“Мои возможности”: оцифровали процесс работы для 35 000 сотрудников, повысили эффективность на 1200%

ОМК – ведущая промышленная компания. В составе семь предприятий, вагоноремонтная и металлоломная компании, металлосервисная и торговая сети, которые располагаются в 37 регионах России. В ОМК работают 38 тысяч высококвалифицированных рабочих и инженеров, профессионалов в ИТ, молодых ученых и руководителей.

В компании стояла задача оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы, связанные с балансировкой численности и ресурсов внутри производственных подразделений:

- оперативно находить и привлекать дополнительный персонал нужной квалификации из числа собственных сотрудников на участки с высокой загрузкой,

- сократить время и упростить процесс оформления выхода на сверхурочную работу или работу в выходной день.

1. Объединили ключевые бизнес-процессы по сверхурочной работе в рамках единого окна.

2. Сделали сервис многофункциональным и доступным с любого устройства.

3. Интегрировали цифровой сервис с корпоративными системами, чтобы сделать все бизнес-процессы прозрачными.

4. Производственному персоналу стало легче планировать свой график с учетом обучения, сверхурочной работы, отпуска и выходных, оперативно узнавать обо всех изменениях.

5. Прозрачность и удобство для сотрудников, доступ в моменте к полной информации.

Когда требуется дополнительный персонал для выполнения производственных объемов в конкретном цехе или на участке, важно, чтобы его руководитель мог оперативно предложить сотрудникам предприятия (со своего участка или с другого) работу сверхурочно или в выходной день за дополнительную плату согласно трудовому законодательству. Однако, требования законодательства предполагают использование огромных человеческих ресурсов и прослеживаемость, что вместе с планированием, организацией и бумажной волокитой занимало много времени. Из-за этого компания могла иметь перегруженные участки на производстве, а сотрудники лишались возможности дополнительно заработать на своем же предприятии.

Так возникла идея сервиса (изначально назывался “Биржа возможностей”), который позволил сотрудникам и компании на прозрачных условиях, быстро и понятно заключать соглашения на сверхурочные работы. Компания быстро находит кадры нужной квалификации из числа своих сотрудников для выполнения производственного плана, а сотрудники получают опыт работы на соседних участках и дополнительный заработок. Техническая реализация проекта была доверена веб-интегратору RDN Group.

Уникальность идеи

Благодаря цифровой доступной и понятной системе удалось объединить элементы бизнес-процессов в единый рабочий механизм, который позволил не просто настроить процесс поиска и согласования сотрудников на дополнительную работу, а улучшить показатели подразделений и руководителей за счет прозрачности деятельности, показателей и их влияния на деятельность компании в целом.

Соблюдение законодательства

Проект полностью соответствует требованиям трудового законодательства РФ. Обсуждение алгоритмов работы шло 6 месяцев! Было важно соблюсти все аспекты закона (включая форму подачи и документы), при этом обеспечить скорость подачи заявки и принятия решения. Также сделать сервис простым в использовании и понятным для пользователей разных возрастов.

Благодаря качественной проработке алгоритмов на этапе планирования, все процессы были автоматизированы, не нарушая Трудовой кодекс РФ, что позволяет сервису исключить риски компании. Разработан единый стандарт работы крупной организации.

Для удобства взаимодействия сотрудников решили наполнить систему дополнительными сопроводительными функциями, которые будут закрывать потребности пользователей в одном сервисе. Например, добавили возможность посмотреть плановые поступления различных выплат, скачать расчетный листок, увидеть сроки отпусков, обучения и т.д.

Появился график обучений и бронирование учебных классов. Добавили раздел “Обучение”, в котором сотрудники могли ознакомиться с расписанием своих запланированных обучений прямо с мобильного телефона, а также получать уведомления обо всех изменениях на личную почту. Видя свою занятость, работникам стало проще планировать время на подработки. Так для удобства сотрудников расширили возможности сервиса.

Разработали профиль сотрудника 

Много пожеланий о развитии сервиса касалось вопросов заработной платы: сотрудникам было важно понимать, какую оплату получат за конкретные сверхурочные часы, какая заработная плата будет за месяц. Ранее работникам приходилось звонить в отдел HR или в бухгалтерию, или идти в информационные киоски внутри компании.

В октябре 2023 года реализовали раздел “Заработная плата”, куда подгрузили данные обо всех выплатах сотрудников.

В данном разделе отображаются актуальные новости и информация о компании в формате ленты. 

В данном разделе сотрудник может посмотреть актуальную информацию о своем плановом отпуске с доступным количеством дней отдыха. Сервис проинформирует сотрудника о предстоящем “отдыхе” и пришлет уведомление на корпоративную и личную почту и в смс.

Сотрудник имеет возможность посмотреть даты отпуска его коллег.

Отображает загруженность сотрудников с учетом планирования: прогнозные, плановые и фактические. Позволяет проверить время прохода через контрольно-пропускные пункты предприятия, свои рабочие и нерабочие смены. 

Возможность для руководителей понимать в режиме онлайн занятость сотрудников согласно запланированному времени. Это быстрый мониторинг численности завода и подразделений в режиме онлайн. Руководитель видит, почему нет нужного количества людей, по какой причине не пришли сотрудники, сколько опоздали и т.д.

Показывает уведомления об актуальной информации, которая касается непосредственно сотрудника. Вся информация поступает сотруднику на личную и корпоративную почту, а также дублируется в СМС.

Сотрудник может найти необходимую ему информацию внутри сервиса благодаря поисковой строке. 

Аудитория плавно росла с каждым месяцем. А сотрудники отдела разработки вдохновляясь новыми идеями, реализовывали новый функционал. Сейчас о сервисе “Мои возможности” знает каждый сотрудник. Когда на несколько дней работа сервиса по техническим причинам была приостановлена и сотрудникам предложили воспользоваться старыми процессами, оказалось, что это долго и неудобно. Работать как раньше никто не хочет.

Так корпоративный интранет для крупной компании только с помощью корпоративных рассылок смог сделать сервис с высокой вовлеченностью. Команда ОМК убеждена, что успех любого продукта не только в удобстве и качестве кода, но и в умении слушать и слышать своих потенциальных пользователей.

1. Примерно 1,5% оптимизация от ФОТ.

2. На 1200% ускорение бизнес-процесса по сверхурочной работе. Оформление заявки на работу в сверхурочное время стало занимать от 5 до 10 минут. Ранее этот процесс мог занимать более 2 часов (проверка и подписание документов разными отделами).

3. На 10% снижение подменного персонала

4. Более 70% всех организационных процессов проходит через "Мои возможности".

5. Более 4000 проведено обучений.