это может быть «Пользователь с базовым доступом» или «Пользователь с расширенным доступом».

1️⃣ Пользователь с первой ролью может выбирать желаемый объект для работы и отправлять отчёты по текущему процессу.

2️⃣ Пользователь со второй ролью также получает возможность запрашивать необходимые материалы для текущего объекта.

3️⃣ Добавили дополнительную третью роль — «Уволен», которую достаточно указать в Гугл Таблицах в разделе «Сотрудники», тогда чат-бот уволенного сотрудника автоматически заблокируется. Если это произойдет случайно, доступ можно восстановить. То же самое можно сделать, если сотрудник вернулся в компанию.

Благодаря связке чат-бот + Гугл Таблицы теперь можно хранить списки всех сотрудников, когда-либо работавших в компании, а также вести учёт всех объектов, зарегистрированных в системе. При добавлении или изменении объекта в таблице автоматически обновляются данные и в чат-боте.

Есть отдельная категория «Учёт рабочего времени». В ней отображаются дата, фамилия и имя сотрудника, объект, время начала и окончания работ, описание выполненных работ, а также время, проведённое на объекте за рабочий день.

Для нового месяца в таблице создаётся отдельный лист. В конце месяца руководителю в Телеграм автоматически отправляется файл с ежемесячным отчётом.

В категории «Заявка на материал» хранятся заявки сотрудников на необходимое оборудование. Можно увидеть дату, фамилию и имя сотрудника, тип сотрудника, объект и описание заявки.

Теперь можно анализировать данные по сотрудникам и объектам, а также считать зарплату.

→→ Дашборд по сотрудникам

— Можно увидеть, кто запустил чат-бот и прошёл авторизацию;

— Сохраняются фамилия, имя, количество отработанных часов и минут для каждого сотрудника;

— Доступен выбор данных за определённый период;

— Есть сортировка по имени и фамилии, а также фильтрация по конкретному сотруднику;

— Легко рассчитать заработную плату.

→→ Дашборд по объектам

— Доступна информация по пользователям и объектам, которые были в работе;

— Сохраняются название объекта, фамилия и имя сотрудника, количество часов и минут, проведённых на объекте;

— Доступен выбор данных за определённый период;

— Можно сортировать по названию объекта и данным сотрудника.

Уведомления, отправленные в нужный момент, помогают следить за количеством отработанных часов и своевременной отправкой рабочих отчётов.

Чат-бот может фиксировать, когда сотрудник выбрал объект, когда отправил заявку на нужный материал, когда завершил работу или забросил её.

⌚ Например, если сотрудник не закончил рабочий день в 18:00, ему придёт уведомление с напоминанием отправить отчёт. Если до полуночи он этого не сделает, весь его рабочий день будет обнулён, даже если какое-то время он всё-таки работал.

С такой функцией руководители компании могут легко следить за эффективностью рабочего процесса.

— Сделали чат-бот интуитивно понятным и простым. Теперь сотрудники могут долгие годы пользоваться инструментом, не теряющим ни актуальности, ни юзабилити

— Дали пользователям разные роли и закреплённую за ними функциональность. Теперь у кого-то есть базовый доступ, а у кого-то — расширенный.

— Стали учитывать данные с помощью Гугл Таблиц. Теперь информация о сотрудниках, объектах, рабочем времени и заявках на материал никуда не пропадёт.

— Настроили автоматическое обновление данных в таблицах. Больше не нужно терять драгоценное время, чтобы переносить информацию вручную.

— Наладили процесс отправки отчётов руководителям напрямую. Подробный эксель-файл упрощает анализ работы сотрудников.

— Создали визуальные дашборды по сотрудникам и объектам. Теперь можно анализировать данные и за всё время, и за определённый период.

— Настроили уведомления в Телеграме и управление ролями. Общаться стало легче, контролировать время работы — быстрее, а менять статусы сотрудников — проще.

Процессы в компании стали удобнее: эффективность видна сразу, а сотрудники точно знают, что и когда делать, чтобы зарплата была приятной.

Цифры:

40+ сотрудников

Все из них пользуются чат-ботом каждый день

3 роли в чат-боте: «Базовый доступ», «Расширенный доступ», «Уволен»

2 дашборда, помогающих вести списки сотрудников / объектов и анализировать рабочее время и зарплату

Каждые 30 дней автоматическая отправка отчётов руководителям

Одним кликом можно выбрать объект для работы и запросить дополнительное оборудование