От 5 дней до 8 часов: создали бота, который ускорил HR-процессы для 2500+ работников

«Объединённые бумажные фабрики» — группа предприятий целлюлозно-бумажной промышленности со штатом в 4000 специалистов.

Раньше сотрудникам приходилось лично приходить в HR-отдел за справкой по 2-НЛФЛ или заявлением на отпуск, а на адаптацию уходило слишком много времени — один и тот же процесс каждый раз нужно было переизобретать заново.

В BotCreators компания пришла с конкретной задачей — автоматизировать рутинные HR-процессы и создать прозрачную систему наставничества.

Список задач:

— интегрировать бот с корпоративной системой «1С»;

— автоматизировать документооборот между сотрудниками и HR-отделом;

— создать структурированную систему адаптации с отслеживанием прогресса;

— обеспечить персонализацию контента по предприятиям и должностям;

— внедрить систему наставничества с объективной оценкой результатов;

— настроить разделение доступов по предприятиям и ролям.

Многофункциональный телеграм-бот с интеграцией в корпоративную систему и персонализированными сценариями обучения.

Основу системы составляет трёхуровневая архитектура: клиентский слой в «Телеграме» бизнес-логика бота и административная панель, а также интеграционный слой для взаимодействия с корпоративной системой.

Интеграция с «1С» стала критически важной частью проекта. Мы разработали двусторонний обмен данными: система кадрового учёта не только передаёт информацию о новых сотрудниках, но и получает обратно статистику по прохождению адаптации и результаты тестирований. Таким образом HR-специалисты могут видеть полную картину без необходимости работать одновременно в нескольких системах.

Инфраструктурно проект разделили на две среды: тестовая на наших серверах для быстрой итерации и отладки, а продуктивная — на серверах клиента для обеспечения полного контроля над персональными данными сотрудников.

Безопасная авторизация

Мы создали механизм одноразовых учётных данных: когда кадровый специалист оформляет нового сотрудника в «1С», система автоматически генерирует уникальную пару логин-пароль. Эти данные по защищённому каналу передаются в бот, где резервируются для конкретного пользователя. Одновременно они попадают обратно в интерфейс кадровика, который передаёт их новому работнику. После первой авторизации одноразовые учётные данные аннулируются, а доступ привязывается к телеграм-аккаунту сотрудника.

Такая схема исключает возможность несанкционированного доступа и при этом не требует от HR-отдела ручного создания учётных записей — всё происходит автоматически в рамках привычного процесса оформления.

Система централизованной статистики голосований

Стандартная функциональность «Телеграма» создаёт изолированные экземпляры опросов: если опубликовать голосование в двух разных чатах, статистика по ним будет независимой. Для корпоративной среды это неприемлемо — нужна единая актуальная картина мнений всех сотрудников.

Мы спроектировали собственную систему с централизованной базой данных. Каждый голос, отданный через бота независимо от чата или канала, мгновенно фиксируется на сервере. Затем бот в режиме реального времени обновляет отображаемые результаты для всех участников одновременно.

Технически это потребовало реализации WebSocket-подключений для мгновенной синхронизации и оптимизации запросов к базе данных для обработки одновременных голосов от сотен пользователей. В результате получился эффект единого цифрового пространства для принятия коллективных решений.

Конструктор сценариев адаптации

HR-специалисты не должны быть программистами, чтобы создавать программы адаптации. Исходя из этого принципа, мы разработали визуальный конструктор сценариев в административной панели.

Система позволяет выстроить многошаговый путь нового сотрудника: в какой день отправить приветственное сообщение, когда провести первый опрос, через сколько дней дать ссылку на тест, когда собрать обратную связь. Каждый шаг настраивается через интуитивный интерфейс с выбором типа контента (текст+картинка, опрос, тест), времени отправки и условий перехода к следующему этапу.

Мультиканальность по предприятиям

Холдинг объединяет несколько предприятий, каждое со своей спецификой, контактами HR-отдела и внутренними регламентами. При этом создавать отдельных ботов для каждой площадки нерационально — теряется единое информационное пространство и усложняется администрирование.

Мы реализовали систему разделения данных на уровне бизнес-логики. При авторизации бот определяет принадлежность сотрудника к конкретному предприятию и формирует персонализированное меню. Учебные материалы, контакты, формы заявлений, даже сценарии онбординга — всё автоматически фильтруется по релевантности. При этом вся инфраструктура остаётся единой, что обеспечивает централизованную аналитику и упрощает техническую поддержку.

Гибкая система ролей и доступов

У суперадмина есть доступ ко всем данным и функциям — это роль для центрального HR-департамента холдинга. Младшие администраторы создаются для каждого предприятия и видят только своих сотрудников.

Руководитель HR-отдела предприятия может разрешить или запретить конкретному администратору доступ к управлению программами наставничества, созданию опросов, отправке рассылок. Это позволяет распределить ответственность внутри команды без риска несанкционированных изменений в критичных сценариях.

Автоматизация документооборота

До внедрения бота заказ справки 2-НДФЛ или подача заявления на отпуск требовали личного визита в отдел кадров. Сотрудник отрывался от производственного процесса, кадровик прерывал текущую работу для приёма документов. Процесс занимал от 3 до 5 дней с учётом согласований.

Мы перевели весь цикл в цифровой формат. Теперь сотрудник открывает раздел «Заявления и справки» и выбирает нужный документ из списка. Бот создаёт заявку и направляет её в HR-отдел того предприятия, где работает заявитель.

Кадровик получает структурированный запрос с полными данными сотрудника: ФИО, должность, подразделение, контакты. Подготовив справку, HR отправляет её сотруднику — бот моментально отправляет уведомление.

