Тендеры и лиды
Информация
Пользователи Word часто сталкиваются с рутинными задачами, которые отнимают много рабочего времени и становятся источниками ошибок. Эти ошибки имеют свойство накапливаться, переходя из документа в документ и из версии в версию, что ухудшает качество контента. Например, технический писатель, занимающийся созданием и обновлением документации для программного продукта, может тратить по несколько часов каждую неделю на ручное обновление таблиц с данными о версиях и изменениях. Согласны, техпис, работающий в ворде это несколько необычно, но в статье речь не об этом.
Многие из задач с контентом можно автоматизировать и повысить эффективность и качество работы. При этом можно сосредоточиться на более сложных и творческих процессах.
Работа с большими документами в Microsoft Word требует особого подхода к организации и структурированию контента.
Здесь важно обратить внимание на оглавление, разделы и закладки.
Когда может понадобиться использовать раздел? Допустим, в начале документа вам нужно установить книжную ориентацию страниц, а затем вставить таблицу с большим количеством столбцов, которая будет лучше выглядеть в альбомном формате. Проблема в том, что при изменении ориентации на альбомную все страницы документа переходят в этот формат. Чтобы этого избежать, необходимо сделать разрыв после завершения написания текста в книжном формате. Это позволит применить альбомный формат только ко второй половине документа.
Перенос таблиц между документами часто вызывает сложности, особенно если необходимо сохранить оригинальное форматирование. При копировании таблиц из других форматов (например, PDF или Excel) в Word, могут возникнуть проблемы с потерей стилей, гиперссылок или формул.
Чтобы избежать потери форматирования, рекомендуется использовать опцию «Вставить как» с выбором «Вставить и сохранить форматирование«. Это позволяет сохранить внешний вид таблицы и избежать искажений.
Также полезно использовать стили таблиц в Word. Они позволяют определить набор правил форматирования, которые применяются ко всей таблице, обеспечивая единообразие и облегчая обновление таблиц при изменении требований.
Например, нам нужно вставить таблицу с требованиями к системе из проектной документации в руководство пользователя. Копируем таблицу из PDF-файла и вставляем её в Word. В этом случае могут потеряться стили и форматирование, а также часть текста может отображаться некорректно, «выезжая» за пределы документа. Попытки изменить форматирование таблицы, например, ширину столбцов, могут не дать ожидаемого результата.
В результате придется потратить время на создание таблицы в новом документе с нуля.
Автоматизация задач с помощью макросов в Microsoft Word может значительно упростить и ускорить процесс работы с большими документами. Макросы позволяют записать последовательность действий и выполнять их автоматически, что особенно полезно для повторяющихся задач.
Таким образом, макросы помогают оптимизировать рабочий процесс, делая его более эффективным и менее трудоемким.
Вставка и правильное форматирование изображений в документ может значительно улучшить его визуальное восприятие.
Использование этих инструментов форматирования позволяет создавать документы, которые не только функциональны, но и привлекательны для читателя.
Использование стилей таблиц в Microsoft Word является удобным средством обеспечения единообразия и переноса таблиц. Стили таблиц позволяют определить набор правил форматирования, которые применяются к таблице, включая размеры ячеек, границы, цвета, шрифты и выравнивание текста.
Например, в компании, занимающейся производством оборудования, электроники или автомобилей, есть технический писатель, отвечающий за создание и обновление технической документации. Один из продуктов имеет множество модификаций, и для каждой требуется отдельная таблица с характеристиками.
Раньше техпис создавал таблицы вручную для каждого документа, что приводило к ошибкам. Чтобы упростить этот процесс, технический писатель разработал набор стилей таблиц (параметры ячеек, границ, заголовков и шрифтов), которые были применены ко всем таблицам в документации. Теперь, когда требуется обновить информацию в таблице, достаточно просто изменить стиль таблицы, и эти изменения автоматически применятся ко всем таблицам, использующим этот стиль.
При копировании таблиц часто возникают проблемы, связанные с искажением формата или потерей данных. Могут потеряться отдельные ячейки, строки или столбцы, вставленная таблица будет отображаться некорректно, с перекрытием текста или других элементов. Эти проблемы могут возникнуть из-за различий в стилях таблиц между исходным и целевым документами, несовместимости версий Word или просто из-за особенностей работы буфера обмена.
Чтобы этого избежать, можно использовать функцию «Вставить специально». При этом в диалоговом окне можно выбрать один из следующих вариантов:
Выбор правильного формата зависит от конкретных потребностей. Для большинства случаев «Таблица» будет оптимальным вариантом.
Автоматическое создание содержания в Microsoft Word основывается на использовании стилей заголовков. Когда вы форматируете заголовки с помощью встроенных стилей («Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д.), Word автоматически распознает их и использует для создания оглавления.
