HR в 3 раза быстрее: как FM Logistic объединила 7000 сотрудников в единой цифровой платформе

До 2022 года компания FM Logistic использовала корпоративный портал, который перестал отвечать запросам бизнеса. Появилась потребность в новом едином информационном пространстве, объединяющем всех сотрудников.

HR-департамент выполнял задачи по целеполаганию, подбору персонала и оценке компетенций на нескольких разрозненных решениях. Высокий уровень нагрузки осложнял работу, увеличивал время на поиск нужной информации и приводил к ошибкам.

Кроме того, многие бизнес‑процессы не учитывали российскую специфику, а часть сервисов со временем утратила доступность в России.

Компанией FM Logistic было принято решение, перейти на отечественную платформу в части HR-процессов, которая позволит не только поддержать выстроенные ранее процессы, но и реализовать новые.

Целью FM Logistic стал быстрый запуск HR платформы, которая должна стать центром притяжения сотрудников и объединить на одной площадке максимум HR-процессов (внутренние коммуникации, целеполагание, адаптация, подбор персонала, обучение, оценка).

Задачи:

• Повысить уровень информированности и вовлеченности сотрудников.

• Создать единую точку входа ко всем приложениям (сервисам) компании.

• Упростить поиск и доступ к необходимой для работы информации, уменьшить время на выполнение рутинных операций.

• Автоматизировать процесс оценки достижений сотрудника для последующего принятия управленческих решений.

• Автоматизировать процессы подбора, перевода сотрудников, с учетом специфичной структуры грейдов и бизнес-подразделений.

• Автоматизировать процесс адаптации новичков.

• Автоматизировать и повысить прозрачность постановки и достижения KPI, ускорить постановку целей по всей компании.

• Обеспечить быстрый и простой доступ сотрудников к базе знаний компании и доступным курсам для обучения.

• Автоматизировать согласование регламентных документов, обеспечить быстрый и удобный поиск по документам из любой точки системы с учетом ролевой модели.

FM Logistic провела исследование предложений на рынке, оценивая каждый продукт по пяти параметрам: функциональность, гибкость, безопасность, дизайн, развитие и поддержка.

Наилучшим решением на рынке было признано K-Team HRM на базе Битрикс24 – так как оно обеспечивает быстрый запуск функциональности, благодаря готовым модулям и позволяет кастомизировать систему под процессы компании, в том числе разрабатывать что-то с нуля.

В результате внедрения платформы сотрудники компании FM Logistic получили единую коммуникационную площадку. Все HR-процессы: подбор, адаптация, оценка, обучение, целеполагание и документооборот стали доступны через единый интерфейс.

Ниже подробнее расскажем об этапах работы над внедрением и кастомизацией корпоративного портала для FM Logistic.

В первую очередь компания запустила основной модуль HR-платформы K-Team – интранет, который по итогам голосования сотрудников компании FM Logistic был назван - PRO FM.

Брендирование портала выполнено в соответствии с корпоративным брендбуком FM Logistic. На главной странице пользователи видят ленту новостей и часто используемые разделы, в которые можно перейти в один клик. Например, пройти опрос, открыть личный кабинет или поздравить коллегу с днем рождения.

Личный кабинет сотрудника – это точка доступа ко всем необходимым сервисам, заявкам и информации. Здесь отображается подробная информация о каждом: от персональных данных до информации о ДМС. В этом разделе реализована простая, но очень востребованная среди сотрудников геймификация – стикеры-благодарности. Можно поблагодарить коллегу за помощь или отправить ему поздравление с днем рождения.

Автоматизация HR-процессов стала следующим большим шагом. После запуска портала команда взялась оцифровать ключевые этапы HR-цикла — от формулирования целей и оценки результатов до найма и адаптации — сделав их прозрачными, управляемыми и измеримыми.

На этом этапе реализовали модуль «Управление по целям и KPI». Благодаря ему процесс постановки задач и оценки их выполнения стал простым и прозрачным для всех работников: от топ-менеджеров до линейных сотрудников.

В карточке сотрудника объединены корпоративные показатели и персональные цели, согласованные с руководителем.

Весь процесс полностью прозрачен: сотрудник — руководитель — HR — последующая передача данных в финансовую систему для расчёта премии.

Сотрудники могут создавать и редактировать свои цели, а руководители и HR оценивать их выполнение по конкретному показателю, подразделению или периоду. В модуле реализовали возможность формировать отчёты по целям, чтобы принять решение о премировании, переводе и т.д.

