Как правильно подготовить шаблоны ответов на отзывы

Ответы на отзывы, которые оставляют клиенты в карточках вашей компании, — это не просто формальность, а стратегический канал маркетинга. Грамотно подготовленный и составленный ответ может удержать недовольного покупателя, мотивировать потенциального клиента на повторную покупку и показать всем, что вам не всё равно. Быстро реагировать на каждый комментарий или отзыв крайне важно, но что делать, когда их очень много? 

Подготовка шаблонов ответов на отзыв — это не про лень, а про повышение качества сервиса за счёт оперативной реакции на отзывы. В этом материале предлагаем пошаговую инструкцию по созданию библиотеки шаблонов ответов для различных ситуаций, научим вас готовить не просто шаблоны, а гибкие системы ответов, которые помогут вам гасить конфликты и превращать даже отрицательные отзывы в возможности для роста.

Шаблон ответа для положительного отзыва

Положительные отзывы, безусловно, как бальзам на душу каждому предпринимателю. Но пишут их гораздо реже, чем отрицательные. Но если уж в карточке вашей компании оставили такой отзыв — нужно обязательно на него отреагировать: клиент потратил своё время, чтобы помочь потенциальным покупателям сделать свой выбор и не преминул при этом похвалить вас. И в свою очередь заслуживает, как минимум, внимания от вас в виде ответа на его отзыв.

Итак, как действовать, если отзыв положительный?

1. Обязательно поблагодарите пользователя за его слова. При этом не пишите простое «спасибо» — найдите, чем ещё можно дополнить это слово.
2. Не забудьте подготовить персонализированный ответ. То есть ответ должен быть таким, где, как минимум, упоминается имя пользователя или его никнейм. Очень хорошо, если вы будете использовать фразы или акцентировать внимание на чём-то, что упомянул в отзыве человек.
3. Разговаривайте на одном языке с клиентом, объедините в ответе свой tone of voice и манеру общения пользователя. Не нужно сыпать сложными терминами, если клиент пишет максимально простыми словами.
4. Включите в шаблон ответа ключевые слова (например, название товара или компании). Это хороший инструмент для SEO-продвижения. Но пишите название, только если это уместно.
5. Ответ должен быть живым и человечным. Никаких сухих фраз и отписок.
6. Можно аккуратно пригласить клиента к дальнейшему сотрудничеству.
7. В конце оставьте доброе пожелание и попрощайтесь с пользователем.

Примеры шаблонов можно написать под каждую ситуацию. И подготовить их несколько. Например, если в отзывах часто хвалят быструю доставку, то в шаблон можно включить фразу «спасибо, что оценили работу наших курьеров».

Пример шаблона ответа на хороший отзыв про отель:

«Отдыхали с семьёй, всё было идеально: чисто, уютно, а вид из окна просто захватывает!»

Возможный ответ:

«Здравствуйте, [Имя клиента]!

Спасибо вам за приятные слова и за выбор нашего отеля для отдыха вашей семьи. Мы бесконечно рады, что вам пришлись по душе номера и понравился вид из окна — мы и правда очень гордимся нашим расположением.

Для нас особенно ценно, что вы отметили чистоту в номерах — мы передадим вашу благодарность горничным и службе эксплуатации.

Будем ждать вашего возвращения в [Название отеля]! Надеемся снова стать вашим домом вдали от дома.

Искренне ваша,

Команда отеля «[Название]»

На основе этого примера можно составить несколько вариантов шаблонов ответов и использовать их по ситуации.

Шаблон ответа для отрицательного отзыва

Отзыв от недовольного клиента в карточке вашей компании — это совершенно не повод паниковать и расстраиваться, но повод задуматься, что же вы делаете не так. Очень важна при работе с такими отзывами персонализация. То есть в идеале вы должны провести расследование внутри своей компании, выяснить причины, которые стали виной появления отрицательного отзыва в карточке, и уже затем дать ответ пользователю, предложив компенсацию или рассказав, что проблема уже решена. Здесь, конечно, тоже важна скорость реакции на отзыв, но лучше всё же разобраться в нюансах, прежде чем предоставить вместо нормального ответа шаблонную отписку.

