Электронный документооборот в 1С:Документооборот — как всё устроено на практике

Управлять документами вручную — всё ещё реальность для многих компаний. Бумажные договоры, подписи от руки, курьеры и потерянные файлы на почте — всё это тормозит работу и создаёт риски. Если вы хотите избавиться от хаоса и ускорить бизнес-процессы, пора внедрять электронный документооборот. Один из самых удобных инструментов для этого — модуль ЭДО в системе 1С:Документооборот.

Разберёмся, как работает ЭДО в 1С, какие задачи он закрывает и чем выгоден бизнесу.

Что такое ЭДО и зачем он нужен

Электронный документооборот (ЭДО) — это не просто «пересылка PDF-файлов». Это полная автоматизация работы с документами: от создания и согласования до подписания и хранения. С ЭДО договоры не теряются, согласования не затягиваются, а проверяющие органы получают всё в нужном виде и формате.

По данным Минцифры, к 2024 году электронный документооборот используют более 3,5 млн организаций в России. И доля компаний, которые полностью отказались от бумаги, продолжает расти.

Почему 1С:Документооборот — один из лидеров на рынке

1С давно зарекомендовала себя как поставщик надёжных решений для автоматизации бизнеса. И модуль ЭДО — не исключение. Он встроен в систему «1С:Документооборот», но также работает в комплексе с другими продуктами — от 1С:Бухгалтерии до 1С:ERP.

Преимущества:

• Интеграция с большинством популярных операторов ЭДО (1С-ЭДО, Контур.Диадок, Такском, СБИС).
• Единый интерфейс — не нужно переключаться между программами.
• Возможность подписывать документы квалифицированной электронной подписью.
• Удобная маршрутизация и настройка процессов.
• Автоматическое хранение и архивирование документов.

Какие задачи решает ЭДО в 1С

1. Получение и отправка документов

Система автоматически получает входящие документы от контрагентов и отправляет исходящие — всё через единую точку входа. Поддерживается полная юридическая значимость, включая ЭЦП.

2. Подписание документов электронной подписью

Подпись можно поставить прямо из интерфейса программы. Если настроено серверное хранение ключей, пользователям даже не нужно носить токены или флешки — это ускоряет работу и повышает безопасность.

3. Маршрутизация и согласование

На каждый тип документа можно настроить собственный маршрут: кто и в какой последовательности должен подписать или согласовать. Это исключает хаос и субъективность.

4. Ведение архива

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 13201 тендер
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

Все документы, прошедшие через систему, сохраняются в едином электронном архиве. При необходимости их можно быстро найти, передать в контролирующие органы или распечатать с сохранением всей истории подписей и изменений.

Как работает интеграция с другими системами

ЭДО в 1С:Документооборот работает «в связке» с другими конфигурациями 1С. Например, вы можете:

• Получить акт в 1С:Бухгалтерии и сразу отправить его через ЭДО.
• Автоматически создать договор в 1С:ERP и запустить его на согласование.
• Отразить движение документа в управленческом или регламентированном учёте без ручного ввода.

Также поддерживается работа с внешними контрагентами, которые используют других операторов. Благодаря механизму роуминга между провайдерами 1С-партнёров (Калуга Астрал, СБИС, Такском и др.) такие обмены настраиваются без бумажной волокиты.

Как подключить ЭДО в 1С:Документооборот

Для пользователей 1С с действующей подпиской ИТС модуль 1С-ЭДО доступен бесплатно. Подключение происходит через справочник контрагентов или настройки профиля организации. Всё настраивается прямо из интерфейса — без необходимости заходить в личный кабинет оператора.

Можно задать расписание обмена (например, ежедневно по будням), ограничить загрузку от определённых контрагентов или документов, задать правила отражения в учёте.

Почему компаниям стоит переходить на ЭДО

• Экономия времени. Срок согласования и подписания документов сокращается в 3–5 раз.
• Безопасность. Документы невозможно подделать или потерять.
• Контроль. Все действия фиксируются, можно отследить, кто и когда работал с документом.
• Соответствие требованиям. Все документы юридически значимы, соответствуют ГОСТ и требованиям ФНС, СФР и других регуляторов.

Итоги

Система 1С:Документооборот с встроенным модулем ЭДО — это полноценная платформа для управления документами, контроля процессов и снижения операционных рисков. Она особенно актуальна для компаний, которые работают с большим количеством юридически значимых документов: договоров, актов, накладных, счетов.

Чем раньше вы откажетесь от бумаги, тем быстрее вырастет скорость, прозрачность и надёжность работы.