Как мы построили интранет с HR-сервисами для 3 тысяч сотрудников Физтеха

К нам пришёл Московский Физтех с запросом на внутренний портал для почти трёх тысяч человек. Мы предложили вузу создать удобную платформу с веб-версией, мобильным аппом и HR-cервисами «на борту», как это делают в корпорациях.

Ниже мы покажем, как наша платформа HR.Университет помогает новичкам адаптироваться в команде, постоянным сотрудникам — взаимодействовать друг с другом и вузом, ускорять и упрощать рабочую рутину, а также находить единомышленников на проекты и даже нанимать специалистов со всей страны. Словом, выстраивать полноценную экосистему современного вуза и даже формировать вокруг него сообщество желающих перенять опыт HR-специалистов из других институтов.

Весь интранет МФТИ состоит из трёх контуров. Два из них занимает новый HR.Университет с внутренними сервисами и его внешняя часть, которая доступна для всех желающих и ориентирована на будущих сотрудников. Третий — это старый интранет-портал, который тянет часть функционала, но постепенно передаёт его нашей платформе (этот сайт мы показывать не будем).

На HR-портале Физтеха благодаря виртуальным турам, можно рассмотреть Физтех и его многочисленные объекты и научные лаборатории буквально во всех подробностях.

Каждый объект туров кликабелен, так что специалисты предельно точно поймут, как оснащены интересующие их лаборатории и рабочие места:

Биотехнологи представят себя, например, в лаборатории нанобиотехнологий МФТИ

Специалисты по энергетике смогут прогуляться с 3D-туром по научно-технологическому центру автономной энергетики

Кроме того, на сайте можно заглянуть и во все аудитории, коворкинги, музеи Физтеха и на его спортивные объекты, а также узнать о структуре вуза и найти контакты отдела кадров и документы для трудоустройства.

«Вишенка на торте» (ну, чтобы почувствовать себя совсем как дома) — интерактивная обновляемая карта кампуса со всеми корпусами, объектами, кафе, банкоматами и общежитиями. Каждая точка на ней снабжена заботливыми всплывающими подсказками:

Вот, например, памятник Квантику-фотончику и немного истории

Главную страницу HR.Университета сразу адаптировали под мобильные устройства и сделали приложение под iOS и Android с теми же функциями, что и на десктопной версии.

HR.Адаптация

Первая страница, куда попадает новый сотрудник при авторизации и знакомстве с порталом, — это модуль HR.Адаптация. Он создан так, чтобы буквально за руку провести по всем сервисам вуза — и извлечь максимум полезной информации.

Московский физико-технический университет — лидер рейтингов лучших университетов страны и мира.

Но сначала приветствие и немного о себе. Затем о краеугольном и отцах-основателях.

На первой странице новичок находит информацию и ссылки, которые помогут быстро сориентироваться на местности и узнать, где разжиться нужными документами и контактами коллег, а также заговорить с ними на одном языке (спасибо «Сокращениям, принятым в МФТИ», ТГ-каналу и журналу).

Список полезных ресурсов МФТИ

Тут же сотрудник разберётся, как выстраивать свои маршруты внутри вуза — от карты университетского кампуса до решения административных вопросов через личный кабинет или с помощью сервисов и коллег.

Чуть ниже идёт блок физтех-школ при МФТИ:

Ну и наконец информация о питании (есть даже доставка еды!), спорте (полный набор), прививках от ковида и бесплатном приёме психолога (а кому он сейчас не нужен?

Этот модуль включает разделы с новостями, опросами, объявлениями, событиями и проектами. Если с «Новостями» всё ясно-понятно, то перейдём сразу к следующим пунктам.

Опросами чаще всего пользуются HR-специалисты вуза. Они могут проводить временные и постоянные опросы. В постоянных в основном просят оценить качество работы отделов (скажем, администрации), а во временных собирают мнения по разным темам.

