Мосинжпроект: платформа для работы с контрагентами на градостроительных проектах столицы

«Мосинжпроект» - крупнейшая инжиниринговая компания России (по версии RAEX), холдинг включен в перечень системообразующих организаций российской экономики в сфере строительства и ЖКХ. Поставщиками и подрядчиками «Мосинжпроект» являются более 1 000 компаний и дочерних обществ.

Заказчик столкнулся с проблемой длительного процесса согласования по выбору подрядчиков, а также необходимостью быстрой оценки благонадежности выбранной организации, что сказывалось на скорости работы сотрудников. Все процессы делались вручную и тратилось длительное время на обработку, а также были более высокие риски ошибки человеком.

В качестве главной задачи перед RDN Group стояло создание портала, который будет соответствовать следующим критериям:

1. Создание функционала по обмену документами и информацией между заказчиком и контрагентом.

Так как ранее переписка и обмен документами велись только через Outlook или почтой России, был запрос на автоматизацию процесса.

2. Автоматизация запросов в зависимости от вида номенклатур.

После регистрации компании нужно пройти мониторинг, для которого заполняется перечень документов по особому стандарту. Нужно было упростить и ускорить этот процесс.

3. Разделение поставщиков и подрядчиков по категориям.

До этого все заявки присылались буквально в одно окно, и сотрудники тратили много времени, чтобы сначала разобрать заявки и после отправить данные для заполнения в нужный отдел.

4. Возможность дополнительной проработки рынка.

Для компании важно дать возможность новым перспективным компаниям из России и дружественных стран заявить о себе на высоком уровне без сложных схем.

5. Мониторинг поставщиков и подрядчиков (их благонадежности).

Для того, чтобы пройти мониторинг, нужно заполнить ряд документов согласно стандартам: справочник видов работ, справочник номенклатур, максимально подробно древовидный справочник и другие. Проверка этих документов и заведение контрагента в системе учета могла занимать месяц, что нужно было сократить.  

Разработана цифровая B2B платформа, которая позволяет подрядчикам и поставщикам заявить о себе в качестве потенциального контрагента холдинга, и упрощает работу действующих подрядчиков. В рамках внедрения проведена глубокая модернизация существующей инфраструктуры. 

Были автоматизированы бизнес-процессы для оптимизации рабочего времени сотрудников, упрощения работы подрядчиков и поставщиков, улучшения качества и безопасности сотрудничества. 

С технической точки зрения решение состояло в:

— Увязке внутреннего контура учетной системы и внешнего интерфейса 

— Глубокой модернизации 1С: УСО 2. Реализация миграции исторических данных.

— Автоматизации модуля закупок 1С: УСО 2 под закупки, включая моменты, связанные с лотами и проработками рынка с использованием внешних электронных площадок торгов, прохождением тендерных процедур для соблюдения регуляторных требований. 

— Реализация портала для организации работы с Контрагентами: регистрация, ведение договоров, отчетности, кредитного рейтинга, мониторинга, анализа и проработке рынка.

Для проекта цифровой экосистемы приняли решение использовать отечественное программное обеспечение 1С-Битрикс. Это позволило обеспечить бесперебойную работу, что в случае большого объема передачи данных, а также хранения документации и отчетов, которые могут достигать тысячи строк, крайне важно, и безопасное функционирование высоконагруженной B2B платформы. 

УНИКАЛЬНОСТЬ ПРОЕКТА

Нам удалось создать уникальную прозрачную систему работы с поставщиками и подрядчиками, где перспективные компании со всей России и дружественных стран могут заявить о себе на высоком уровне. Мы смогли создать унифицированные формы документов, оптимизировать и ускорить бизнес-процессы согласования документов и сократить количество документов, отправляемых почтой. Для этого кандидаты самостоятельно удаленно регистрируются в системе, заполняют требуемые данные о компании, компетенциях, подтверждениях опыта, юридические особенности и другое, попадают в систему. И уже после того, как все требуемые условия и стандарты соблюдены, заявка и компания попадают к менеджерам для последующего прохождения мониторинга.

Благодаря такому простому в использовании, но емкому технически, как говорится “под капотом”, мониторингу удалось добиться высокого процента регистраций новых компаний, оптимизировать процессы в Мосинжпроект, а также добиться более высокой безопасности данных. Важно также то, что система была реализована на отечественном ПО. 

Перед началом работ по разработке было проведено исследование процессов компании и составлено общее техническое задание. Это позволило запланировать поэтапный процесс реализации проекта.Анализ существующей системы, составление перечня исторических данных для миграции, описание бизнес-процессов.

Составление технического задания: фиксация общих сведений, перечня модулей системы и их назначения, описание объектов автоматизации, фиксация функциональных требований, определение состава и содержания работ.

В рамках проекта была разработана дизайн система, включающая:

— UI-кит

— Гайдлайны 

— Библиотеку кода 

В рамках проекта было разработано более 200 страниц, дизайн система существенно ускорила процесс разразработки. Также это позволило сделать платформу максимально простой и понятной. 