Что должен содержать шаблон ответа на отрицательный отзыв?

1. Приветствие и признание ошибки, если она имеет место быть, и сочувствие клиенту. Не стесняйтесь извиняться — это поможет снизить градус напряжённости.
2. Поблагодарите искренне за обратную связь и возможность становиться лучше.
3. Предложение компенсации или решения проблемы, если это возможно. Скидки, бонусы, замена товара, промокод, подарок — вариантов масса. Помните, что компенсация должна быть весомой — нет смысла предлагать клиенту 100 бонусных баллов, если он, например, лишился целого заказа на несколько тысяч рублей.
4. Если вы просите связаться напрямую, то сразу в ответе напишите контакты: телефон, электронную почту. Важно, чтобы решение проблемы выглядело максимально простым для клиента и не требовало от него массы «ненужных» действий.
5. Персонализация — ваше всё. Оставьте в шаблоне место для неё. Вместо «мы сожалеем, что это произошло» напишите, о чём вы сожалеете, используйте фразы клиента из его же текста.
6. После решения проблемы попросите изменить текст отзыва.
7. В конце шаблона укажите ФИО ответственного, кто оставил ответ на отзыв, его должность и название компании. Это поможет человеку понять, что он общается с живым человеком, а не ботом.

Возможный шаблон ответа:

Клиент жаловался на долгое ожидание заказа и холодное блюдо.

Вариант ответа «Здравствуйте, [Имя или ник, если указаны]!

Большое спасибо за уделённое время и ваш отзыв. Мы приносим искренние извинения за то, что ваш визит в наш ресторан не оправдал ожиданий. Наша команда ценит, что вы выделили время и указали на конкретные недочёты — именно такая обратная связь поможет нам стать лучше и исправить ошибки.

Безусловно, долгое ожидание и подача холодного блюда — это недопустимо. Мы разбираемся в ситуации на кухне в тот вечер и усиливаем контроль за временем подготовки и температурой подачи блюд.

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 13231 тендер
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

Мы были бы рады исправить ваше впечатление. Пожалуйста, обратитесь к нашему менеджеру [Имя] по почте такой-то или телефону такому-то, и мы с радостью организуем для вас повторный визит с комплиментом от шеф-повара.

С надеждой на второй шанс,

Команда ресторана «[Название]»

Или:

Клиент жалуется на бракованный товар и сложности с возвратом.

Ответ: «Здравствуйте, [Имя или ник]!

Благодарим вас, что нашли время написать нам об этой проблеме. Извините за доставленные хлопоты — мы понимаем, что это неприятно — получить некачественный товар и столкнуться с трудностями при его возврате.

Такая ситуация абсолютно нетипична для нас, и мы уже проводим внутреннюю проверку с отделом контроля качества.

Чтобы решить проблему максимально быстро, мы уже отправили вам на почту инструкции для бесплатной отправки товара назад. Новый товар будет отправлен вам сразу же после подтверждения брака, либо мы немедленно вернем деньги — на ваш выбор.

Для уточнения всех деталей с вами свяжется наш персональный менеджер [Имя] в течение часа.

С уважением, Максим О., специалист Службы заботы о клиентах «[Название магазина]».

Ещё важно: иногда негативные отзывы оставляют ваши конкуренты. Такие отзывы можно считать фейковыми. Но на них всё равно требуется дать ответ, даже если вы уверены на 200%, что отзыв ненастоящий. Ответ покажет вашим потенциальным клиентам, что вы:

• готовы улучшать свой сервис;
• готовы защищать честь и достоинство своего бизнеса.

Шаблоны ответов на фейковый негативный отзыв могут содержать фразы: «Мы не смогли идентифицировать вас как нашего клиента. Просим связаться с нами по телефону/электронной почте для разрешения ситуации». Пример ответа на такой отзыв:

«Здравствуйте, [Имя или ник]. Благодарим вас за то, что нашли время поделиться своим мнением. Очень жаль, что вы столкнулись с проблемой доставки.

