В идеале и процесс, и завершение работы хочется выстроить так, чтобы не было мучительно больно. Если пойти в известную в Рунете группу для предпринимателей Websarafan, можно почитать, как именно бывает больно. И покажется, что между подрядчиками и заказчиками просто не может быть взаимопонимания, а только бесконечные взаимные упреки и война.
Один из постов в группе по теме
Давайте старательно обойдем все грабли, учтем все нюансы и выстроим работу с подрядчиками, как молодцы. Статья для предпринимателей, которые хотят продвигаться в интернете с помощью экспертов в digital и стартовать без ошибок. Написана по материалам лекций Ольги Балоги для курса MAED, который так и называется: «Digital-маркетинг для ТОПов и предпринимателей».
Работа с подрядчиками состоит из нескольких этапов. Нужно:
Проверить документы и заключить договор.
Назначить ответственных с обеих сторон.
Обсудить каналы общения и частоту встреч.
Предоставить подрядчику информацию, отвечать на его вопросы, быть вовлеченным в проект.
Принимать работу, тестировать результаты, давать обратную связь.
Юридически оформляйте сотрудничество с любым подрядчиком, будь то самозанятый фрилансер или юридическое лицо, организация.
Во многих компаниях есть отдел закупок, и именно он считается ответственным за работу с поставщиками. Отдел закупок знает, как заключать договор подряда, когда привлекать юристов и какие документы нужны бухгалтерии.
Но отдел маркетинга обычно обособлен от этих процессов. Поэтому при первом привлечении маркетинговых подрядчиков может быть неочевидным, что юридически компании следует работать с ними так же, как и с поставщиком комплектующих для производства. Наверняка у вас в компании есть список документов, которые вы просите у поставщика перед началом сотрудничества. Маркетолог должен узнать этот список документов, чтобы он мог запросить их у подрядчика, с которым вы собираетесь работать.
В договоре пропишите следующее:
Желаемый результат.
Срок.
Обязательства.
Пени и штрафы: как правило, зеркальные.
Конфиденциальная информация. Определите, какая именно будет таковой являться. Маркетинг предполагает продвижение, для продвижения многие средства хороши и если вы реализуете проекты, о которых нельзя рассказывать, пропишите это в договоре с подрядчиком. Обозначьте точно, какая информация конфиденциальна;
Интеллектуальная собственность и авторские права. Например на те изображения музыкальные файлы и т. д., которые вы с подрядчиком используете в проекте. Кто занимается покупкой авторских прав или фотографированием для наполнения контентом;
Результаты работ. Если подрядчик создает для вас определенную работу, важно включить пункт, что результат принадлежит вам.
Там же должно быть четко указано, какие контактные лица со стороны подрядчика и со стороны клиента будут отвечать за совместную работу, за ведение проекта. Это важный момент, потому что для подрядчика контактное лицо в компании является лицом, принимающим решение. Это человек, чье слово является финальными, и на чье слово подрядчик опирается при реализации проекта.
Фрагмент презентации лекции Ольги Балоги «Как работать с подрядчиком» для курса MAED
К сожалению, на клиентской стороне возникает много точек зрения. Особенно это касается проектов, к которым неравнодушны сотрудники компании. Если всех сотрудников спросить, у них могут быть противоположные мнения. Поэтому у проекта должен быть руководитель, который собирает мнения всех и предоставляет итоговый результат, до чего договорились или что он сам решил. Вы отдаете руководителю проекта, контактному лицу, полномочия такие решения принимать, и для подрядчика именно это контактное лицо, не генеральный директор или кто-то еще в компании, а именно этот человек будет человеком, на чьё мнение он будет опираться.
Если спросить у маркетологов про их боли, в топ уверенно войдет долгое согласование. А еще когда вдруг несколько ЛПРов отвечают за проект одновременно. Маркетолог в таком случае чувствует себя между молотом и наковальней. Результат плох для всех: проект затягивается.
Равносильно и обратное — обычно подрядчик предоставляет менеджера проекта, который для вас является контактным лицом и который выступает от лица компании. Если вы правильно выбрали подрядчика, то этот менеджер не прикрывается действиями коллег, не пытается перенести на кого-то ответственность. Он сам представляет компанию, несет ответственность перед вами, отвечает на любые вопросы, всегда на связи, дает максимально объективную информацию.
На третьем этапе определите, где будете общаться с подрядчиками. Договоритесь о частоте и месте встреч. Что это будет: мессенджер, электронная почта, звонки по Skype или Zoom. В некоторых агентствах у заказчика даже есть личный кабинет, или они могут наблюдать весь процесс работы над своим проектом в CRM и общаться непосредственно там с исполнителями и аккаунт-менеджером. Если подрядчик работает по SCRUM и может раз в две недели представлять результаты работ, тогда частота встреч фиксирована. Если нет, тогда нужно договориться о конкретном промежутке или дне недели, когда вы будете встречаться или созваниваться и обсуждать ход проекта.