Основные роли включают: 

1. Администратор системы

Осуществляет управление ролями и отдельными правами доступов менеджеров МИП. Управление ролевой моделью ведется через административную панель 1С: БУС. Необходимые роли можно создавать в интерфейсе модуля. В него заложены разрешения, которые можно применять к ранее созданным ролям, например, возможность просмотра и согласования заявки на регистрацию. 

2. Менеджер Мосинжпроекта

Ролевая модель для сотрудников компании Мосинжпроекта позволяет администрировать и просматривать разделы платформы, в зависимости от зоны своих компетенций.

3. Контрагент

Ролевая модель представлена 3 ролями: директор (главный пользователь), управляющий, сотрудник. 

Для разграничения прав пользователей предусмотрена матричная система управления доступами сотрудников контрагента, то есть доступ к каждому функциональному блоку портала может быть настроен для сотрудника контрагента (от просмотра до подачи заявок и согласование прайс листов). 

4. ДЗО (дочерние общества)

Выполняют функционал контрагента (по отношению к менеджерам МИП) и роль менеджеров (для своих контрагентов). Система определяет принадлежность к ДЗО по данным договора, поле “Заказчик”. Если по договору заказчик является контрагентом, то он является ДЗО и ему доступен описанный ранее функционал. Контрагентами ДЗО являются те компании, у которых заказчиком по договору выступает ДЗО.  

Предусмотрены роли: главный пользователь, управляющий, директор, сотрудник, где главный пользователь, управляющий и директор может управлять доступами своих сотрудников. Главный пользователь - тот, кто зарегистрировал организацию на портале. Ему по умолчанию выставлены доступы ко всему функционалу. Также система предусматривает, что ДЗО (дочерние общества заказчика) могут выступать как в качестве контрагентов, так и менеджеров для своих контрагентов.

В проекте были выполнены типовые и нетиповые интеграции, которые позволили реализовать функционал портала в полном объеме, учитывая сложные бизнес процессы и длинную цепочку согласований. Так, благодаря интеграции с сервисами проверки и упорядочения юридических данных. Организации, уже имеющие контрактные отношения с компанией, могут быстро предоставлять всю необходимую отчетность по поставкам и работам.

Dadata – для регистрации и ускорения получения информации о компаниях. 

Spark – для мониторинга и получения финансовой информации о компании.

1С: ERP УСО – для работы с договорами, отчетами поставки подрядчика, уведомления об отгрузке, прайс-листы, коммерческие предложения, мониторинг.

КХД – обмен файлами между системами

PowerBI – для отображения бизнес-метрик

Яндекс.Метрика - SEO аналитика

1. Личный кабинеты менеджера “Мосинжпроект” и Личный кабинет организации. 

На стороне цифровой платформы реализован широкий набор функций не только со стороны контрагента, но и администраторов системы. Сотрудники “Мосинжпроект” в рамках B2B платформы просматривают, модерируют и согласовывают поступающие заявки и документы.  

В личном кабинет контрагента или подрядчика реализовано управление ролями сотрудников, информацией об организации, товарами, услугами, ценовыми предложениями. Далее рассмотрим подробнее. 

2. Раздел регистрация, авторизация, восстановление пароля

Простая система регистрации позволяет отечественным и иностранным компаниям, которые ранее не работали с Мосинжпроект, предложить свои услуги и заявить о себе на высоком уровне. 

Есть 2 процедуры заполнения заявок:

— Обычная регистрация. Подходит для тех компаний, кто хочет заявить о своих компетенциях. 

— Полная регистрация (контактные лица, ОКВЭД, документация). При данном типе регистрации начинается процесс модерации. Для компаний, которые готовы стать контрагентами. 

3. Мониторинг подрядчиков и поставщиков

После регистрации в системе, ведется глубокий мониторинг контрагента в зависимости от вида выполняемых работ. На основании внутренней системы оценок ГК "Мосинжпроект" формируется класс контрагента согласно его возможностям и компетенциям. Эксперт МИП оценивают заявку в своей зоне ответственности. После завершения проверки заявки B2B платформа передает данные во внутреннюю систему учета МИП, в соответствующие квалификации по видам работ. 

По итогам мониторинга потенциальные поставщики и подрядчики получают обратную связь по зонам роста и развития. 

Мониторинг разделен на: 

1. Общие сведения о компании.

2. Финансовая информация.

3. Информация об опыте работы компании.

4. Какие ТМЦ компания может поставить.

5. Какие виды работ может оказать.

6. Техническая оснащенность (техника, заводы, склады), которая подтверждает возможность оказания услуг, на которые компания претендует.

7. Персонал (численность, компетенции и подтверждения).

8. Безопасность - охрана труда, промышленная безопасность. Контрагент должен предоставить все документы, связанные с разрешениями, пройденными обучениями, ответственными лицами по безопасности, по какими стандартам по сертификатам работает).

4. Работа с договорами, обмен отчетностью, обмен уведомлениями об отгрузке

Одной из ключевых проблем являлось использование Outlook и почты России для обмена документами, что отнимало слишком много времени от рабочего процесса. Для этого нужно было автоматизировать все процессы и в то же время сделать их максимально безопасными. Теперь контрагенты и менеджеры заказчика проводят документооборот в системе автоматически, выбирая нужный тип. К виду деятельности заказчики внедрен свой вид договора. 

