В первой части статьи мы рассмотрели, как можно упростить документооборот компании — на примере «Логемы» рассказали о переходе на электронное подписание внутренних документов и преимуществах, которых нам удалось добиться. А теперь предлагаем вам понятную инструкцию и дорожную карту по переходу на КЭДО.
Мы подготовили пошаговый план, который поможет вам начать внедрение КЭДО в вашей компании.
Определите лиц, уполномоченных подписывать документы от имени организации. Начните процесс получения необходимых подписей и доверенностей, включая УКЭП, МЧД и обезличенные сертификаты электронной подписи. Подключите провайдера подписи, Госключ.
Сервис КЭДО+Госключ доступен на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз».
Подписанные документы можно хранить в облачном сервисе Битрикс24 в формате ZIP-архивов. Каждый архив должен содержать документ в формате PDF, электронные подписи работодателя и сотрудника (для подтверждения юридической целостности), а также XML-описание в соответствии с требованиями Минтруда.
Обратите внимание: документы доступны в Битрикс24 до тех пор, пока используется портал. Рекомендуется скачивать их на компьютер для долгосрочного хранения и в целях безопасности. Доступ к подписанным документам регулируется настройками прав в разделе «Хранилище документов компании».
Сотрудники могут просмотреть и скачать необходимые документы в своем профиле в любое время — вкладка Подписанные документы.
Чтобы перейти на кадровый электронный документооборот, необходимо подготовить и подписать ряд документов. Это включает в себя:
Предлагаем Вам воспользоваться шаблонами необходимых документов, чтобы упростить процесс перехода на КЭДО в Битрикс24. Используйте их, чтобы сэкономить время и усилия при внедрении системы электронного документооборота.
В КЭДО можно подписывать практически все кадровые документы, включая трудовой договор. Например:
Исключение касается только 4 документов, которые обязательно подписать на бумажном носителе:
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
12404 тендера
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Согласно Федеральному закону №63-ФЗ "Об электронной подписи", существуют различные виды электронных подписей, обеспечивающих безопасность и юридическую значимость подписанных документов:
Выбор соответствующего вида электронной подписи зависит от конкретных потребностей и требований безопасности организации. Использование электронной подписи способствует повышению эффективности и безопасности документооборота, особенно в эпоху цифровизации и роста количества электронных транзакций.
Представитель компании и обычные сотрудники подписывают документы разными типами электронных подписей.
Только руководитель (директор) организации может получить сертификат электронной подписи (ЭП), привязанный к организации. Остальные сотрудники получают его на себя как физические лица. Соответственно, чтобы у сотрудников были полномочия для подписания документов электронной подписью от лица организации и эта ЭП признавалась легитимной, требуется машиночитаемая доверенность (МЧД). «Машиночитаемость» — это определенный формат файла, который можно автоматически обработать без участия человека.
С 1 сентября 2023 года, при отсутствии МЧД, сотрудники не смогут использовать свою ЭП для подписания документов от лица организации.
Мы подготовили для вас дорожную карту по внедрению КЭДО с пошаговым описанием процесса, скачать её можно по ссылке на нашем сайте.
Если вы хотите внедрить электронный документооборот в Битрикс24, обратитесь в «Логему» за консультацией. Мы расскажем, как можно:
Преимущества подключения КЭДО неоспоримы: экономия времени и средств, трудовых ресурсов. Ваши сотрудники смогут оперативно обмениваться документами и контролировать их исполнение, а процесс принятия решений и выполнения задач ускорится в разы!