Как организовать запоминающийся ивент

Организация ивента — это возможность не только рассказать о бренде, но и создать эмоциональную связь с аудиторией. Независимо от масштаба мероприятия, будь то корпоративная вечеринка, конференция или полномасштабный фестиваль, важно учесть все детали, чтобы событие стало запоминающимся и эффективным.

В этой статье рассмотрим этапы организации ивента, элементы, которые влияют на успех и примеры работающих решений.

Этапы планирования ивента

Прежде чем приступить к подготовке, важно чётко определить, зачем проводится мероприятие. Для продвижения бренда, укрепления отношений с клиентами, привлечения новых партнёров или увеличения продаж? От цели зависит вся концепция ивента, о которой поговорим позже.

• Пример того, как должна выглядеть цель:
• Презентовать новый продукт.
• Провести образовательный мастер-класс для целевой аудитории, чтобы подчеркнуть экспертность.
• Укрепить командный дух на корпоративной встрече, продемонстрировать клиентам и партнёрам сплочённость.

Правильный ивент всегда ориентирован на интересы участников. Чтобы лучше понять аудиторию, задайте себе следующие вопросы:

• Кто придёт на мероприятие, в каком количестве;
• Какие их потребности и ожидания;
• Какой формат мероприятия будет интересен.

Например, для молодёжи нужны интерактивные зоны и активности, для деловых партнёров и клиентов будет лучше полезная информация, нетворкинг.

Прекрасная и запоминающаяся фотозона

Итак, после этого составляется концепция. Это основа, которая создаёт уникальность и привлекает внимание. В ней описаны тема, цель, стиль мероприятие, программа, даже дресс-код, если он есть. Важно максимально подготовиться на этапе планирования, чтобы не пришлось импровизировать в ходе самого ивента.

Допустим, организуете футбольный матч — нужно продумать каждую деталь: как будут впускаться гости, чем питаться, будет ли дополнительно продаваться что-то ещё во время матча, как вообще продать билеты и привлечь болельщиков на стадион?

Наконец, главный и решающий для большинства фактор — бюджет. Он влияет на каждый этап, от самого формата ивента до возможностей привлечения. Для начала нужно посчитать, какой бюджет нужен на ключевые элементы:

• Аренда площадки.
• Техническое оборудование.
• Креативное оформление.
• Кейтеринг.
• Рекламная кампания.

Старайтесь заложить резерв на непредвиденные расходы, которые могут возникнуть в процессе подготовки.

Что обязано быть на запоминающемся ивенте

1. Уникальный контент. Программа ивента должна быть интересной, разнообразной и включать мастер-классы, выступления спикеров, презентации продуктов; а контент соответствовать ожиданиям аудитории и подчёркивать ценности бренда.
2. Интерактивность. Задействуйте участников, чтобы они чувствовали себя частью события. Создайте интерактивные зоны, фотозоны, добавьте игры или конкурсы. Например, на корпоративной вечеринке организуйте VR-зону, где гости попробуют увлекательные техно-новинки.
3. Эмоциональное воздействие. Создайте атмосферу, которая запоминается. Проработайте креативное оформление пространства, музыку, рассмотрите вариант светового шоу или неожиданных сюрпризов для гостей.

В сентябре наша команда посетила Море бизнеса, где организовали интерактив для гостей. Digital-таро и онлайн-викторина — это то, от чего не могли оторваться гости. Мы получили интересный опыт, лидов и множество полезных знакомств. Как поделились клиенты, интерактив понравился, чего они не ожидали, так это встретить наших info-цыганок.

Как продвигать ивент: инструменты и каналы

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 12335 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

Успех мероприятия зависит не только от организации, но и от того, как вы привлекаете аудиторию. Итак, как продвигать ивент:

1. Социальные сети — один из инструментов для привлечения участников. Используйте таргетированную рекламу, создайте событие в ВК, расскажите в текущих каналах об ивенте, снимите несколько коротких роликов и загрузите их на соответствующие площадки. Задействуйте всевозможные площадки, чтобы привлечь аудиторию! Например, планируете модный показ — снимите небольшой тизер того, что будет на нём.
2. E-mail рассылка. Если у есть база контактов, используйте её для персонализированных рассылок. В письме расскажите о программе мероприятия, представить спикеров или предложить скидку на билеты при ранней регистрации.
3. Сайт или лендинг мероприятия. Создайте отдельную страницу, где будет размещена информация о событии: программа, спикеры, карта проезда, кнопка для регистрации. Это не только упрощает процесс записи, но и добавляет ивенту солидности.
4. Работа с блоггерами. Если аудитория активна в соцсетях, сотрудничайте с блогерами, чтобы рассказать о мероприятии. Пусть они делятся впечатлениями, приглашают подписчиков, проводят розыгрыш билетов.
5. Партнёрские коллаборации. Сотрудничайте с другими брендами, которые заинтересованы в ивенте. Например, спонсоры или партнёры могут не только помочь с организацией, но и привлечь дополнительную аудиторию взамен на размещение их продукции.

Как оценить эффективность ивента

После завершения мероприятия важно проанализировать, насколько успешно оно прошло. Вот несколько показателей:

• Количество участников. Сравните реальное количество посетителей с тем, что было запланировано. Это даст понимание, насколько эффективно сработало продвижение.
• Вовлечённость гостей. Измерьте, насколько активно участники взаимодействовали с программой. Это можно сделать через опросы, количество вопросов к спикерам, участие в конкурсах или посещение интерактивных зон.
• Отзывы и обратная связь. Соберите отзывы участников, чтобы понять, что понравилось, а что оставило желать лучшего. Это поможет сделать следующий ивент ещё лучше.
• Прямые результаты. Если целью мероприятия — продать продукт или услуг, посчитайте, сколько заказов вы получили. Например, на бизнес-конференции важно понять, сколько было получено полезных контактов и предложений.
• Анализ PR-эффекта. Посмотрите, насколько выросла узнаваемость бренда после мероприятия. Это можно отследить через упоминания в СМИ, соцсетях или прирост подписчиков.

Советы из нашего опыта организации ивентов

• Думайте о деталях: удобной навигации, качественн еде или продуманном дизайн пространства. Каждый элемент может существенно улучшить впечатления гостей.
• Создавайте контент во время мероприятия. Делайте фотографии, записывайте видео, собирайте отзывы. В будущем он пригодится для продвижения новых ивентов, а также станет материалом для отчёта по прошедшему ивенту.
• Используйте гибридные форматы. Онлайн-трансляции ивентов привлекают участников, которые не могут присутствовать лично. Это важно для масштабных мероприятий.
• Следите за трендами. Продвигайтесь за счёт инноваций. Например, интерактивные зоны, где можно протестировать продукт, VR/AR-технологии или тематические фотозоны, добавляют мероприятию яркости и актуальности.

Заключение

Организация запоминающегося ивента — это искусство, требующее тщательной подготовки, креативности и умения работать с аудиторией. От определения цели до анализа результатов — каждый этап важен для создания события, которое будет выделяться среди других.

Используйте описанные инструменты, подходы и советы, чтобы мероприятие стало не только успешным, но и оставило яркий след в памяти участников. И помните: ключ к успеху — это внимание к деталям и искреннее желание создать что-то особенное.

А за продвижением обращайтесь к экспертам! Проведём анализ компании, маркетологи подберут наиболее подходящий вариант продвижения и подскажут, какие инструменты помогут достичь максимальной эффективности.