Ключевые функции таск-менеджера для digital-команд

Когда в digital-проекте работает больше двух человек, появляется путаница с задачами и файлами. Команды теряют время на поиск информации и выяснение, кто за что отвечает. В статье разбираем, какие функции таск-менеджеров действительно решают эти проблемы.

Быстрое общение в команде

С таск-трекером не надо звонить и ждать, когда коллега появится онлайн. Удобное общение — одно из главных плюсов работы в таск-менеджере.

Какие функции нужны для быстрого общения:

• Комментарии к задачам — общение прямо в карточке. Все, кто работает над задачей, могут написать в комментариях свое мнение. Если нужно привлечь внимание конкретного человека, можно его упомянуть — он получит уведомление. Можно задавать вопросы, сохранять переписку, обсуждать проблемы — все это не потеряется, потому что привязано к карточке задачи.
• Прикрепление файлов и ссылок. Чем больше форматов поддерживает система, тем лучше. Так решается вопрос хранения документов и медиафайлов. Можно добавлять фото, документы Word или аудиофайлы, а потом быстро их найти. Не нужно все держать на компьютере — достаточно зайти в таск-менеджер.
• Встроенный мессенджер. Всю переписку можно перенести из других мессенджеров в рабочую систему. Можно общаться с коллегами, создавать групповые чаты по отделам или проектам.

Рассмотрим примеры из разных таск-трекеров.

В Аспро.Cloud под задачей можно вести сразу несколько веток комментариев. Не хотите писать текст — поставьте лайк. А если нужно выделить важную ветку, ее можно закрепить.

В Яндекс Трекере файл можно прикрепить к описанию задачи или к комментарию. Размер файла — до 128 МБ.

В YouGile недавно добавили голосовые сообщения. Пользователи отмечают отличную работу функции расшифровки текста в уведомлении.

Этапы работы и приоритеты

Начальник просит отчет, старший менеджер — презентацию, а директор — базу клиентов. И все это сегодня. Как понять, что делать в первую очередь, а что может подождать? Таск-менеджер помогает разобраться с рабочими задачами.

На какие возможности обратить внимание:

• Задачи. Не нужно лично подходить к сотруднику и объяснять, что делать. Все можно написать в карточке задачи. Сотрудник видит, что нужно сделать, и может начать работу. Даже несрочные задачи не потеряются — карточка будет ждать своего времени.
• Канбан-доска. Методология Kanban дает простой способ показать работу наглядно — доску с карточками, которые можно перетаскивать между столбцами. Можно следить за загрузкой сотрудников, прогрессом и простоями. Удобно искать «узкие места» — где задачи застревают.
• Приоритеты задач. Если поставить одному сотруднику 12 больших задач, он сделает за день максимум 2–3. Чтобы не гадать, в каком порядке их выполнять, в трекерах можно ставить приоритеты — отмечать важное, добавлять теги и напоминания.

У разных таск-трекеров есть свои особенности.

В Аспро.Cloud можно не только ставить задачи, но и разбивать их на подзадачи. У подзадач есть свои исполнители, сроки и статусы, и при этом видна связь с основной задачей.

В WEEEK два типа досок: «Стандартная» для обычных проектов, а «Спринт» — для работы по Scrum. К одному проекту можно привязать несколько досок. Например, дизайнеры работают по Scrum, разработчики — по Waterfall, но проект их объединяет.

В Trello можно перетаскивать карточки по степени срочности и использовать цветные метки. Красная карточка — «горящая» задача, оранжевая — важная, зеленая — подождет. Для людей с проблемами цветовосприятия есть узоры вместо цветов.

Учет времени

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 13231 тендер
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

Когда закончится проект, сколько задач можно выполнить за день и сколько заплатить сотруднику на почасовой оплате? Считать время вручную — плохая идея. Лучше использовать функции таск-менеджера.

Какие возможности должны быть:

• Встроенный тайм-трекер. Чтобы считать время на задачу, в системе должен быть таймер. Он записывает затраты и делает отчеты. Так можно контролировать сотрудников и понимать, сколько времени нужно на каждую задачу.
• Дедлайны. Выбирайте таск-трекер с контролем сроков. Это нужно, чтобы задачи делались вовремя. Если сотрудники не очень пунктуальные, помогут напоминания. Когда до дедлайна мало времени, трекер предупредит исполнителя.
• Диаграмма Ганта. Время работы стоит планировать заранее и проверять по факту. С диаграммой можно ставить контрольные точки, делить проект на этапы, связывать задачи и ставить сроки. Особенно удобно для проектов по Waterfall.

Большинство таск-трекеров умеют считать время.

В Аспро.Cloud есть тайм-трекер. Можно запускать его кнопкой или вносить время вручную. Чтобы не считать, сколько клиент должен за работу, можно выставить счет прямо из проекта. Также можно задавать разные ставки сотрудникам — в зависимости от должности, навыков или конкретной задачи.

В GanttPRO система напоминает о дедлайнах по email или в уведомлениях. Просроченные задачи выделяются цветом — их сложно пропустить.

В Мегаплане есть готовый шаблон диаграммы Ганта. Можно создавать задачи, показывать их на диаграмме, двигать и следить за сроками.

Выводы

При выборе таск-менеджера важно думать не только о функциях, но и об удобстве каждый день. Система должна быть понятной, гибкой и подходить под реальную работу вашей команды.

Небольшой команде стоит проверить:

• можно ли расширять возможности и добавлять новые модули;
• есть ли бесплатный или дешевый тариф;
• дают ли доступ ко всем функциям в пробном периоде;
• удобное ли мобильное приложение;
• можно ли платить за всю команду, а не за каждого отдельно;
• быстро ли отвечает техподдержка;
• есть ли инструкции и обучающие материалы.

Даже простой набор инструментов поможет наладить прозрачную работу, видеть загрузку сотрудников и контролировать сроки и результаты. Хорошо выбранный таск-менеджер станет центром управления проектами и общения в команде.

Попробуйте несколько систем, чтобы понять, какая лучше подходит вашему способу работы и помогает достигать целей без лишних усилий.