STIK 
Современным предпринимателям крупно повезло. В одном точно — чтобы организовать офис и собрать команду нет надобности арендовать помещение. Оно давно существует в сети.
Между тем, будь то удаленная или распределенная команда, которой вы управляете, вам придется её организовывать. Как-нибудь само не получится: сотрудникам за пределами офиса бывает трудно действовать слаженно и понимать общую цель. Если рабочие процессы не отлажены, то высоких результатов можно не ждать.
Проводить тысячи созвонов с командой и с каждым в отдельности неэффективно и трудозатратно. После 5 созвона захочется как минимум закрыть ноут и спрятать его так, чтобы самому не найти. Поэтому существуют правила и лайфхаки, а вместе с ними и специальный софт, без которого работа в тесной связке на расстоянии — гиблое дело.
Поговорим в статье о том, как настроить слаженную работу, чтобы команда:
понимала, что и для чего она делает;
выполняла задачи в срок;
работала эффективнее.
Также в статье подборка сервисов — они помогут отладить рабочие процессы и следить за прогрессом сотрудников.
После пандемии компании стали повально возвращать сотрудников в офис. Не всем это пришлось по вкусу: в Twitter после указа работать из офиса — сотрудники начали увольняться, и Илону Маску пришлось смягчить требования.
Возвращение в офис после пандемии стало одной из частых причин, почему сотрудники выгорали. Значит, не могли должным образом выполнять свои задачи, теряли эффективность и покидали рабочее место. Это сулило дополнительные траты для компании, чтобы найти и адаптировать новых сотрудников.
Тем не менее, руководство компаний заинтересованы, чтобы члены команды присутствовали в офисе, потому что считает, что так они будут лучше работать и креативнее мыслить. Например, СЕО Amazon недавно написал письмо, в котором указал, что с мая 2023 года сотрудники обязаны перейти на гибридный формат и быть в офисе не менее
На самом деле здесь не угадать, что лучше: есть сотрудники, которым хорошо в офисе, а есть — которым на удаленке. Так или иначе выполнять задачи, делать отчёт и общаться они будут в одном пространстве в интернете.
Большие организации используют около 211 разных сервисов и софтов для работы. И такая технологическая перегруженность — одна из весомых причин выгорания на работе. Вот почему стоит уделить внимание удобному, универсальному и понятному софту, от которого у сотрудников не будет дергаться глаз. О нем мы поговорим позже.
Первый и важный компонент слаженной работы на удаленке — настроенная коммуникация и соблюдение правил.
Удаленная команда — когда сотрудники работают не в офисе, но некоторые из них могут посещать офис. Как правило, есть физическая точка, где они встречаются.
Распределенная команда — когда люди в команде работают в разных географических точках, это могут быть офисы, филиалы в разных странах. Сотрудники распределенных команд могут вообще не пересекаться и не посещать офис, и самого офиса может не быть.
В чем преимущество удаленных и распределенных команд?
Вы можете найти таланты за пределами города, страны. В вашей команде может работать человек и благодаря своим навыкам и завидной работоспособности, приносить компании прибыль и крутые идеи. Но и такие сотрудники могут выпасть из процесса, если не придерживаться правил.
Менеджеров кидает из крайности в крайность: то они полностью отпускают контроль, то «дышат в затылок» сотрудникам. Следующие правила помогут найти баланс, научиться доверять и оптимизировать бизнес-процессы:
Не поленитесь и опишите миссию, ценности вашей компании/проекта. Отразите портрет целевой аудитории продукта/услуги, которую делает ваша команда. Распишите коммуникационную стратегию. И настройте общий быстрый доступ, чтобы всегда можно было обратиться к материалам. Например, всё можно хранить в Notion.
Кажется, да зачем это всё расписывать, можно кратко один раз рассказать. Но такие материалы помогут вам с командой смотреть в одном направлении и лучше адаптировать новичков. Чтобы потом самому не отвлекаться и не выдергивать из рабочего потока сотрудника.
Убедитесь, что каждый знает, что он делает, какая у него зона ответственности. Для этого подробно распишите ваши ожидания в общем сервисе. Например, маркетолог настраивает рекламу, дизайнер делает креативы, копирайтер пишет тексты.
Чтобы сотрудник работал уверенно, он должен видеть, что его труд соответствует ожиданиям руководства. Человек получает больше свободы и сам определяет с помощью каких действий прийти к результатам.
Смысл прозрачного управления сводится к тому, чтобы выстроить доверительную коммуникацию, без замалчивания. Что это значит?
не уклоняться от трудных разговоров. Например, разобраться, почему человек не сделал задачу;
давать и запрашивать обратную связь от подчиненных: всё ли ок, что можно улучшить, а что поменять;
быть честным и откровенным со своей командой: признавать свои ошибки и ошибки других, и думать вместе, как их исправить и не допустить;
не обесценивать трудные ситуации: например, не преуменьшать роль обстоятельств в результатах сотрудников;
делиться прогрессом по общим задачам: например, реализовали проект и он принес больше прибыли, у поста, который готовили дизайнер, копирайтер и SMM-щик рекордное количество лайков и т.д. — это мотивирует и воодушевляет команду двигаться в дальше, не сбавляя обороты.