В результате внедрения сократилось время на создание карт целей сотрудников. Раньше процесс вручную занимал около двух часов, теперь все происходит автоматически, нажатием «одной кнопки».

Следующим шагом стало внедрение модуля «Ежегодные диалоги».

В компании уже был выстроен процесс проведения ежегодных бесед о развитии с сотрудниками в Google-таблицах, которые заполняли сами сотрудники.

Раньше, на каждого сотрудника требовалось подготовить минимум 2 анкеты: самооценка и оценка руководителя. HR-департаменту приходилось создавать файлы, рассылать их коллегам и обрабатывать всю полученную информацию вручную. Это отнимало огромное количество времени.

С новым модулем процесс стал полностью автоматизированным. В анкете сотрудника теперь отражаются актуальные навыки, карьерные ожидания и формируется Индивидуальный план развития.

Финальный шаг — калибровка по матрице потенциала и эффективности: становится видно, где сосредоточен высокий потенциал сотрудника, где нужны корректировки и какие программы развития стоит запускать.

Также команда K-Team автоматизировала и настроила заявки на подбор и внутренние перемещения с индивидуальными маршрутами согласования по грейдам и ролям. Такая схема обеспечила полную прозрачность: канбан-этапы, уведомления о ключевых событиях и напоминания ответственным о нужных действиях.

Для ускорения онбординга и развития сотрудников внедрили модули «Адаптация» и «Обучение».

Автоматизация онбординга дала новичкам прозрачный маршрут адаптации с пошаговым планом на недели и месяцы, а материалы стали приходить автоматически через чат-бота. HR получили возможность настраивать индивидуальные сценарии адаптации по должности, локации или филиалу и видеть детальные отчёты о прогрессе.

Система обучения сочетает очные обязательные курсы с онлайн-форматами. Все материалы собраны в одном окне, а прогресс автоматически фиксируется в системе.

В рамках этого этапа команда K-Team и FM Logistic совместно разработали новую функциональность для HRM-платформы K-Team, которая позволила автоматизировать документооборот компании.

Решение открыло сотрудникам новые возможности для работы с административными, складскими, транспортными и другими видами корпоративных документов.

В системе появился единый реестр документов с шаблонами и заранее настроенными маршрутами согласований: каждая процедура проходит свою цепочку — от автора до руководителей. Добавлена версионность: новая версия автоматически заменяет предыдущую, архив хранит историю, а все нужные подразделения получают уведомления об обновлениях. Такая архитектура привела систему в соответствие требованиям ISO 9001 и ускорила согласования в три раза — процесс стал прозрачным, управляемым и полностью цифровым.

После автоматизации ключевых процессов, команда пошла дальше — превратила портал в место, куда хочется заходить не только по работе. 

Так появилась геймификация, ставшая мощным двигателем вовлечённости: за активность начисляется корпоративная валюта, которую можно обменять на фирменный мерч в магазине подарков. Баллы дают за участие в конкурсах, идеи, комментарии, достижения и стаж — начавшись с простых челленджей, формат вырос в масштабные корпоративные события вроде конкурсов «Накорми коллег блинами» или «Сделай игрушку на ёлку». 

Сотрудники активно включились: участвуют, голосуют, комментируют — и, по оценке HR, активность на портале выросла кратно.

Запуск портала PRO FM на базе Битрикс24 и K-Team HRM стал фактором эффективности для всей компании.

• На 65% увеличился охват информационного контента среди сотрудников, благодаря единой коммуникационной площадке.

• Работа с планированием целей и KPI ускорилась в разы, 2 000 карт KPI теперь полностью автоматизированы.

• Проведено более 2 000 ежегодных диалогов в новом, удобном цифровом формате.

• В 3 раза быстрее проходят процессы согласования и документооборота

• Сокращено время на рутину за счет автоматизации процессов адаптации, оценки, целеполагания.

• Значительно сократилось количество ошибок в HR-процессах.

Автоматизация рутины освободила HR время для стратегических задач — аналитики, обучения и развития людей. Вовлечённость сотрудников выросла не только благодаря геймификации, но и за счёт прозрачности процессов и лёгкого доступа к информации. PRO FM стал площадкой роста и за пределами HR: другие подразделения тоже переносят на портал свои процессы — от заявок до управления качеством.