Как создать электронную почту для бизнеса

У большинства пользователей есть электронная почта, у части даже не одна. И компании тоже создают почты, в основе которых доменное имя. Привычная корпоративная почта выглядит так: hello@domain.com. Это добавляет профессионализма в общение с клиентами и партнёрами, повышает узнаваемость бренда. А создаётся такая почта за пару шагов. Рассмотрим оптимальные сервисы и сравним предложения как для единичной почты, так и корпоративной почты для каждого сотрудника.

Для чего нужна корпоративная почта

Создать почту можно для «лица» компании — с этого адреса отправляются рассылки и важная информация: чеки об оплате, благодарности за рассылки, ответы на обращения. Но есть и другие варианты:

• Общение с клиентами, ответы на запросы от лицах конкретных отделов. Например, создать отдельную почту для ответов техподдержки или менеджеров на вопросы клиентов. И каждый отдел с отдельной почтой: техпод — support@domain.com, отдел продаж — sales@domain.com. Это позволит легче отслеживать количество и статус заявлений, а также качество ответов отдельных отделов.
• Отдельные почты для сотрудников. Создайте для сотрудников отдельные email-адреса. Это позволит чувствовать себя частью команды и легче обмениваться рабочей информацией, не смешивая с личными письмами. Так у клиентов не возникнет вопросов «Что за Кирилл Пупкин написал?», потому что в домене будет указана компания.

Итак, корпоративная почта подчёркивает профессионализм, повышает запоминаемость бренда, а главное — безопасность передаваемой информации и защита конфиденциальной информации клиентов.

Сервисы для создания корпоративной почты

Рассмотрим популярные и надёжные сервисы, которые удовлетворяют базовые потребности.

VK WorkMail

VK WorkMail — это решение от Mail.ru, предназначенное для безопасной и эффективной работы с электронной почтой на собственном или бесплатно предоставленном домене. Сервис подходит как для малого и среднего бизнеса, так и для больших компаний. Дополнительные функции:

• Календарь, в котором планируется рабочий график и встречи;
• Книга контактов, где собраны сотрудники;
• Звонки, которые доступны в аудио и видео форматах.

Преимущества: защита от спама и вирусов, интеграция с корпоративными системами, а также настройка интерфейса в корпоративном стиле. 

Чтобы создать почту, перейдите на сайт и нажмите кнопку «Подключить». Далее следуйте по чек-листу — он будет ниже. Почта создаётся в облаке или переносится на собственный сервер. Минимальная стоимость — 159 ₽ за пользователя в месяц при покупке на год.

Разберём настройку и подтверждение почты на примере VK WorkMail — у большинства сервисов процесс не отличается.

Сперва введите домен:

Далее подтвердите владение доменным именем любым из предложенных способов. Рекомендуем при помощи DNS проверки — это проще.

Скопируйте предоставленное значение

Создайте TXT-запись в DNS-панели и вставьте скопированное ранее значение. После этого нажмите «Подтвердить». Изменение DNS-записей занимает от нескольких минут до пары часов.

Следующий шаг — настройка MX-записи. Пока вы их не настроите, почтовые ящики не будут получать сообщения. В панели управления DNS создайте новую MX-запись и вставьте текст, который предоставлен сервисом.

Обратите внимание, проверка MX-записи занимает несколько часов, по завершении проверки на электронный адрес будет отправлено письмо с результатами. Статус проверки отображается в личном кабинете VK WorkSpace.

Чтобы письма не попадали в спам, необходимо настроить SPF-запись. Для этого добавьте еще одну TXT-запись с указанием значения v=spf1 redirect=_spf.mail.ru.

Яндекс 360 для бизнеса

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 13488 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

Это не только почта, а полноценный виртуальный офис. Яндекс предлагает облачное хранилище, календарь, редактор документов и сервисы для коммуникации. Сервис удобен и даёт возможность быстро мигрировать со стороннего ресурса, перенеся все данные и переписки.

Минимальный тариф стоит 249₽ в месяц за одного пользователя, включает:

• 100 ГБ места на Диске;
• 1500 писем в Рассылках;
• Видеовстречи без ограничений по времени;
• Отсутствие рекламы.

Подтверждение проходит по схожему с VK WorkMail алгоритму. Выбираете тариф, а затем подтверждаете права на владение доменом одним из доступных способов. После этого добавьте MX-запись и SPF.

Рег.ру

Рег.ру позволяет создать и управлять почтовыми ящиками через интерфейс ispmanager. Стоимость — от 99₽ в месяц за 1 почтовый домен и 10 ГБ на диске, тариф доступен при покупке сервиса на 3 года.

Преимущества сервиса:

• Неограниченное количество пользователей.
• Отсутствие рекламы в интерфейсе.
• Защита от нежелательных писем.
• Возможность импорта почтовых ящиков в панели управления.

МойОфис Почта

Почтовый сервер и приложения для работы с письмами, календарем, задачами и контактами на любом устройстве. Подходит для среднего и крупного бизнеса. Разворачивать систему можно или на собственной инфраструктуре, или серверах доверенного партнёра. Цены и этапы подключения обсуждаются отдельно после заполнения заявки.

CloudMTS

Предложение от МТС включает корпоративную почту, календарь, заметки, облако файлов и управление бизнес-задачами. Все этапы подключения и цены на тариф обсуждаются лично. Для этого заполните форму на сайте.

На что смотреть при выборе сервиса

Выбирая подходящий почтовый сервис, важно учитывать ряд факторов. Понимаем, что низкая цена — это достаточно весомый фактор, но постарайтесь провести полный анализ.

• Ограничение по числу пользователей. Даже малый бизнес в будущем может стать крупнее, понадобится подключить сотрудников, создать новые почты для отделов. Поэтому узнайте на старте, получится ли в будущем без проблем создавать новые почты на том же домене в выбранном сервисе.
• Удобство интерфейса. Постарайтесь попробовать демо-версию сервиса, изучите предлагаемые инструменты и удобство интерфейса. С почтой предстоит работать много, поэтому важно понять, насколько удобно выполнять даже рутинные задачи.
• Переезд с другой платформы. Если уже есть база и нужно перенести её на другой ресурс, узнайте, возможно ли это в предложенном сервисе. Яндекс 360, например, позволяет перенести личную информацию вместе с переписками.
• Проблемы с доставкой писем. Убедитесь, что выбранный ресурс позволяет настраивать MX и SPF-записи, а также DKIM. Это позволит улучшить доставляемость писем.

Заключение

Создание корпоративной почты для бизнеса — это не только шаг к улучшению коммуникации, но и элемент профессионализма и брендинга. Независимо от размера компании, корпоративные адреса на основе домена улучшают восприятие компании клиентами и партнёрами, повышают уровень доверия и защищают конфиденциальность. 

Рекомендуем в первую очередь рассмотреть VK WorkMail, Яндекс 360 и Рег.ру — сервисы предлагают оптимальные цены, условия и функционал. Не ставьте низкую цену в приоритет при выборе, потому что зачастую она связана с урезанными возможности: небольшим количеством подключаемых сотрудников, трудностями в доставке писем, маленьком количестве места на диске.

Кстати, мы не только рассказываем о полезных фишках из digital-среды, но и предоставляем более 80 услуг по продвижению бизнеса. Создаём сайты, занимаемся SEO, SMM, продвижением на маркетплейсах, внедрением CRM и комплексным маркетингом. Обращайтесь за консультацией — проанализируем текущие стратегии, дадим советы по улучшению!