На площадке существует три вида договоров: 

— Строительно-монтажный (СМР): данный вид договоров также включает ДРВ (детальная разделительная ведомость, ОРВ (оперативная разделительная ведомость), которые загружаются на портал из 1С, отчет поставки подрядчика.

— Проектно-изыскательный (ПИР).

— Материально-технические (МТР) данный вид договоров также включает Спецификации, Уведомления об отгрузке и РКД.

В личном кабинете контрагенты могут работать с финансовыми сервисами, например, получать информацию о возможном кредитном рейтинге и лимите, подавать на рассмотрения банковские гарантии, отслеживать в онлайн режиме процесс их согласования.

Блок включает в себя: 

а) прайс-листы контрагентов и предварительные коммерческие предложения;

б) сведения о кредитном рейтинге и кредитном лимите;

На портале предусмотрена демонстрация из внутренней системы учета кредитного рейтинга и кредитных лимитов контрагента, а также возможность повысить его при отправке запроса и подгрузить необходимые документы. 

в) интегральный рейтинг подрядчика (ИОДК), который выводится из PowerBI, где подрядчик может увидеть свой рейтинг по 5 направлениям:

— Дисциплина закупок. 

Расчет производится на основании отчетности контрагента по 4-м показателям: регулярность, полнота предоставляемого отчета, своевременность и квалификация контрагентов по мониторингу.

— Quality Score. 

Расчет производится на основании индекса качества, сроков устранения нарушений и подтвержденной строительной готовности.

— Финансовый и кредитный рейтинг.

Оценка финансово-хозяйственной деятельности контрагента по ключевым параметрам ликвидности.

— Эффективность выполнения работ.

Расчет производится на основании данных о производительности и эффективности работ СМР и оценки эффективности мобилизации (сравнение плановых и фактических значений FTE)

— LTIFR.

Расчет коэффициента несчастных случаев от максимального установленного значения.

«Прайс-листы»

Контрагенты могут загружать свои прайс-листы, для этого на портале создается карточка прайс-листа, в которой контрагент указывает перечень материально-технических ресурсов, которые он может предоставить (количество, срок доставки, цену с НДС и без НДС). Прайс-лист направляется в 1С, где специалист МИП может с ним ознакомиться и направить запрос на коммерческое предложение. 

«Предварительные коммерческие предложения»

Для каждого контрагента выводятся запросы на коммерческое предложение, которые поступают ему из 1С. Контрагенту необходимо заполнить файл, указывать срок его действия, валюту и прочие необходимые сведения. Технически предусмотрена возможность для участия иностранных компаний. Коммерческое предложение проходит проверку, после чего контрагент получает соответствующее уведомление «Принято» или «Отклонено». 

6. Раздел «Банковские гарантия»

Был оцифрован новый процесс - банковские гарантии. Контрагент может запросить свой кредитный рейтинг на портале и получить информации о рейтинге, кредитном лимите, состоянии финансово хозяйственной деятельности. Теперь контрагент может согласовать проект банковской гарантии через портал. После предварительного согласования проекта менеджером «Мосинжпроект» контрагент должен загрузить соответствующие документы и отправить оригиналы по почте.

В данном разделе менеджеры «Мосинжпроект» обладают гибкими техническими возможностями по управлению банковской гарантией (архивация, вскрытие, частичное вскрытие, ведение заметок, внесение корректировок при поступлении физических документов, создание дополнительных соглашений к банковским гарантиям). 

7. Раздел «Помощь»

Обязательная часть включат часто задаваемые вопросы и обращения. Для распределения вопросов по ответственным за направление, сделана быстрая и простая система. 

В форме обратной связи необходимо выбрать направление и тему обращения, прикрепить нужные документы. 

После чего обращение переходит в формат чата, ответственный сотрудник «Мосинжпроект» подключается к чату, или, при необходимости, передает запрос в другой отдел. 

1. Ускорили выполнение бизнес-процессов:

— На 30% процесс мониторинга за счет полной цифровизации и хранения данных в системе.

— Более чем на 1000 % в части загрузки отчетности по строительным объектам (раннее среднее предоставление отчета занимала 8 часов, сейчас менее 1 минуты).

— Создали новый цифровой процесс по согласованию проекта банковских гарантий. 

Теперь все задачи сортируются и попадаются исключительно к ответственному лицу, а клиенты сами заполняют заявки без лишних взаимодействий.

2. Оптимизировали цепочки движения документов с помощью цифровизации бумажных носителей и создания форм документов в электронном виде. 

Раньше проверка документов и заведение контрагента в системе учета могла занимать месяц, после внедрения системы максимальный срок составляет 5 рабочих дней.

3. Упростили процессы согласования и взаимодействия между подразделениями за счет статусной модели документов и процессов согласования.

4. Сделали интеграции, которая позволяет вывести информацию для внешних пользователей или подрядчиков. 

Таким образом Сервис стал единым окном взаимодействия с поставщиками и подрядчиками на всех этапах: от проработки рынка до финальной отчетности по поставкам.