Тендеры и лиды
Информация
Объектные закупки часто кажутся проще и быстрее, но на деле именно они «съедают» экономию. Когда каждая площадка закупает сама, теряется эффект масштаба, стандарты и прозрачность.
Разрозненные бюджеты, спешка и локальные договоренности создают иллюзию экономии на закупках, которая оборачивается скрытыми издержками: переплатой за логистику, несогласованными ценами, низким качеством. В этом материале–семь типичных ошибок децентрализации, которые превращают потенциальную выгоду в убытки.
Когда каждый объект закупает «по месту», без рамочных договоров и централизованных лимитов, теряется управляемость и эффект масштаба. Симптом прост: один и тот же товар покупается по разным ценам, на разных условиях и с разным качеством. Формально–гибкость и скорость, фактически–хаос в данных и рост скрытых расходов.
Где теряются деньги: отсутствие общих рамок ведет к ценовой разбежке, дублированию поставщиков и росту транзакционных затрат.
Как исправить: провести аудит закупок, установить лимиты бюджета и пороги эскалаций, при которых решение «по месту» допустимо только в пределах заданной суммы или исключений. Создать электронные каталоги, привязанные к рамочным договорам и актуализируемые централизованно.
Пример фиксации: каталоги и рамочные договоры поддерживаются в системе Контур.Закупки, где можно централизовать условия и обеспечить контроль цен по всей сети объектов.
Когда в компании нет единого электронного каталога, номенклатура «плавает»: один и тот же товар фигурирует под разными названиями, артикулами и единицами измерения. Симптом легко узнать–бухгалтерия не может свести децентрализованные закупки по позициям, а аналитика трат превращается в ручной квест.
Где теряются деньги: объектные закупки дублируются, объемы не консолидируются, условия по скидкам не применяются. Ошибки в учете ведут к перерасходам, а отсутствие стандартизации мешает контролировать качество и сроки поставок.
Как исправить: провести стандартизацию номенклатуры, внедрить единый электронный каталог закупок с ограниченными корзинами для каждой категории. Настроить модерацию карточек, чтобы новые позиции появлялись только после проверки и утверждения. Увеличить долю закупок через каталог
Пример: функция электронного каталога закупок и ограниченных корзин реализована в Майснаб, что помогает унифицировать позиции и контролировать их стоимость на уровне всей организации.
Когда внепроцедурные закупки проходят через почту или мессенджеры, процесс становится непрозрачным и непредсказуемым. Документы теряются в переписке, решения «зависают» у ответственных, а история действий не фиксируется. Симптом очевиден: одни заявки пролетают за день, другие ждут подписи неделями.
Где теряются деньги: просрочки по срокам согласования закупок приводят к срывам поставок, штрафам и остановкам работ на объектах. Дополнительные расходы возникают из-за срочных заказов и логистики в обход стандартных процедур.
Как исправить: автоматизировать процесс согласования в системе управления закупками (SRM система). Настроить маршруты согласований с распределением ролей, уровнями доступа и порогами эскалации. Это позволяет контролировать статус каждой заявки и сокращает цикл PR→PO.
Пример: функциональность маршрутов согласований и эскалаций реализуется в ряде платформ SRM - Майснаб, Синтека, обеспечивая прозрачность процесса и предсказуемость сроков согласования закупок.
Во многих компаниях проверка проводится формально: анкеты заполнены однажды, статусы поставщиков не обновляются, документы просрочены. Симптом легко заметить–в базе значатся десятки «одобренных» подрядчиков, с которыми фактически давно не работали или которые утратили актуальные лицензии.
Где теряются деньги: устаревшая квалификация поставщиков ведет к снабжению низкого качества, срывам сроков и прямым убыткам. Кроме того, возникают риски комплаенса–нарушения требований по безопасности, налоговым и правовым нормам.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13202 тендера
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Как исправить: создать рейтинг поставщиков, внедрить полноценную SRM-систему с регулярным пересмотром статусов, заданными критериями (качество, финансы, сроки, ESG) и журналом решений комиссии.
Пример: статусы поставщиков и механизм квалификации реализованы в системе Синтека, где можно автоматизировать пересмотры и фиксировать результаты проверок в электронном журнале.
Во многих организациях объектная закупка заканчивается в момент отгрузки–«довезли и забыли». Но без учета логистики и приемки поставок теряется контроль над последним и самым затратным участком процесса. Симптом очевиден: материалы «зависают» в пути, на объектах простаивают бригады и техника, а информация о приемке приходит с опозданием или вовсе теряется.
Где теряются деньги: простои, переработки и списания из-за брака или несвоевременной поставки. Отсутствие SLA на доставку «до объекта» и фиксированных статусов приемки делает невозможным анализ причин сбоев и управление качеством поставок.
Как исправить: включить логистику и приемку поставок в контур закупочного процесса. Настроить SLA и статусы доставки, чек-листы приемки, а также фото- и видео-фиксацию при приемке.
Пример: статусы логистики и приемки реализованы в системе Майснаб, где можно контролировать доставку до объекта и фиксировать результаты приемки в электронном виде.
Когда на объекте нет прозрачного планирования потребностей, заявки появляются «в последний момент»–по мере возникновения дефицита. В итоге децентрализованные закупки становятся реактивными, а не плановыми: все горит, все срочно, все дороже. Симптом легко распознать–хаотичные PR, дублирующиеся заявки и вечная борьба за приоритет.
Где теряются деньги: авральные заказы оформляются по завышенным ценам и без конкуренции, логистика до объекта усложняется, а бюджеты теряют предсказуемость. Отсутствие витрины потребностей не позволяет заранее консолидировать объемы и управлять графиком поставок.
Как исправить: создать витрину потребностей на уровне объекта с планом закупок и привязкой к утвержденным лимитам бюджета закупок. Это обеспечит прозрачность заявок, позволит видеть предстоящие потребности и снижать долю срочных закупок.
Пример: витрина потребностей объекта и связка заявок с бюджетами реализованы в системе Майснаб, что помогает синхронизировать план закупок с реальными потребностями и доступными средствами.
Когда закупочный процесс разбит между системами и участниками, теряется сквозная видимость: заявки оформляются в одном месте, заказы–в другом, договоры и поставки–в третьем. Симптом понятен каждому закупщику: на вопрос «где застряло?» нет быстрого ответа, а поиск статуса превращается в расследование.
Где теряются деньги: из-за отсутствия сквозной аналитики растут административные издержки, рекламации, появляются «невидимые» простои и ошибки. Нарушение сроков на одном этапе тянет цепочку дальше–возникает эффект домино, когда страдает весь график работ.
Как исправить: внедрить единую систему сквозной трассировки с журналом событий и дашбордом KPI закупок, интегрировать SRM с 1с. Прозрачность цикла повышает управляемость и дисциплину процессов.
Пример: журнал действий, отчетность по процедурам, SRM-аналитика с визуализацией цикла PR→PO→Поставка доступна в Синтеке, что обеспечивает полную прозрачность цепочки закупок.
