Создали и 8 лет развиваем IT-инфраструктуру Международного музыкального фестиваля Ural Music Night

Международный музыкальный фестиваль Ural Music Night ежегодно проходит в Екатеринбурге начиная с 2015 года. С 2018 года Doubletapp – IT-партнер фестиваля: мы разработали и поддерживаем всю его цифровую экосистему — сайт, мобильное приложение и CRM, с помощью которой организаторы принимают заявки артистов, формируют расписание выступлений, распределяют ресурсы и управляют всем фестивальным хозяйством.

На Ural Music Night в Екатеринбург приезжают порядка 3000 исполнителей: они выступают на сотнях тематических площадок, и послушать их собираются сотни тысяч зрителей. Цифровизация и стабильная работа созданной нами IT-экосистемы помогли фестивалю выживать в самые трудные времена, обеспечили высокий уровень приглашенных артистов, четкую и быструю организацию мероприятия, позволили завоевать достойную репутацию, получать гранты и спонсорскую поддержку.

Doubletapp получил задачу цифровизировать процессы организации и проведения ивента:

- зрители не должны ходить между площадками неорганизованной толпой, пытаясь сориентироваться в программе, их нужно проинформировать заранее, показать площадки на карте, дать возможность построить маршрут. Значит, нужно мобильное приложение, которое стабильно грузится и работает даже в многолюдной толпе и при низкой скорости передачи данных.

- Фестиваль нужно продвигать круглый год, вести летопись, знакомить публику с артистами, размещать новости культуры и фестивальной жизни. Значит, нужен сайт.

- Экспертам нужно за считанные недели отсмотреть от 3 до 5 тыс. заявок от музыкантов, выбрать лучших, согласовать с ними все детали выступления, укомплектовать площадки, обеспечить подвоз оборудования, охрану, транспорт, мерч, рекламу и т. д. Значит, нужна CRM-система.

Вывести фестиваль на более высокий уровень организации, автоматизировать ручные операции и сэкономить время специалистов, повысить качество и скорость коммуникации между зрителями, организаторами и музыкантами — с такой задачей обратились в Doubletapp организаторы фестиваля UMN.

В 2018 году за 3 месяца мы с нуля создали и зарелизили мобильное приложение Ural Music Night под iOS и Android, которое решило большинство зрительских проблем с навигацией. Благодаря приложению зрители составляют индивидуальные маршруты и не пропускают интересные выступления, а организаторы регулируют потоки публики, организуют предварительную регистрацию на площадки малой вместимости, анонсируют выступления разноплановых артистов. Приложение Ural Music Night мы развиваем и поддерживаем все эти годы, и в дни фестиваля оно стабильно занимает высшие позиции в сторах.

А начиная с 2019 года мы начали разрабатывать и запускать целостную цифровую инфраструктуру фестиваля — мобильное приложение, сайт и CRM-систему — которую совершенствуем и поддерживаем по сей день.

В 2019 году мы обновили сайт, где публикуется программа фестиваля, интервью с исполнителями, подкаст Уральской Ночи Музыки и круглогодичные новости культуры Ural Music Magazine. Во время фестивальной ночи на сайте идет прямая трансляция с 10 самых главных сцен. Сайт и приложение обеспечивают непрерывный пользовательский опыт: можно составить свой маршрут на сайте, а затем отредактировать или поделиться им с друзьями в приложении.

С 2020 года организаторы используют разработанную нами CRM-систему. В предыдущие годы обработка заявок от артистов и организация площадок велись вручную, а цифровизация ускорила этот процесс в 18 раз и сэкономила 6000 человеко-часов. Благодаря CRM организаторы составляют списки выступающих, расписание для площадок, распределяют ресурсы и утверждают программы буквально за 2 недели, при том, что число заявок за годы проведения ивента выросло с 1000 до 4000. Автоматизация не только ускоряет процесс, но и позволяет более детально рассмотреть материалы и выбрать самых интересных артистов.

На сегодняшний день команда Doubletapp настолько плотно включена в фестивальные процессы, что без этой поддержки организация фестиваля уже технически невозможна.

Поддержка проекта не прекращается в течение всего года: проджект-менеджер в связке с командой UMN актуализирует информацию и работает над улучшениями, работа активизируется за пару месяцев до фестиваля, а во время мероприятия дежурная команда мониторит работу сайта и приложения, обеспечивая стабильную работу во время пиковых нагрузок.

UMN – один из тех проектов, к которому команда относится с особым теплом. Было время, когда почти каждый сотрудник нашей компании принимал участие в проекте. Сегодня его продолжают поддерживать бекенд- и фронтенд-разработчики, тестировщики и менеджмент Doubletapp.

Ежегодно по время фестиваля сайт uralmusicnight.ru посещают сотни тысяч пользователей. Это огромная нагрузка для системы, которая может привести к тому, что веб-страницы либо будут медленно грузиться, либо сайт и вовсе перестанет работать. Нельзя допустить, чтобы в дни фестиваля сайт лежал даже пару минут – подпортится настроение участников, а после и репутация ивента. Поэтому приоритетная задача разработчиков – вывезти нагрузку.

За 1–2 месяца до фестиваля начинается подготовка:

▪️ Готовим сервера и увеличиваем их мощность

▪️ Меняем конфигурацию нашего приложения, чтобы она эффективнее работала с мощными серверами.

▪️ Кэшируем самые часто используемые данные. То есть, например, главную страницу фестиваля, где есть расписание выступлений и сцены.

▪️ Проводим нагрузочное тестирование, чтобы найти слабые места. За годы работы мы примерно понимаем, какая будет нагрузка – это около 300 RPS в пике. Мы нагрузочно протестировали и вычислили, что сервер должен спокойно выдерживать.

Также во время UMN работают дежурные на случай, если что-то пойдет не так.

Сейчас у нас есть идея автоматизировать повторяющиеся из года в год задачи, например, ежегодно мы выполняем запрос – обнулить старые заявки артистов в CRM. Если автоматизировать некоторые текущие задачи, то организаторы будут тратить меньше времени и сил.

Для ускорения работы CRM-системы и приложения при разработке применили SPA (Single Page Application) подход — весь код, необходимый для работы, загружается при первом запуске, а пользователю по запросу открывается для работы только конкретный модуль. При переходе к следующему модулю перезагрузки не требуются — страницы динамически подгружаются с сервера без обновления страницы.

Опыт, полученный при разработке CRM для UMN, лег в основу разработки ПО для шоукейс-фестиваля New/Open. Мы взяли лучшие практики и успешно перенесли на другой ивент с иной механикой действия.

За годы совместной работы Doubletapp стал незаменимой частью команды организаторов UMN — мы плотно погружены в процессы подготовки и продолжаем совершенствовать продукт, чутко прислушиваясь к запросам зрителей и организаторов.

Вместе с командой ивента мы развиваем и цифровизируем и другие международные проекты: шоукейс-фестиваль New/Open и Международный книжный фестиваль «Красная строка».

Награды проекта:

Tagline Awards 2020–2021:

серебро —  «Не выходя из дома» и «Лучший инновационный сервис»;

бронза — «Лучшее вовлечение в интранет» и «Лучший сервис для автоматизации работы».

Tagline Awards 2022:

серебро — «Лучшая разработка/интеграция» и «Лучшее вовлечение в интранет»;

бронза — «Лучший сайт мероприятия» и «Лучший интранет / личный кабинет».

Tagline Awards 2023: шорт-лист — «Лучший личный кабинет».

В 2024 году на Конкурсе Рейтинга Рунета приложение UMN попало в шорт-лист, а сайт UMN вошел в десятку лучших по итогам Народного голосования.