Опрос можно проводить либо среди всех вузовских сотрудников, либо среди избранной группы лиц, которые получат на почту приглашение принять в нём участие.

Продумали мы и раздел «Объявления». Сотрудники от своего имени могут создавать и размещать объявления — от предложений по аренде квартиры до поиска пропавших вещей и даже пристройства котят.

Интересно, котята с Физтеха с молоком матери впитали основы теоретической механики?

В разделе «События» предсказуемо размещён интерактивный календарь. Кликаем на дату — и узнаём о внутренних мероприятиях вуза, о вебинарах, лекциях и многом другом.

Для общения и налаживания связей сотрудников Физтеха друг с другом мы придумали раздел «Проекты». Дело в том, что люди, работающие тут, занимаются проектами, которые не всегда связаны с их основной деятельностью. Так что в разделе можно выбрать любую интересную инициативу и подать заявку на участие в ней, которую организатор получит на почту.

Пока два раздела — «Объявления» и «Проекты» — не пользуются у сотрудников особой популярностью, но мы думаем, что это временная история и проблема старта.

Следующая остановка интранета — большой образовательный модуль HR.Компетенции, в котором можно подобрать себе курсы, стажировки или пройти оценку компетенций. Здесь, кстати, мы бесшовно интегрировали продуманные сторонние сервисы, включая собственный. Но обо всём по порядку.

В разделе с курсами можно выбрать программы как самого МФТИ, так и внешних образовательных платформ и вузов (платные и бесплатные). И если к курсам МФТИ сотрудник получает доступ сразу (может почитать лонгриды, посмотреть видеозаписи, выбрать цикл лекций), то для подбора обучения на стороне мы интегрировали агрегатор курсов «Образовал» собственной разработки. Он помогает оценить пользу курса до его оплаты с помощью реальных отзывов, перечисления изучаемых навыков и других чётких критериев.

Кликаем на кнопку «От партнёров» и попадаем на страницу с перечнем партнерских курсов

Похожим образом устроен и раздел со стажировками: выбираем, записываемся, проходим.

В разделе «Стажировки» можно найти информацию как о внутренних стажировках, так и о программах других вузов или партнёров

Оценка компетенций сотрудников находится в модуле HR.Оценка 360. Изобретать велосипед в виде собственной системы онлайн-оценки персонала мы не стали и решили бесшовно встроить в портал известный веб-сервис Proaction. pro. Переход на сайт сервиса также неочевиден для пользователя: тест просто открывается в новом окне.

Результаты тестирования компетенций сотрудника Физтеха по системе HR.Оценка 360

Когда сотруднику назначают оценку компетенций, он получает приглашение на почту и переходит в раздел с активированной кнопкой «Пройти тестирование». Результаты теста (на что обратить внимание, какие навыки прокачать и зоны роста отметить) можно будет обсудить со своим руководителем.

Если физтеховцу захочется пройти оценку компетенций вне графика, можно обратиться к HR-специалисту

Самый востребованный раздел нового интранета, который ежедневно посещают сотни сотрудников Физтеха. Больше не нужно разыскивать бланки или образцы для заполнения документов — всё собрано в одном месте. Для простоты бумаги рассортированы по темам: должностные инструкции, локальные нормативные акты, шаблоны для заполнения, документы при приёме на работу и многое другое.

Пока сотрудникам приходится заполнять их вручную и самостоятельно относить в нужный отдел. Но постепенно мы планируем автоматизировать большую часть этих процессов, оцифровать все документы и перенести сервис документооборота в HR.Университет с основного портала.