Чтобы помочь вам, мы проверили все заказы за указанный период, но, к сожалению, не обнаружили заказа по вашему имени или с указанным номером телефона. Возможно, произошла ошибка в названии нашей компании?

Пожалуйста, напишите нам ваш номер заказа на почту support@m**l.ru, и мы немедленно во всём разберёмся.

С заботой о вас, служба поддержки «Название магазина».

Главная цель вашего ответа — не переубедить анонима, а показать будущим клиентам, что вы профессиональная компания, которая ценит репутацию и готова к диалогу.

Топ-10 ошибок при работе с отзывами

В конце статьи приводим список самых распространённых ошибок, которые допускают предприниматели при работе с отзывами.

1. Игнорирование отзывов. Не отвечать на отзывы вообще — грубейшая ошибка. Потенциальные клиенты, видя отзывы без ответов представителя, начинают думать, что компания равнодушна к тем, кто несёт им свои деньги. Этот принцип может привести даже к потере лояльных клиентов. А уж уровень доверия точно снизится.
2. Ответы только на негативные отзывы. Игнорируя положительные отзывы и отвечая только на негатив, вы упускаете возможность усилить лояльность довольных клиентов и получить от них дополнительную пользу (например, контент для соцсетей). Обязательно нужно благодарить за позитивные отзывы.
3. Длительный ответ на отзыв. Отвечать на отзыв через неделю, месяц или позже — моветон. Клиент уже забыл о вас, его проблема могла усугубиться, а у читателей создаётся впечатление, что компания медлительная и нерасторопная. Поэтому нужно стараться отвечать быстро, особенно на негатив (в идеале — в течение 24-48 часов). Чтобы вовремя получать информацию о новых отзывах, настройте уведомления об их появлении или используйте системы мониторинга упоминаний.
4. Ответы шаблонами без ориентации на клиента и проблему. Безусловно, шаблоны ускоряют работу с отзывами и облегчают её, но каждый шаблон должен быть адаптирован под конкретную ситуацию. И даже на положительные отзывы не стоит отвечать везде и всегда одинаково. Клиенты чувствуют фальшь и понимают, что их мнением не интересуются по-настоящему. Это обесценивает сам факт ответа.
5. Агрессия и хамство. Вступать в спор, обвинять клиента в некомпетентности или клевете — не надо так. Это приведёт только к эскалации конфликта, клиент может разозлиться ещё больше и начнёт писать о вас плохо везде. Лучше всего придерживаться спокойного нейтрального тона.
6. Публикация конфиденциальных данных. Просить публично паспортные данные или озвучивать диагноз — так делать не нужно. Это нарушение правил конфиденциальности и безопасности. Это дурной тон, который отпугнет других клиентов. Лучше предложить перевести диалог в личные сообщения.
7. Отписки без конкретных действий. Это грубая ошибка — отвечать общими фразами, но не предложить клиенту решение его проблемы или не провести внутреннее расследование. Клиент остается неудовлетворённым, так как его проблема не решена.
8. Безосновательное удаление негативных отзывов (если это не спам или мат). Массово удалять все негативные, но честные отзывы нельзя. Это приведёт к потере доверия. Современные пользователи умеют отличать реальную площадку с отзывами от «отфильтрованной». Нужно работать с негативом, а не удалять его.
9. Отсутствие работы над ошибками внутри компании. Нет смысла отвечать на отзывы для галочки, важно проводить внутренний аудит, искать проблемные места и исправлять ситуацию внутри организации. Только тогда можно достичь успеха и справиться с постоянным потоком негатива.
10. Ответы с фактическими ошибками. Перепутали имя клиента или извинились за медленную доставку, когда клиент писал совершенно о другой проблеме? Это охарактеризует вас как невнимательных и равнодушных предпринимателей.

Помните: работа с отзывами — это часть клиентского сервиса и мощный маркетинговый инструмент. Грамотные ответы не только удерживают текущих клиентов, но и формируют доверие у будущих, показывая, что компания живая, адекватная и готова решать проблемы. И если вы собираетесь использовать шаблоны, то каждый из них всё равно нужно будет адаптировать под конкретную ситуацию. Тогда успех в области защиты репутации своего бизнеса вам гарантирован.