Стоит разделить каналы на официальный и оперативный. Сейчас развиты мессенджеры, можно позвонить по телефону, по Zoom... Это хорошо с точки зрения скорости, но плохо с точки зрения доказательности. Поэтому договоритесь о двух каналах для коммуникации. Например, вы переписываетесь с подрядчиком в Telegram, в каком-то чате заинтересованных, обсуждаете там оперативные вопросы. При этом у вас должен быть официальный канал общения, и он фиксируется в договоре — обычно это электронная почта контактных лиц. Именно по электронной почте следует фиксировать все договоренности, которых вы достигли через Skype или Zoom. Вы делаете флоу-ап в официальный канал, и это помогает избежать недомолвок и оперативно увидеть, если подрядчик что-то не так понял.
В процессе реализации проекта важно предоставлять информацию подрядчику и отвечать на его вопросы. Когда проект начинается, нужно поделиться всем, что есть, на момент старта: что вы пробовали по этой теме, что сработало, что не сработало. Это может быть и какая-то неофициальная информация: например, подозрения, что конкуренты совершат определенные шаги, какие-то слухи, которые ничем не подтверждены, но влияют на рынок — этим тоже стоит поделиться с подрядчиком, это будет важно.
Один маркетолог поделился такой болью: он работал над SEO-продвижением сайта заказчика. И в процессе работы неожиданно понял, что заказчик переехал на новый домен и самостоятельно добавил посадочные страницы. Это перечеркнуло все предыдущие усилия.
Сообщайте о ваших планах заранее. Если вы для контекстной рекламы нанимаете одного исполнителя, а для SEO другого, пусть они лучше знают о существовании друг друга.
Определите срок ответа на вопросы. Если у вас предполагается сотрудничество с подрядчиком, где он вам задает определенные вопросы, зафиксируйте, что вы должны на них ответить в течение одного дня. Компания-подрядчик рассчитывает свои ресурсы и может упереться в то, что клиент не на связи, работа над проектом встает, ресурсы потрачены, время упущено (а в продвижении время — точно деньги). Не будьте тем тормозом, который в какой-то момент стопорит работу над проектами.
Это финальный этап. Рекомендуем планировать время для приемки задач. Если вы знаете, что по итогам спринта или через неделю ваш подрядчик вернется к вам с результатом и вам нужно выделить время, чтобы посмотреть, почитать, протестировать, то забейте нужный временной слот в своем деловом календаре. Когда вы получите результат, покажите его всем причастным в вашей команде: тем, кому предстоит работать с этой задачей дальше.
Если вы сомневаетесь, вам что-то не нравится, то у компании-партнера всегда можно попросить черновики/ консультацию: из чего выбирали, почему сделали так. Узнать логику, почему был реализован именно этот вариант. Спросить, какая могла бы быть альтернатива. Или даже попросить сделать другой вариант. Это может быть предусмотрено или не предусмотрено договором — возможно, за отдельную плату подрядчик будет это для вас делать.
Обращайтесь с другими компаниями так, как вы бы хотели, чтобы они обращались с вами. Не задерживайте оплату, если нет на то каких-то форс-мажорных обстоятельств. Запланируйте это в бюджете и выдерживайте сроки.
Предоставляйте подрядчику всю нужную информацию вовремя. Помните, что вы работаете вместе. Не они вместо вас, а именно с вами вместе.
Обязательно закладывайте люфты. При работе с любой компанией и любой подрядной организацией пусть у вас будет запас по срокам и по бюджетам. Подрядчики могут не успеть, вам может хотеться большего — пусть у вас будет запас. Пусть эти сроки, которые стоят внутри бизнеса, будут более сжатыми для подрядчика.
Доверяйте. Если вы взяли подрядчика на определенный этап работы, значит компания, с которой вы собираетесь сотрудничать, лучше, чем вы, разбирается в вопросе. После того как передали все вводные, постарайтесь довериться подрядчику и сделать ему то, что он хочет для вас сделать. Показать варианты и показать свою точку зрения. Коммуницируйте, спрашивайте, уточняйте, добивайтесь полного понимания процесса и его логики.
По итогам работы, когда проект завершен, хвалите подрядчика, если вам понравилось. Делитесь отзывами о нем: как этот проект вошел в жизнь компании, как его воспринимают клиенты, какие были результаты. И рекомендуйте его, если подрядчик вам понравился. Это будет полезно и компании, сделавшей проект, и коллегам, которым нужны надежные партнеры.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
12211 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Оформляйте сотрудничество документально, постарайтесь учесть все договоренности;
Щедро делитесь с подрядчиком информацией;
Выделяйте время для взаимодействия — ответов на вопросы, приемки результатов;
Используйте «золотое правило нравственности»;
Хвалите и рекомендуйте подрядчика, если вам понравилось с ним работать.