Сейчас мы уже полностью автоматизировали отправку заявления на отпуск, которая, по сути, превратилась в сервис в несколько кликов: сначала читаем краткую инструкцию, затем заполняем только должность и отмечаем на календаре даты начала и окончания отпуска. Нажимаем кнопку «Отправить заявление» — и всё готово! Процесс согласования заявления можно отслеживать здесь же:

Цифровизация остальных кадровых сервисов пока на очереди: ближайший из них — онлайн-приём на работу. Кроме того, большая часть этого функционала находится в старом интранете вуза, и, чтобы синхронизировать их с HR.Университетом, мы сделали навигацию по самым востребованным функциям. Постепенно, по мере пожеланий ФизТеха, все эти возможности будут реализованы в виде сервисов в контуре HR.Университета.

Навигация по самым популярным кадровым сервисам

Главная страница рекрутингового модуля

Ну и наконец — наша гордость. Это модуль для поиска новых сотрудников в Физтех, где собраны вакансии и информация о конкурсах на места. Про эту штуку мы расскажем в отдельной статье (как говорится, ставьте лайки, жмите на колокольчик — следите за нашими обновлениями).

Ну а если коротко, помимо нового раздела мы помогли вузу организовать рекламную кампанию по поиску кандидатов в профессорско-преподавательский состав на конкурсной основе. Для российских университетов это не совсем стандартный подход, когда кандидатов с помощью контекстной и таргетированной рекламы ведут через рекрутинговый сайт, где они знакомятся с вакансиями напрямую, сами заполняют анкеты и участвуют в конкурсе на конкретное место.

Конец экскурсии, или Почему мы называем всё это экосистемой?

Вы прогулялись по интранет-порталу Физтеха и примерно представили, как он работает. Мы делаем HR.Университет чуть больше полутора лет, и многое ещё впереди. На очереди — самые востребованные сотрудниками HR-сервисы и интеграции.

Для сотрудников МФТИ доступ ко всем сервисам осуществляется из единого интерфейса интранет-портала. На момент написания статьи это примерно 200 уникальных пользователей ежедневно. Среднее время сеанса — около 5 минут, а глубина просмотра — более 8 страниц. Это отличные показатели для старта, но мы продолжаем активно работать над внутренним продвижением сервисов: большому коллективу пользователей всегда нужно время, чтобы проникнуться новыми инструментами и извлечь пользу для себя.

Такой большой и сложно устроенный вуз, как Физтех, стал для нашей команды площадкой для проверки гипотез о болях сотрудников, на основе которых мы создали концепцию портала, а затем обкатали интерфейс, функции и продолжаем разворачивать и бесшовно подключать сервисы. Однако благодаря особенностям разработки, добавление модулей и функций не будет болезненным и не скажется на бесперебойной работе портала.

Впрочем, HR-экосистему цифровых сервисов, которую мы изначально проектировали для МФТИ, можно кастомизировать для других организаций, причем как для государственных, так и для частных. Ключевое слово здесь — экосистема, то есть мы комбинируем разные решения и приложения на одной платформе с личным кабинетом, авторизацией по единому логину и паролю в мобильном приложении и десктопной версии, а также обязательные разделы вроде инструкций, документов и базы знаний.

Более того, по желанию заказчика мы подключаем любые модули, даже если они сделаны на других технологиях. В случае с МФТИ для сервиса HR.Оценка 360 мы разработали бесшовную интеграцию с известным онлайн-сервисом ProAction (подробнее о ней писали чуть выше), для сквозной авторизации подключили Active Directory, а для работы с организационной структурой — «1С». По запросу можем реализовать и такие фичи, как, например, заявки на отпуск прямо из мобильного приложения или чат-бота — и многое другое.

С точки зрения бизнеса у нас необычное предложение: в отличие от большинства игроков рынка интранетов, мы не продаём лицензии на сотрудника, а разрабатываем и передаём готовый кастомизированный программный код заказчику. И если обычно стоимость доступа к HR-системам может кратно меняться в зависимости от численности штата, в нашем случае такого не будет. Это особенно удобно если, например, у клиента активно растущий бизнес, и число сотрудников постоянно увеличивается. Необходимую техническую поддержку также можно приобрести дополнительно.