Для заявлений механика ещё интереснее: бот выдаёт готовый шаблон документа и перечень необходимых приложений (например, для заявления на отпуск — копию паспорта, для материальной помощи — подтверждающие документы). Сотрудник заполняет шаблон, прикрепляет сканы прямо в чат и отправляет одним кликом. Никаких распечаток, подписей и походов в офис.

Адаптация новичка начинается в момент, когда он впервые авторизуется в боте. Система автоматически определяет его предприятие и должность, после чего запускает соответствующий сценарий онбординга.

Каждый этап тщательно выверен HR-специалистами предприятия через конструктор сценариев. Бот становится персональным гидом, который не даст забыть о важных мероприятиях и поможет влиться в коллектив.

Для должностей, требующих серьёзной практической подготовки, запускается параллельная программа наставничества. Когда кадровик в «1С» назначает сотруднику наставника и выбирает программу обучения, бот автоматически получает эту информацию и начинает развёртывание персонализированного сценария.

На каждом этапе бот напоминает о задачах, предлагает учебные материалы и в определённые моменты приглашает пройти тестирование.

Обратная связь и вовлечённость

Один из самых востребованных разделов бота — обратная связь. До его появления у сотрудников не было простого канала для предложений или сообщений о проблемах. Теперь достаточно нажать кнопку, написать сообщение и приложить до двух документов (например фото проблемного участка или скриншот ошибки).

Система автоматически определяет, к какому предприятию относится отправитель, и маршрутизирует обращение в профильный HR-отдел. Кадровики получают email с полными данными: ФИО сотрудника, должность, подразделение, текст обращения и прикреплённые файлы. Это позволяет оперативно реагировать на проблемы и фиксировать ценные инициативы от линейного персонала.

Функциональность опросов используется в двух режимах: автоматические опросы в рамках сценариев адаптации и ручные опросы от администраторов для изучения мнений персонала.

Мы реализовали три типа ответов: текстовый (открытый вопрос), оценка звёздами (от 1 до 5) и эмодзи (выбор настроения). Последний формат особенно полюбился HR-специалистам для быстрого мониторинга морального климата.

Все результаты собираются в разделе аналитики административной панели. HR-специалисты могут строить отчёты по любым срезам: по предприятиям, подразделениям, должностям, периодам.

На середине разработки заказчик запросил дополнительную функциональность: раздел меню «Важно знать» с четырьмя подразделами — «Зарплата», «Здоровье, спорт», «У нас такие правила», «Правовая информация».

Благодаря модульной архитектуре изменения мы не затронули уже реализованную функциональность. Поэтому выделили отдельную итерацию, спроектировали структуру нового раздела, согласовали с клиентом интерфейс и реализовали доработку за 2 недели. Новый модуль органично вписался в общую логику бота, и сотрудники получили централизованный доступ к важной справочной информации.

Этот эпизод показал ценность регулярной коммуникации с заказчиком. Мы не воспринимали изменения как отклонение от плана, а рассматривали их как естественную часть создания продукта, который действительно нужен бизнесу.

Примерно на 40% готовности проекта команда столкнулась с серьёзным вызовом: из состава одновременно ушли разработчик и тестировщик. Для проекта такого масштаба это критичная ситуация — новым людям требуется время на погружение в архитектуру, бизнес-логику и уже написанный код.

Мы приняли решение действовать открыто. Провели встречу с заказчиком, честно описали ситуацию и предложили скорректированный график с учётом времени на онбординг новых специалистов. Компания отнеслась с пониманием — прозрачность и ответственный подход к управлению рисками укрепили доверие.

Параллельно мы интенсифицировали работу по документированию архитектуры и кодовой базы, организовали серию сессий знаний передачи от остающихся участников команды к новым. Уже через три недели новые разработчики вышли на полную производительность, и проект продолжил движение в плановом темпе.

Этот опыт стал важным уроком: техническое качество кода и документации — не роскошь, а страховка проекта от кадровых рисков.

Главные функции:

8 основных модулей (авторизация, документы, обучение, опросы, рассылки, наставничество, обратная связь, аналитика)

2 уровня администрирования

7 типов контента (опросы, тесты, материалы, рассылки, голосования, поздравления, системные сообщения)

Поддержка нескольких предприятий в единой инфраструктуре

Технологии:

API Telegram

Java

Spring

Vaadin

Jmix

PostgreSQL

RabbitMQ

Docker

Охват и вовлечённость:

2 550 сотрудников в системе (~ 63%)

2 167 активных пользователей (85% активаций)

106 обращений за справками и заявлениями и 232 сообщения обратной связи за первые 3 месяца

Эффективность автоматизации:

~90% сокращение визитов в HR-отдел

С 3–5 дней до 4–8 часов — среднее время обработки заявления на справку

100% новых сотрудников проходят онбординг

Экономия ресурсов:

~20 часов в неделю высвобождено у HR-специалистов

4 недели — сокращение срока адаптации новых сотрудников

Аналитика и контроль:

100% прозрачность процесса адаптации

~45 опросов проведено за первые 3 месяца эксплуатации

Качественные результаты

Помимо цифр, проект дал несколько важных качественных эффектов. Теперь:

— не нужно помнить, куда звонить за справкой или где найти график отпусков. Всё в одном месте, доступно 24/7.

— руководители видят, как проходят обучение их новые сотрудники, могут вовремя заметить проблемы и скорректировать программы.

— решения о корректировке программ обучения, изменении условий труда или развитии корпоративной культуры опираются на конкретные метрики, а не на субъективные впечатления.

Над проектом работали

Менеджер проекта — Сиротинина Людмила

Архитектор — Ребров Михаил

DevOps — Новиков Николай

Разработчик — Хвостиков Павел

Тестировщик — Уразов Аибек