Как мы перенесли 20 лет опыта из самописной ПО в amoCRM

В команду модуля «Риелтор» поступил запрос от компании Primetr, специализирующейся на создании арендного бизнеса с нуля и увеличении дохода существующих арендных объектов.

Клиент сформулировал задачу следующим образом: «Необходимо реализовать на базе amoCRM работу управляющей компании, занимающейся коммерческой недвижимостью, с переносом существующих бизнес-процессов, сформировавшихся за 20 лет работы».

Причиной обращения стала неспособность существующей самописной системы удовлетворять современным требованиям:

Отсутствовала возможность выгрузки рекламных объявлений на доски объявлений;

Не реализована интеграция с сайтом;

Не велась запись звонков, что делало невозможным анализ и контроль качества;

Отсутствовала интеграция с мессенджерами.

Проработка бизнес-процессов велась в два этапа. На первом этапе было предложено 6 воронок в amoCRM, а на втором количество увеличилось до 17. Это было связано с тем, что у объектов аренды могло быть несколько собственников, потенциальных арендаторов и покупателей, а также большое количество специфических требований и различных условий комиссии и многое другое.

В течение двух месяцев команда занималась детальной проработкой взаимосвязей и требований к процессу. Этот этап включал в себя многочисленные встречи, отрисовку взаимодействия и логики автоматизации сделок в Miro, повторные встречи и переработку схемы. 

Стоит отметить вовлеченность команды клиента, которая проделала колоссальную работу. Потому что модуль должен был работать «как нам нужно». Так родилась схема Miro. Только создание ТЗ под эту структуру заняла суммарно более 30 часов. Слабонервным лучше не показывать.

Для удобства работы клиентам из сферы недвижимости был разработан модуль для интеграции с amoCRM. На момент обращения клиента модуль «Риелтор» не тестировался в работе с крупными агентствами коммерческой недвижимости и не мог закрыть ключевые потребности таких компаний: в нем не было карты, где можно увидеть объекты недвижимости, парсера рекламных площадок и самое важное — принципа вложенности объектов. Требовалась кастомизация.

Перед командой стояла серьезная задача: извлечь максимально возможный объем информации из системы клиента, которая не предусматривала штатный экспорт какой либо информации.

У нас был доступ к серверу, на котором размещалась система клиента. Однако в компании клиента не было разработчиков или IT-специалистов, которые могли бы подсказать, где хранится база данных.

‍Уровень сложности повысился, когда мы поняли, что доступы от сервера не являются доступами от базы данных. С согласия клиента нам пришлось произвести небольшой «взлом» и завести в базу нового пользователя с административными правами. После этого все необходимые данные нам удалось получить.

Итак, предстояло существенно расширить функционал модуля «Риелтор». Начали мы с наиболее простых в реализации, востребованных всеми функций. Добавили карту объектов, используя связку Яндекс.Карт с сервисом автоподстановки адресов объектов Dadata. Карту наладили всего за две итерации, за что спасибо команде модуля!

Следующим блоком был парсер рекламных площадок, так как запрос на него поступил сразу от нескольких наших клиентов. Мы заключили партнерку с Inpars и начали активно использовать данный функционал. В компании Primetr парсер не прижился, но его активно используют другие клиенты ROCKET.red.

На этом этапе стандартные задачи подошли к концу, и перед нами встала более сложная цель — реализация принципа вложенности объектов. ‍

Для примера представьте ситуацию: есть Объект (например, право собственности на здание), а внутри него — Помещения, которые сдаются в аренду по отдельности. Или ещё более сложная структура: жилой комплекс, в который «вложены» Объекты, а в них — отдельные Помещения.

Специально для проекта Primetr была разработана функция — «шахматка» объектов. Она позволяла менеджерам делить большие площади на более мелкие непосредственно в amoCRM, что было особенно актуально, когда клиент заинтересован только в части объекта. Теперь можно было выделить необходимую площадь и сразу начать вести сделку.

Благодаря «шахматке» даже если несколько менеджеров работают над реализацией одного здания, каждый из них видит актуальную структуру объекта и статус сделки. Мы реализовали возможность работы как с объектом целиком, так и с его частями, автоматизировав процесс и исключив возможность путаницы, когда часть объекта уже сдана или продана и доступная площадь для предложения уменьшилась. Это решение особенно ценно при работе с большими и сложными объектами.

Плюс к этому сделали простую доработку с автоматическим неймингом объектов. Чтобы при дроблении объекта и добавлении нового не приходилось вручную прописывать название, которое складывается из адреса и площади помещения.

Кроме клиентов, которые сдают или продают недвижимость, есть отдельный пул клиентов, которые постоянно ищут площадки. Часто у клиентов есть ряд требований к проекту. Например сеть продуктовых магазинов интересуют только площади от 300 м2, а кондитерской интересно расположение рядом с цветочным и магазином чая. Мы включили пункт «Требование» для упрощения подобного подбора. И настроили автоматическую отправку новых предложений после появления их в базе. 

За два месяца переговоров, торга, принятия и работы мы привели к релизу версию модуля «Риелтор 3.0». У объектов появились уровни вложенности, а у модуля — новые перспективы.

Primetr столкнулся с типичной проблемой: устаревшая система, не отвечающая динамичным требованиям рынка. Отсутствие интеграции с рекламными площадками, невозможность записывать звонки, неудобная коммуникация — всё это сдерживало развитие и снижало конкурентоспособность.

База данных клиента, собранная за 20 лет, была успешно и безопасно перенесена в amoCRM, сохранив всю ценную информацию. Проект внедрения завершен, процессы работы в amoCRM проверены «в бою» и скорректированы. Компани уже не первый год использует нашу конфигурацию. Сейчас есть все удобные инструменты для работы со своими клиентами:

Прозрачность и контроль: фиксация телефонных обращений, удобные чаты и автоматизированные задачи обеспечивают полный контроль над взаимодействием с клиентами.

Экономия времени и ресурсов: автоматическая выгрузка на рекламные площадки сокращает время на размещение объявлений.

Гибкость и адаптивность: новая сущность «Требование» обеспечивает гибкий подбор объектов.

Масштабируемость: модернизированная система готова к дальнейшему развитию и интеграции новых функций.

И самое главное, мы полностью адаптировали amoCRM. Так что не пришлось что-то менять в бизнес-процессах, сформировавшихся за 20 лет работы.