Лучшие системы управления и автоматизации офисов: технологии, которые работают на бизнес

Когда офис работает без автоматизированных процессов, бизнес неизбежно переплачивает: за лишние площади, энергоресурсы, время сотрудников и человеческий фактор.

Цифровые системы меняют эту экономику, предлагая решения разного уровня: от инструментов для бронирования рабочих мест до платформ, которые управляют климатом, эксплуатацией или пропускной системой.

В этой подборке — несколько систем для управления и автоматизации офисов. Разбираем их функциональность и стоимость, чтобы можно было выбрать инструменты под конкретные запросы бизнеса.

Q:OS

Платформа для автоматизации управления офисом, которая используется для гибридной работы.

Работает как веб-приложение в формате PWA, а значит, её можно запустить прямо в браузере на телефоне или компьютере без установки и сложных технических процедур.

Данная система бронирования офиса показывает загрузку пространства, помогает распределять рабочие места и переговорные, убирает конфликты за ресурсы и упрощает коммуникацию внутри команды.

Все бронирования происходят в единой цифровой среде — от рабочих мест до локеров, парковки и других нужных зон. Встроенный календарь, управление доступами и модерация направлены на то, чтобы держать офисные процессы под контролем, а аналитика показывает, как действительно используется пространство.

Q:OS встраивается в цифровую инфраструктуру компании: интегрируется с Яндекс360, Bitrix24, Telegram, Google Workspace и другими системами. Есть 2D-карта офиса и возможность кастомизировать интерфейс, а также автоматическая отправка уведомлений, напоминаний и обновлений.

На сайте Q:OS представлены три варианта подключения:

• «Cloud» — от 225 рублей за место в месяц — хранит данные в общем облаке и включает базовый набор возможностей для управления офисом;
• «Private Cloud» за 270 рублей в месяц на одно место создаёт отдельное облако только для вашей компании и расширяет возможности настройки;
• «Business Pro» устанавливается на сервер клиента и включает все функции остальных тарифов, а также работу с выделенным менеджером, поддерживает глубокие интеграции и SSO-авторизацию.

При гибридном формате система бронирования позволяет не наращивать офисные метры. Так одно рабочее место поочередно занимается 2-4 сотрудниками, а освободившиеся площади можно перераспределить под переговорки или использовать их для расширения коллектива.

GANDIVA

Система управления человеческими ресурсами.

Она объединяет корпоративные коммуникации, сервис деск с каталогом услуг бэк-офиса, трекер задач и документооборот, в котором файлы связаны с процессами.

Отчётность формируется автоматически: система показывает загрузку отдельных сотрудников и подразделений, качество выполнения задач, сроки и отклонения. GANDIVA можно адаптировать под задачи эксплуатации, администрирования и контроля сервисных процессов.

Тарификация под разные уровни зрелости процессов:

• «Быстрый старт» — 10 000 рублей. Настройку компания выполняет самостоятельно: есть подробная методичка и набор типовых скриптов для интеграции с 1С и ЭДО. Подходит командам до 5 исполнителей;
•  «Стандарт» — 100 000 рублей. За внедрение отвечают специалисты GANDIVA. На тарифе могут работать до 20 исполнителей;
• «Большой бизнес» — 1 000 000 рублей. Адаптация под процессы бизнеса: индивидуальные скрипты, расширенные интеграции, настройка от команды разработчиков. Рассчитан на компании с числом исполнителей до 100.

При этом учитываются только исполнители — пользователи, которые работают с задачами и закрывают заявки. Остальные сотрудники не учитываются и пользуются системой бесплатно.

«Умный офис»

Комплекс цифровых решений для управления инженерной инфраструктурой офиса.

На одной платформе объединены вместе освещение, климат, электроснабжение, безопасность и связь. Управление происходит через интерфейс, доступный на сенсорных панелях или компьютерах, а администрирование можно выполнять онлайн удалённо.

Система «Умный офис»:

• регулирует свет и группы розеток;
• управляет HVAC и климатическими установками;
• отвечает личную и техническую безопасность;
• интегрируется с телеком-инфраструктурой и мультимедиа.

Можно создавать собственные сценарии работы. Например, перевести офис в режим энергосбережения и отключить всё, что не требуется в отсутствие людей. При этом дежурные подсистемы вроде охраны, видеонаблюдения и, конечно, самой платформы остаются включены.

Внедрение затрагивает вентиляцию, электроснабжение и всю инженерку на уровне BMS и диспетчеризации.

Индивидуальный расчет стоимости в зависимости от запросов. 

