Забрали монотонную работу HR-персонала на себя. Теперь компания экономит 2975 рабочих часов ежегодно

РТ Медицинские Информационные Системы — это цифровые решения для здравоохранения. Сейчас в компании 800+ сотрудников в 52 городах России. В 7 из них работают офисные сотрудники, в остальных — удалённые.

В компании не хватало единой базы знаний по всем вопросам, которые могут волновать сотрудников. Чтобы она всегда была в доступе и только с самой актуальной информацией.

Создали чат-бот на платформе VK Teams, чтобы сотрудники могли получать ответы на вопросы по всем рабочим процессам. Сделали корпоративную Википедию в современном формате.

VK Teams не так популярен у агентств, занимающихся разработкой чат-ботов. В основном их делают в привычных мессенджерах — Телеграм или Whatsapp. Но мы умеем работать и со специфичными платформами.

Поэтому когда узнали, что компания пользуется корпоративным мессенджером в VK Teams, решили сделать чат-бот здесь же.

Благодаря API от VK Teams смогли также интегрировать в чат-бот Active Directory, чтобы ускорить рабочие процессы в компании.

Административную панель сделали через Jmix (Java стек), базу данных загружали в MongoDB, для аналитики подключили open-source инструмент Metabase, API использовали от VK Teams.

Справились за 62 дня.

У нас получился чат-бот, который умеет:

— Авторизовывать через безопасное соединение

— Предоставлять поиск по ключевым словам

— Обновлять базу знаний в административной панели

— Давать доступ ко всем рабочим документам и инструментам

— Формировать аналитические отчёты о своей работе

— Перенаправлять на рабочую почту для дополнительных вопросов

— Развлекать сотрудников фан-функцией, которая присылает им комплимент дня или забавную картинку

Ещё немного про авторизацию. Так как сотрудники заходят в чат-бот через Active Directory, в этот момент с помощью «окна доверия» проходит проверка всех уволенных сотрудников. И если кто-то из тех, кто уже не работает в компании, решит авторизоваться через чат-бот, благодаря этой проверке он это не сможет сделать.

Наш чат-бот предоставляет быстрый доступ к:

— кадровым документам

— бонусам компании

— процессам по обучению

— программам наставничества

Больше не нужно искать компетентного сотрудника и уточнять все детали у него. Теперь чат-бот — это главный консультант компании. А если какую-то информацию всё равно не получается найти — тогда можно написать нужному человеку через главное меню. Да, всё также через чат-бота. Ведь удобство сотрудников первостепенно.

Управление персоналом теперь может не беспокоиться, что их внезапно завалят десятками вопросов в какой-то из обычных понедельников. HR-бот берёт большую часть монотонной работы на себя, а компании позволяет экономить деньги, которые раньше могли уходить на постоянное консультирование.

Чтобы было понятнее детально, мы тут кое-что посчитали. По нашим расчётам к следующему году компания сможет сэкономить:

— больше 2 900 рабочих часов HR-сотрудников

— больше 1 000 000 рублей в бюджете

Цифры по активности:

— 800+ сотрудников

— 355 из них пользуются ботом периодически

— 62 человека активны каждый день

— 6 корпоративных возможностей чат-бота

— 1 развлекательная функция