Инструкция для компаний по успешному внедрению КЭДО

В первой части статьи мы рассмотрели, как можно упростить документооборот компании — на примере «Логемы» рассказали о переходе на электронное подписание внутренних документов и преимуществах, которых нам удалось добиться. А теперь предлагаем вам понятную инструкцию и дорожную карту по переходу на КЭДО. 

Мы подготовили пошаговый план, который поможет вам начать внедрение КЭДО в вашей компании.

1. Назначьте представителей компании

Определите лиц, уполномоченных подписывать документы от имени организации. Начните процесс получения необходимых подписей и доверенностей, включая УКЭП, МЧД и обезличенные сертификаты электронной подписи. Подключите провайдера подписи, Госключ.

Сервис КЭДО+Госключ доступен на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз».

2. Выберите место хранения документов

Подписанные документы можно хранить в облачном сервисе Битрикс24 в формате ZIP-архивов. Каждый архив должен содержать документ в формате PDF, электронные подписи работодателя и сотрудника (для подтверждения юридической целостности), а также XML-описание в соответствии с требованиями Минтруда. 

Обратите внимание: документы доступны в Битрикс24 до тех пор, пока используется портал. Рекомендуется скачивать их на компьютер для долгосрочного хранения и в целях безопасности. Доступ к подписанным документам регулируется настройками прав в разделе «Хранилище документов компании».

Сотрудники могут просмотреть и скачать необходимые документы в своем профиле в любое время — вкладка Подписанные документы.

3. Подготовьте документы для перехода на КЭДО

Чтобы перейти на кадровый электронный документооборот, необходимо подготовить и подписать ряд документов. Это включает в себя:

• Приказ о введении КЭДО с указанием даты начала работы и сроков уведомления сотрудников.
• Положение о кадровом электронном документообороте, описывающее процедуры и правила работы с системой.
• Уведомление о переходе на КЭДО с указанием права сотрудника дать согласие, а также внесение изменений в трудовые договоры.
• Уведомления — об изменении условий трудового договора и другие важные уведомления.

Предлагаем Вам воспользоваться шаблонами необходимых документов, чтобы упростить процесс перехода на КЭДО в Битрикс24. Используйте их, чтобы сэкономить время и усилия при внедрении системы электронного документооборота.

• Скачать шаблон Дополнительного соглашения к Трудовому договору;
• Скачать шаблон Положения о КЭДО;
• Скачать шаблон Приказа о введении КЭДО;
• Скачать шаблон Уведомления о переходе на электронный документооборот.

В КЭДО можно подписывать практически все кадровые документы, включая трудовой договор. Например:

• Договоры — трудовые, коллективные, ученические;
• Соглашения — о материальной ответственности, дополнительные соглашения к трудовому договору;
• Приказы — о премировании, о переводе сотрудника на другую должность или работу;
• Уведомления — об изменении условий трудового договора и другие важные уведомления.

Исключение касается только 4 документов, которые обязательно подписать на бумажном носителе:

• Приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
• Акт о несчастном случае на производстве;
• Документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда;
• Бумажная трудовая книжка.

Какие существуют ключи и какие подходят именно вам?

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ "Об электронной подписи", существуют различные виды электронных подписей, обеспечивающих безопасность и юридическую значимость подписанных документов:

• Простая электронная подпись (ПЭП): набор цифровых данных, таких как логин и пароль, который подтверждает факт подписания электронного документа конкретным сотрудником. ПЭП является наиболее простым видом электронной подписи и не требует использования специальных ключей или сертификатов.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП): создается с использованием специального ключа и позволяет установить личность подписавшего электронный документ. Такой вид подписи обеспечивает более высокий уровень безопасности по сравнению с ПЭП, так как требует использования уникального ключа.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): является наиболее надежным и юридически значимым видом электронной подписи. Она требует личной идентификации в удостоверяющем центре и выдается на специальном носителе. УКЭП часто используется в корпоративной среде для подписания важных документов от имени компании. Этот процесс требует специального программного обеспечения и строгого соблюдения процедур безопасности.

Выбор соответствующего вида электронной подписи зависит от конкретных потребностей и требований безопасности организации. Использование электронной подписи способствует повышению эффективности и безопасности документооборота, особенно в эпоху цифровизации и роста количества электронных транзакций.

Типы подписей

Представитель компании и обычные сотрудники подписывают документы разными типами электронных подписей.

• Руководителю нужна специальная электронная подпись, которую называют усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Она хранится на специальном USB-носителе. Если у руководителя уже есть такая подпись, он может ее использовать. Если нет, то можно бесплатно получить в налоговой или купить. При подписании документов этот USB-носитель нужно подключать к компьютеру.
• Доверенное лицо, например, специалист отдела кадров, тоже может подписывать документы, но для этого ему нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) с УКЭП руководителя на кадрового специалиста на право подписывать кадровые документы в эл.форме. Нужно оформить эту доверенность с подписью руководителя, а потом получить УКЭП для кадровика на USB-носителе в специальной фирме. Точно так же, при подписи документов, этот USB-носитель нужно подключать к компьютеру. Кроме того, нужно получить в ИФНС обезличенную подпись (цифровая печать) на компанию.

Только руководитель (директор) организации может получить сертификат электронной подписи (ЭП), привязанный к организации. Остальные сотрудники получают его на себя как физические лица. Соответственно, чтобы у сотрудников были полномочия для подписания документов электронной подписью от лица организации и эта ЭП признавалась легитимной, требуется машиночитаемая доверенность (МЧД). «Машиночитаемость» — это определенный формат файла, который можно автоматически обработать без участия человека.

С 1 сентября 2023 года, при отсутствии МЧД, сотрудники не смогут использовать свою ЭП для подписания документов от лица организации.

• Обычные сотрудники могут подписывать документы двумя способами: с помощью приложения "Госключ" (УНЭП) или просто с помощью своего логина и пароля в Битрикс24 (ПЭП).
• синхронизировать Госключ с вашей системой Битрикс24;
• использовать в работе этот полезный инструмент внутри вашей организации и дадим понятный алгоритм действий.

Мы подготовили для вас дорожную карту по внедрению КЭДО с пошаговым описанием процесса, скачать её можно по ссылке на нашем сайте.  

Нужна помощь с подключением КЭДО к Битрикс24?

Если вы хотите внедрить электронный документооборот в Битрикс24, обратитесь в «Логему» за консультацией. Мы расскажем, как можно:

• подать заявку на подключение в Б24 Госключа;
• синхронизировать Госключ с вашей системой Битрикс24;
• использовать в работе этот полезный инструмент внутри вашей организации и дадим понятный алгоритм действий.

Преимущества подключения КЭДО неоспоримы: экономия времени и средств, трудовых ресурсов. Ваши сотрудники смогут оперативно обмениваться документами и контролировать их исполнение, а процесс принятия решений и выполнения задач ускорится в разы!