Navigine

Платформа для офисной навигации и аналитики, которая ориентирована на офисы и центры с высокой проходимостью.

Главная задача, которую решает Navigine — повысить безопасность и управляемость пространства благодаря точному отслеживанию движения сотрудников и посетителей внутри здания.

Система:

• фиксирует, как люди перемещаются по офису, какие зоны перегружены, а какие простаивают, в реальном времени;
• анализирует использование рабочих мест и зон отдыха для того, чтобы было возможно скорректировать распределение пространства;
• выступает средой управления ресурсами: через неё можно бронировать переговорные, парковочные места и другие зоны офиса.

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 13219 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

Интегрируется с корпоративными сервисами: CRM, ERP и аналитическими платформами. Это позволяет формировать картину загрузки офиса и выгружать отчёты без ручной обработки данных.

Стоимость рассчитывается индивидуально.

«Мой Пропуск» 

Облачная СКУД для управления доступом в офис.

Распределяет права сотрудников, гостей и подрядчиков, отслеживает перемещения внутри здания и снижает риск несанкционированного проникновения. Управляется через веб-панель или приложение. Администратор может открыть или заблокировать дверь, турникет или шлагбаум удалённо, без присутствия на объекте.

Интегрируется с корпоративными сервисами, оборудованием и охранными системами.

Платформа подключается к установленной СКУД без замены оборудования. Авторизироваться можно через QR-коды, NFC, Bluetooth или виртуальные кнопки — это позволяет отказаться от пластиковых пропусков и сократить расходы на обслуживание системы.

 «Мой Пропуск» собирает данные о посещаемости и рабочем времени, формируя аналитику для руководства.

Стоимость зависит от выбранной модели:

• базовый пакет, включающий внедрение на объекте — 109 990 рублей;
• расширенная версия для автомобильного доступа — 269 990 рублей.
• 4 990 рублей за модуль распознавания автомобильных номеров (одна камера).

Для облачного использования — ежемесячные тарифы:

• 9 990 рублей за аккаунт;
• 1 990 рублей за каждую точку доступа;
• 4 990 рублей за модуль распознавания автомобильных номеров (одна камера).

UnSpot

Платформа, созданная для компаний, работающих в гибридном формате.

Система автоматизирует использование рабочих мест и ресурсов: сотрудники бронируют столы, переговорные, парковку или локеры через приложение или браузер.

UnSpot включён в реестр российского ПО и вписывается в корпоративную инфраструктуру: система управления офисом подключается к рабочим календарям, мессенджерам, сервисам «Яндекс», интегрируется с Bitrix24 и другими системами.

Можно платить:

•  от 300 рублей в месяц — за каждого пользователя;
• от 500 рублей в месяц — за офисный ресурс, а именно за стол, локер или парковочное место.
• Для первичного тестирования доступна демоверсия, позволяющая оценить, насколько платформа подходит команде.
• Есть автоматические сценарии — например, включение оборудования по датчикам присутствия или переход в ночной режим.

Для первичного тестирования доступна демоверсия, позволяющая оценить, насколько платформа подходит команде.

Smart4Smart

Smart4Smart — это «мозг» инженерной инфраструктуры офиса, который объединяет электричество, климат, вентиляцию, освещение, безопасность и другие подсистемы.

Можно управлять ими как вручную, так и через готовые сценарии — с панелей или мобильных устройств.

Функционал:

• платформа автоматически поддерживает микроклимат: регулирует температуру, уровень влажности и другие параметры по показаниям датчиков;
• освещение работает по зонам, подстраивается под естественный свет;
• аналитика помогает увидеть, сколько ресурсов расходуется реально;
• есть автоматические сценарии — например, включение оборудования по датчикам присутствия или переход в ночной режим.

Также интегрированы инструменты безопасности: выдача и ограничение доступа, видеонаблюдение, пожарные системы и оповещения.

Внедрение Smart4Smart — это комплексный инженерный проект. Лучший результат достигается, когда автоматизация закладывается одновременно с разработкой инженерии — это обеспечивает совместимость оборудования и устойчивую работу системы.

Стоимость рассчитывается индивидуально, она зависит от площади, набора подсистем и глубины автоматизации.

Сравнение систем для автоматизации офиса

При правильном выборе программы управления офисным пространством станут инструментом, который снижает затраты на обслуживание и эксплуатацию, повышает контроль над объектом и превращает офис в актив, который работает на бизнес.

При правильном выборе данные программы управления офисным пространством станут инструментом, который снижает затраты на обслуживание и эксплуатацию, повышает контроль над объектом и превращает офис в актив, который работает на бизнес.