Работникам распределенных и удаленных команд может не хватать ощущения, что они принадлежат к одному сообществу. Как решить эту проблему? Ставьте совместные задачи, в которых каждый раскрывает свой потенциал.
Можно организовать неформальный чат, где люди будут делиться мемами, фото своих домашних питомцев, полезным контентом, играть, делиться опытом.
Главное — не принуждать сотрудников участвовать в общих движухах. Это должно быть по желанию. Цель неформальных чатов — сплотить людей, повысить доверие в команде и убрать напряжение, которое может мешать прорывным идеям и креативу.
По данным Economist Intelligence Unit, производительность, мобильность и удобство ПО, которым пользуется команда, сильно влияют на продуктивность.
Чтобы не впадать в микроменеджмент, передайте ответственность за выполнение задач вашим сотрудникам. В софте для совместной работы вы будете видеть, что делает ваш подчиненный, сколько времени тратит на задачу.
Сводные отчеты помогут лучше планировать задачи, а трекер времени с уведомлениями напомнит, что пора приступать к работе.
Подборка сервисов для управления проектами и задачами поможет в этом. Важно, что все сервисы доступны в России.
Готовое решение по управлению проектами для бизнеса;
Встроенный трекер времени;
Можно настраивать задачи по приоритету, статусам, исполнителям;
Отображение задач в формате доски, календаря, списка и матрицы;
Скриншоты экрана сотрудников, с блюром переписок;
Автоматические отчеты о действиях сотрудников;
Графики эффективности, планирование бюджета;
Система уведомлений о дедлайнах и простое в работе;
Интеграция с ботом в Telegram;
Можно добавлять файлы, записывать скринкасты и прикреплять к задаче;
Можно делиться карточкой задачи с клиентами.
Сервис для мониторинга продуктивности сотрудников;
Встроенные тайм-трекер;
Отслеживание переработок членов команды;
Отслеживание сайтов и приложений, которые во время рабочего времени посещают сотрудники;
Есть интеграция с CRM/ERP системами;
Двусторонняя авторизация для дополнительной безопасности.
Платформа для совместной работы и управления знаниями;
Встроена полноценная рабочая среда, где можно сохранять и совместно редактировать статьи;
Упрощает онбординг новичков в компании;
Можно создавать тесты для сотрудников;
Нет списка задач;
Есть личные кабинеты сотрудников с подробным личным планом развития.
Таск-менеджер для команд и бизнеса;
Наводит порядок в задачах компании;
Можно управлять проектом, сроками и следить за эффективностью сотрудников;
Канбан доска;
Можно открывать обсуждения и добавлять комментарии;
Сохраняется история изменений по каждой задаче;
Есть интеграция с Git;
Можно настраивать задачи по приоритетам;
Есть сводные отчеты по активности сотрудников.
Облачная система для B2B компаний — есть несколько бизнес-решений, не только управление проектами;
Сортировка задач по приоритету, поиск по задачам;
Автоматические отчеты о работе сотрудников;
Напоминания о делах;
Трекинг времени;
Есть хранилище файлов;
Карточки с информацией о сотрудниках;
CRM для B2B.
Система для управления бизнес-процессами и работой компании;
Организует все процессы, которые относятся к оперативной, управляющей деятельности или back-офису;
Учёт клиентов, сделок, заказов;
Управление персоналом: подбор и согласование отпусков и отгулов;
Постановка задач сотрудникам в режиме Канбан;
Выставление счетов клиентам, согласование договоров;
Интеграция со множеством сервисов для документов, виртуальной телефонии, 1С и т.д.;
Есть шаблоны готовых бизнес-решений.
Простая система управления сложными проектами;
Можно планировать события и вести протоколы;
Сохраняется история изменений по задачам, события и действиям;
Есть статистика по сотрудникам;
Документооборот, можно создавать и согласовывать документы;
Отображение задач в Канбан, Диаграмме Ганта, в формате тайминга целей и задач;
Есть чат для обмена сообщениями.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
12340 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
У работы на удаленке для сотрудников масса преимуществ: чего только стоит гибкость рабочего дня и экономия времени и денег на дорогу. Для работодателя плюсов тоже не мало. Например, нет необходимости арендовать офис, следить за ним, а талантливые кадры можно найти в другом городе или стране.
Главное — подойти с умом к организации команды. Люди должны понимать свою цель, стратегию компании и требования руководства, чтобы приносить высокие результаты. В будущем тенденция к работе на удаленке или в гибридном формате будет только расти. Значит, пора создать все условия для рабочей среды в сети уже сейчас.
