Digital Geeks 
Тендеры и лиды
Информация
Всем привет, на связи Владимир Малюгин из Digital Geeks.
Кажется, что может быть проще, чем поставить задачу? Объяснил в паре слов, что нужно сделать, — и жди выполнения. Но времена устных договоренностей и записок на бумажках давно прошли. Просто поставить задачу и ждать её исполнения — это обычно не работает. Делегировать нужно правильно.
Гик-совет
Лучше потратьте 5 минут на детальную постановку задачи, чем часы на неразбериху в духе «почему коллега не понял/пропустил задачу» или «сделал всё не так».
При постановке задач важно:
Прежде чем говорить о конкретных шагах, нужно сказать пару слов о том, где именно ставить задачи. Сегодня удобнее всего это делать в специальных таск-трекерах, где предусмотрено все для успешного делегирования. Наш любимый — Asana, но можно также использовать, например, Trello, Todoist, WEEEK, Битрикс24.
Итак, как поставить задачу, чтобы ее выполнили на отлично? Методом проб и ошибок я сформулировал 7 ключевых шагов правильного делегирования:
Названия задач должны быть:
Здесь работает правило: «Одна задача — один исполнитель, на 100% отвечающий за результат». Если дело поручить сразу двоим, каждый будет думать, что им займется другой. В результате задача останется невыполненной, более того, могут начаться взаимные обвинения.
Если же в выполнении задачи по объективным причинам участвует несколько человек, разделите ее на этапы. Но за итоговый результат все равно должен отвечать один специалист, который будет следить за тем, чтобы все выполнили свои части. И оправдания вроде «Я не сделал, потому что Иван не сделал свое» не принимаются.
В задачи можно добавлять участников (это похоже на поле «Копии» в электронной почте). Так вовлеченные в процесс коллеги будут получать уведомления обо всех действиях. Добавлять и удалять соисполнителей можно в любое время.
Обязательно указывайте в задаче реальный срок, который вы согласовали с исполнителем. Нельзя ставить дедлайны в одностороннем порядке, ведь у сотрудника уже есть свой план работы.
☝️ Часто бывает, что руководитель просто пишет задачу в WhatsApp и ждёт её выполнения. Однако полное игнорирование текущих задач сотрудника при постановке новой — это самая популярная причина срыва дедлайнов. Поясню на примере.
Аналитик видит задачу подготовить отчет по выручке. Так как она «прилетела» от собственника, специалист сразу же бросается её делать. При этом от него ждут выполнения задач директор по продажам и директор по маркетингу, которые поставили задачи аналитику точно так же: не учитывая, что у него есть другие.
Решение — визуализировать задачи этого сотрудника в таск-трекере (или хотя бы таблице 🙈) и формализовать их постановку, описав, в какой очередности их нужно выполнять. Причём неважно, кто ставит задачу — владелец компании или сотрудники: правила едины. Собственник не может двигать задачи всех остальных без острой необходимости.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
12599 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Если задача просрочена, исполнитель должен объяснить причину в комментарии. Нельзя менять дату молча, иначе наступит неразбериха.
Подробно поясните, что именно, зачем и в каком порядке (если это важно) нужно сделать. Приложите все необходимые материалы и ссылки. Если задача зависит от выполнения других задач, отметьте это. Обязательно укажите критерии готовности (Definition of done), то есть опишите, как выглядит желаемый результат. Это может быть, например, текст, таблица, файл или действие.
Гик-совет:
Обязательно укажите критерии готовности (Definition of done), то есть опишите, как выглядит желаемый результат. Это может быть, например, текст, таблица, файл или действие.
Задаём вопросы, оставляем комментарии, прикладываем файлы и совершаем другие подобные действия строго в пределах соответствующей задачи! Так важную информацию не придется собирать по кусочкам из других задач или в мессенджерах и почте.
Однако если задача нешаблонная и сложная, сразу после ее постановки стоит поговорить с исполнителем по телефону или видеосвязи. Это поможет прояснить все непонятные моменты. А уже после этого всю переписку нужно вести в таск-трекере.
Каждая задача — это часть проекта. Определите, к какому проекту, продукту или направлению работы относится задача. Это поможет исполнителю понять контекст.
Проще говоря, ставьте задачу в нужный проект, а не бросайте её в вакууме.
Выполнив задачу, обязательно отметьте это в трекере.
Суперважно! Не забудьте описать результат или приложить файл с ним (либо дать ссылку на него). Так коллеги будут знать о ваших достижениях. Исполнитель закрывает задачу, когда закончил работу, а руководитель может ее открыть заново (обязательно с комментариями), если считает, что над ней еще стоит поработать.☝️Не закрывайте задачу, если хотя бы одна внутренняя подзадача не выполнена.
С помощью этой статьи вы сможете превратить задачи в четкие, понятные и структурированные поручения.
В завершение — бонус: гайд по постановке топовых задач.