После создания оглавления, если вы вносите изменения в документ, такие как добавление или удаление заголовков, обновление оглавления осуществляется одним нажатием кнопки «Обновить таблицу» в контекстном меню оглавления. Это позволяет поддерживать актуальность оглавления без необходимости вручную корректировать его.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13203 тендера
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Функция «Обновить таблицу» также важна при переводе и локализации документации. Многие переводчики сталкиваются с тем, что после перевода документа в CAT-системе (системе автоматизированного перевода) в полученном документе сохраняется оглавление на языке исходника, даже несмотря на то, что оно переводилось в CAT-программе.
Один из вариантов решения проблемы: перевести оглавление еще раз вручную. Это может отнять много времени, особенно в случае, если документ и оглавление объемные. Однако, при нажатии кнопки «Обновить таблицу», которая вызывается правым щелчком мыши, эта проблема решается автоматически. Программа Word сопоставляет переведенные заголовки в тексте с позициями в оглавлении и заменяет их.
Внутренние ссылки в документе облегчают навигацию и делают его более удобным для пользователя. Создание внутренних ссылок включает в себя несколько шагов:
При работе с документацией для крупных проектов часто необходимо обращаться к нескольким документами одновременно. В таких случаях создание гиперссылок может значительно упростить навигацию и обновление информации.
Представим, что в крупной IT-компании техпис отвечает за создание документации для нового продукта. Документация состоит из нескольких частей: руководство пользователя, справочник по API, инструкции по установке и настройке, а также различные технические спецификации. Если в руководстве пользователя требуется упомянуть конкретную функцию, описанную в справочнике по API, писателю необходимо вручную искать соответствующий раздел в другом документе. Чтобы упростить этот процесс, можно использовать гиперссылки между документами.
Поля REF в Microsoft Word представляют собой мощный инструмент, который позволяет динамически связывать и обновлять текст из других документов. Рассмотрим подробнее, как работают поля REF и как их можно использовать в практических целях:
Поля REF позволяют создавать динамические ссылки, которые обновляются автоматически, что значительно упрощает процесс обновления документации.
Макросы в Microsoft Word представляют собой наборы инструкций, которые автоматизируют рутинные задачи.
Работать с макросами можно следующим образом:
Отслеживание изменений и совместная работа в Microsoft Word являются ключевыми аспектами для эффективного управления документами, когда над одним проектом работает несколько человек. Для этого в Microsoft Word есть несколько функций.
Использование данных функций позволяет отслеживать все изменения, внесенные в документ, включая вставки, удаления и форматирование. Для начала отслеживания необходимо перейти в меню «Рецензирование» и активировать функцию «Отслеживать изменения». Это позволяет идентифицировать авторов изменений и контролировать процесс редактирования, принимая или отклоняя правки по одной или все сразу.
Эта функция особенно полезна при совместной работе, так как обеспечивает прозрачность и управляемость процесса.
Комментирование и рецензирование также играют важную роль в совместной работе. Комментарии можно добавлять к любой части текста, что позволяет обсуждать предложения по изменениям. Это делается путем выделения текста и нажатия кнопки «Новый комментарий» в меню «Рецензирование».
Мы рассмотрели различные функции Microsoft Word, которые упрощают процесс работы с документами, повышая их структурированность и доступность.
Тем не менее, стоит помнить, что Word не является специализированным инструментом для создания технической документации. Оптимальнее использовать профессиональные системы. Освоение и применение таких систем позволяет техническим писателям не только экономить время, но и создавать более качественные и хорошо структурированные документы.
Выше мы подробно обсудили ключевые аспекты работы с Microsoft Word, включая перенос таблиц, применение стилей и форматирование документов.
Теперь обсудим автоматизацию процессов с помощью специализированных платформ для продуктовой документации. На примере системы Документерра.
Документерра – это единая платформа для создания продуктовой документации. Здесь есть все функции для автоматизации рутинных задач, связанных с контентом. Благодаря им можно: сэкономить время, снизить количество ошибок, повысить единообразие документации.
Microsoft Word продолжает оставаться одним из самых популярных и универсальных инструментов для работы с текстовыми документами. Хотя Word предлагает много полезных функций для автоматизации задач, иногда для более сложных и объёмных проектов, например, при создании технической документации, стоит обратить внимание на специализированные инструменты. Использование макросов, стилей и других возможностей Word может упростить работу, но для более серьёзных задач профессиональные решения помогут добиться ещё лучшего результата. Главное — выбрать подходящий инструмент в зависимости от ваших потребностей, чтобы сосредоточиться на более важных и творческих частях работы.
