Система управления проектами для "ПСБ Инновации и иневестиции"

В ПСБ ИИ требовалось организовать оперативное управление сложными проектами с большим объемом документов и длинной цепочкой согласований.

Для качественного обеспечения контроля, мониторинга и отчетности по каждому этапу проекта эксперты ПСБ ИИ приняли решение создать единую систему, которая сделает работу более эффективной и оценку проектов своевременной.

Перед командой RDN Group стояла задача на базе Битрикс24:

1. сделать прозрачным процесс ведения инвестиционных проектов;

2. автоматизировать согласование договоров, сделок, счетов и актов;

3.оптимизировать процесс согласования пакетов документов для проведения мероприятий.

Этап 1. Система согласований

На первом этапе была настроена система коммуникации для согласования сделок, мероприятий и документооборота (договоры, счета и акты).

Бизнес-процесс согласования включает в себя:

Протокол согласования

После согласования документов пользователи могут видеть: кто, в каком порядке, когда (дата и время принятия решения) согласовал или не согласовал документ, а также комментарии к согласованию.

Во всех процессах есть возможность возврата документа на доработку.

Лист согласования

Это документ, который автоматически формируется в конце согласований как при положительном, так и при отрицательном исходе. Для этого RDN Group научили процессы в ленте работать с генератором документов. Данный функционал позволяет в удобной форме передать руководству документы на подписание.

Подключение помощников

На всех этапах процесса согласования сотрудник имеет возможность составить запрос на подключение другого работника для помощи с задачей. В этом случае сотрудник-помощник имеет возможность выразить свое мнение по согласованию и комментариям.

Периоды утверждения

Для того, чтобы процессы протекали без остановок, было реализовано автосогласование. Если сотрудник по каким-то причинам не утвердил документ в заданный период, то система ставит отметку об автосогласовании.

Систему уведомлений

Система рассчитывает срок и за рабочие сутки до наступления срока выполнения задания отправляет напоминание. Также каждый день для каждого сотрудника система формирует индивидуальный список заданий для выполнения и отправляет его на email.

Результаты:

Благодаря адаптации процессов согласования документооборота в электронном формате на платформе Битрикс 24, сократилось время на согласование документов, крупные сделки и объемный документооборот стали более прозрачными, время на подписание документов сократилось. У ответственного лица появилась возможность контроля всех этапов без личного контакта, так как система сама напомнит о себе.

Отдельный важный блок платформы занимают инвестиционные проекты. Для удобной работы по инвестиционным проектам в Битрикс24 были выполнены следующие настройки:

Все заявки в автоматическом режиме поступают с формы на сайте в Битрикс24.

После принятия инвестиционного проекта подписание обязательных документов, взаиморасчетов происходит с помощью смарт-процесса. Это позволяет на каждой стадии ставить задачи, которые могут быть выполнены на любом последующем этапе.

После прохождения смарт-процесса пользователь заполняет карточку инвестиций, в которую добавляет файлы по проекту, протоколы, описания и другие данные.

Это внебанковский сервис, который предоставляет услуги бизнесу по стратегическому, операционному, инвестиционному консалтингу, управлению строительными проектами, сопровождению государственно-частного партнерства, работе с органами государственной власти и общественным сектором.

Для оптимизации и прозрачности бизнес-процессов в этом направлении все работы были перенесены на единую платформу.

Благодаря настройке смарт-процесса в Битрикс24 удалось реализовать следующие особенности:

Проект ведется по стадиям и содержит в себе не только документы, но и информацию о фактически затраченных часах на данный проект.

Каждому проекту после согласования выдается проектный код. Без кода активность не может перейти в стадию проекта. В результате этого сотруднику, подавшему проект, приходит оповещение о согласовании проекта и присвоении уникального кода. Проектный код несет в себе информацию о проекте (кто курирует проект, тип проекта).

После выдачи проектного кода для проекта автоматически создается новая группа для работы с ним.

Результат:

Данный формат позволяет руководству отслеживать ход проектов и финансовую показатели, контролировать работу и сокращать время согласования.

Благодаря адаптации процессов согласования документооборота в электронном формате на платформе Битрикс24, сократилось время на согласование документов, крупные сделки и объемный документооборот стали более прозрачными, время на подписание документов сократилось. У ответственного лица появилась возможность контроля всех этапов без личного контакта, так как система сама напомнит о себе.