Виртуальный офис для компании Sciencefiles

Компания Sciencefiles с момента основания работает полностью в дистанционном режиме, более 30 человек команды удаленно трудятся в разных уголках страны.

Ранее, для организации деятельности, компания первой на рынке медицинского райтинга использовала инновационную для 2010-х годов самописную систему виртуального офиса. Однако, с ростом бизнеса и развитием технологий, компании потребовалась новая система, которая бы лучше отвечала стратегическим планам по развитию и масштабированию бизнеса, позволяла бы обеспечивать стабильно высокое качество услуг и клиентского сервиса. Кроме того, требовалось преодолеть потенциально слабое место самописной системы — она была завязана на одном программисте, что могло в будущем обернуться сложностями для бизнеса.

Для оптимального решения задач за основу была взята платформа на базе Битрикс24 — популярная на рынке благодаря своей гибкости и удобству.

Цели:

- Создать единый виртуальный офис для сотрудников компании.

- Ускорить процесс управления продажами и взаимоотношениями с клиентами

- Сделать проектную деятельность более эффективной в условиях дистанционной работы.

- Повысить уровень клиентского сервиса и качество коммуникаций с клиентом.

- Упростить коммуникации между руководством и сотрудниками.

- Упростить документооборот.

В удаленной работе критически важно не погрязнуть в хаосе из документации и задач. Дистанционно контролировать работу тридцати сотрудников, работающих в разных часовых поясах и индивидуальных рабочих графиках — серьезный вызов для руководителя. Да и эффективность работы самих сотрудников может снижаться, если им придется тратить много времени на рутину, разбор архивов и переписок в поисках нужных документов или информации по достигнутым договоренностям. 

Во внедренной платформе все поставленные задачи решены стройно, системно и логично. Новый сотрудник осваивает систему быстро, ведь структура и функционал выстроены интуитивно понятно.                       

- Внедрена удобная система, которая сделала работу компании более прозрачной.

- Упрощен контроль работы сотрудников.

- Расширен проектный функционал, все структурировано и интуитивно-понятно в использовании.

- Благодаря роботам и бизнес-процессам работа в отделе продаж ускорилась.

- Сроки выполнения клиентских проектов сократились.

- Повысилось качество услуг и уровень клиентского сервиса.

- Единые реестры проектов, история работ, хранилища документации позволили свести к нулю возможность потери любой информации.

- Оптимизирована IT-инфраструктура, Fusion выполняет функцию IT-отдела, развивает и поддерживает работоспособность внедренного портала.