Как экосистема позволяет менять рынок автошкол по всей России

Ключевая особенность системы — снятие с руководителей необходимости постоянного контроля за сотрудниками. Эта функция должна возлагаться на коммуникатора: начальник ставит задачу, коммуникатор отслеживает процесс её выполнения, а руководитель видит только итоговый результат. Так как основная аудитория это инструкторы, проводящие большую часть времени за автомобилем и не имеющие доступ к ПК, появилась необходимость в создании удобного кроссплатформенного мобильного приложения для этих целей.

В основе требований заказчика лежала необходимость:

1. Воссоздать полную иерархию сотрудников внутри предприятия, чтобы каждый понимал своё положение и роль.

2. Обеспечить контроль исполнения задач на всех уровнях.

3. Реализовать механизм проверки компетентности действующих сотрудников.

4. Создать систему обучения и адаптации новых сотрудников.

В рамках проекта мы разработали кроссплатформенное мобильное приложение, ставшее частью экосистемы «Вектор». Оно было спроектировано как инструмент, делающий процесс взаимодействия «начальник — подчинённый» более автоматизированным, удобным и предсказуемым по результату.

Чтобы понимать связь “подчиненный” - “контролирующий” необходимо выстроить соответствующую иерархию.

Каждый сотрудник принадлежит некоторой функции, функция может быть подчинена другой функции, а также включать в себя дочерние. Каждый администратор функции отвечает за исполнение задач своих подчиненных функций. На этом принципе в дальнейшем будет строиться весь процесс коммуникации пользователей внутри мобильного приложения.

Хотя термины «функции», «администраторы» и «исполнители» звучат сложно, на практике вся система выстраивается в виде одного большого дерева подчиненности, далее -  “Функциональная схема”.

Или простыми словами:

Модуль функциональной схемы позволяет просматривать и изменять организационную структуру компании. Первый прототип предоставлял базовый функционал построения схемы, но мы пошли дальше:

• автоматизировали добавление новых филиалов и городов одной кнопкой;

• классифицируем функции на технические и административные;

• перенесли функционал прав доступа внутрь схемы для каждого элемента схемы.

На первый взгляд задача кажется тривиальной, но мы пошли дальше классической схемы. В нашей системе права доступа привязаны не к конкретному сотруднику, а к функции, в которой он состоит.

Такой подход избавляет от необходимости вручную настраивать права при регистрации пользователя. Достаточно прикрепить сотрудника к функции — и он автоматически получает нужный набор возможностей.

Если нужно расширить права, сотрудника просто переводят («повышают») в главенствующую функцию.

В рамках мобильного приложения была реализована дефолтная канбан-доска, которая позволяет пользователю:

1. видеть свои задачи на сегодня;

2. управлять задачами сотрудников, находящихся в его подчинении.

Для повышения эффективности контроля мы внедрили механизм маркеров, который помогает пользователю:

• быстро определить, в каких задачах возникли ошибки;

• понять, какие действия необходимо предпринять, чтобы избежать повторения этих ошибок.

Такой подход делает управление задачами более наглядным и снижает количество ошибок в процессе исполнения.

В рамках экосистемы был добавлен ещё один мощный инструмент для контроля исполнения задач. На данный момент в автошколе работает более 800 инструкторов, большинство времени проводящих не в офисе, а за автомобилем.

Следить за их выполнением задач крайне сложно, особенно учитывая, что инструкторы разбросаны по всему городу. Для решения этой проблемы была внедрена система доказательств, которая не позволяет инструктору закрыть задачу без подтверждения её выполнения. Будто бы фотография чистой машины после занятия или отчёт за месяц по проведённым занятиям.

Ещё одним важным требованием заказчика была оперативная система уведомлений о любых изменениях в работе сотрудников.

Мы совместно обсудили все возможные сценарии использования, разработали логический алгоритм обработки событий и запрограммировали систему так, чтобы коммуникатор и исполнитель получали уведомления моментально и без задержек.

Была проведена интеграция с telegram, также уведомления приходят на почту и в виде push уведомлений

Следующим шагом стало внедрение модуля обучения новых сотрудников. Теперь регламенты можно не только создавать, но и проходить прямо в системе.

Как это работает:

• каждый сотрудник получает блоки с инструкциями, подобранные под его специальность;

• после изучения материала он проходит тестирование;

• результат сразу показывает, готов ли он к работе с задачами.

Администратор может задавать любой вид такого регламента, будто бы правила ухода за автомобилем, или дресс код для каждой встречи с учеником.

Если сотрудник не справился, коммуникаторы тут же это видят и могут вовремя вмешаться. Администратор видит лишь результат.

Сам процесс создания регламентов проходит поэтапную валидацию, он может корректироваться другими сотрудниками с разрешения, и должен утвердиться администратором, если нет запросов на отклонение регламента.

Кроме того, у каждого регламента есть свой срок активности — материал нужно периодически повторять, чтобы поддерживать компетентность на нужном уровне.

С внедрением стандартных задач возникла проблема с выдачей однотипных поручений, например: заправить машину, провести базовый технический осмотр или убрать салон.

На очередном спринте обсудили это с владельцем франшизы и доработали функционал создания задач. Теперь можно генерировать задачи по заранее созданным шаблонам, назначая их сразу нужным функциям в определённое время — конкретный день недели или конец месяца.

Этот модуль также расширил возможности регламентов: теперь можно автоматически создавать задачи на прохождение тестирования новых инструкций, делая процесс обучения и контроля более прозрачным и управляемым.

У каждой задачи появился собственный чат. Мы подключили веб-сокеты и связали их с push-уведомлениями. Теперь сотрудники и руководители могут в реальном времени:

1. обсуждать детали работы;

2. обмениваться файлами;

3. фиксировать договорённости;

4. требовать ответа друг от друга с гарантией, что он будет получен.

Если сообщение остаётся без ответа, система фиксирует это и настойчиво напоминает пользователю, пока диалог не будет завершён.

Мобильное приложение стало ключевым инструментом для сотрудников и руководителей, но мы понимали, что не все процессы удобно решать с телефона. Поэтому в экосистему «Вектор» вошло и веб-приложение, которое дополняет мобильную часть.

Через веб удобнее работать с крупными разделами:

1. управление оргструктурой и распределением функций;

2. детальная аналитика и отчётность;

3. массовое управление задачами и регламентами;

4. настройка ролей и прав доступа.

Таким образом, вся экосистема работает комплексно: мобильное приложение — для оперативных действий в поле, веб-приложение — для стратегического управления и глубокой аналитики.

Отдельно мы проработали инструмент для владельцев франшизы и коммуникаторов. Он позволяет в удобном виде выгружать все проблемные места в каждой функции и сразу видеть в каком филиале или городе сотрудники сталкиваются с заторами по задачам или регламентам;

Помимо ключевых модулей, мы внедрили ряд доработок, которые не вошли в основной кейс, но играют не меньшую роль:

1. учёт отпусков и выходных;

2. оптимизация производительности, чтобы приложение стабильно работало при более чем 500 одновременных активных пользователей;

3. десятки фильтров для гибкого управления задачами, регламентами и организацией;

4. персональные уведомления;

5. связь с коммуникатором одной кнопкой

6. учёт регионального времени каждого сотрудника

7. система версий для регламентов

8. отдельная вкладка для продажи мерча компании.

Эти улучшения делают экосистему не просто рабочим инструментом, а полноценной платформой, которая покрывает все процессы автошколы.

На сегодняшний день нами реализовано более 15 систем и подсистем, веб-портал, кроссплатформенное мобильное приложение для IOS и Android, которое позволяет управлять огромной командой, охватывающей более 30 городов России от Владивостока до Калининграда. Свои наработки и автоматизация позволяют Вектору стабильно развиваться даже в условиях кризисов в отрасли.

На данный момент система находится в статусе динамично развивающейся, внедряются новые модули, проходят обкатку и доработку существующие. Планируется использовать полученный опыт и подключать к системе другие автошколы, повышая тем самым уровень вождения в России.

В конце 2024 года наша экосистема вышла в финал конкурса Рейтинг рунета в номинации «Разработка мобильных приложений - сообщества и коммуникации».

Вектор внимания для IOS: https://apps.apple.com/us/app/вектор-внимания/id6502586033

Вектор внимания для Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=ru.avtoschoolvektor.VektorApp

Веб-версия и портал: https://new.vektor-is.ru/sign-in