Тендеры и лиды
Информация
Отслеживание действий персонала является важным компонентом управления организацией. Он напрямую влияет на эффективность работы и уровень дохода компании.
Есть различные виды контроля. Некоторые методы имеют узкую направленность, их используют для реализации специфичных малых целей. Другие способы универсальны, что позволяет их применять в бизнесе любого масштаба. Сочетание этих приемов гарантирует эффективный контроль работы персонала. Рассмотрим цели, задачи и средства мониторинга деятельности сотрудников.
Мониторинг выгоден как начальству, так и подчиненным. Руководителю он обеспечивает формирование преданной и надежной команды, а также основательную защиту конфиденциальных данных. Все это помогает достигать бизнес-целей компании.
Персонал с помощью системы контроля получает гарантию стабильного дохода и возможность профессионального роста. Также прозрачность и доверительное отношение с работодателем мотивируют сотрудников и дают им четкое представление о том, как правильно выполнять свои обязанности.
Применение GPS-трекинга, корпоративных CRM-систем и прочих приемов мониторинга должно основываться на принципе открытого партнерства. Контроль не является самоцелью. Системы управления и отслеживания работы персонала — это средство для роста и улучшения компании.
При организации контроля необходимо придерживаться правила взаимного согласия. Например, если на предприятии руководство применяет видеонаблюдение и GPS-трекинг для отслеживания действий персонала, то работники должны знать об этом.
Нужно донести до подчиненных, что систему контроля внедряют не для ухудшения условий труда и лишения всех премии. Люди должны понимать: цель руководства заключается не в их наказании, а в оптимизации использования рабочего времени и быстром решении текущих задач. Эти меры помогут компании укрепить свои позиции на рынке, улучшить условия труда и повысить зарплаты подчиненным. Открытый диалог между руководством и персоналом позволит избежать разногласий и сохранить продуктивность сотрудников.
Отслеживание действий персонала предоставляет следующие возможности:
Основная цель мониторинга персонала заключается в обнаружении лиц, которые имеют слабую мотивацию, недостаточную квалификацию и вызывают подозрения относительно своей лояльности компании. Руководитель может определить причину плохой работы подчиненного и принять соответствующие меры — решить проблему или уволить сотрудника и найти ему замену.
При управлении персоналом также важно грамотно сочетать поощрения с наказаниями, что позволит распределить нагрузку между членами коллектива и оптимизировать сроки и объем задач.
Порой компании терпят большой урон от действий мошенников и инсайдеров, которые похищают корпоративные данные и ресурсы. Мониторинг персонала помогает предотвратить подобные ситуации.
У руководителя должна быть возможность адаптировать систему мониторинга под уникальные потребности организации, отдела или конкретного работника. Нет необходимости использовать все доступные на сегодняшний день методы управления.
Например, не нужно устанавливать КПП с биометрическим замком в маленьком офисе, где работает с десяток сотрудников. Такая мера лучше подходит для крупных предприятий с большими площадями и четким разграничением зон доступа. Система управления должна соответствовать целям компании и характеру работы. Чрезмерная слежка нежелательна при любом раскладе.
Рассмотрим в деталях популярные методы контроля персонала.
Планерки
Короткие совещания нужны не только для демонстрации отчетов. Показ результатов работы мотивирует сотрудников и укрепляет сплоченность команды. На планерках можно как конструктивно критиковать, так и хвалить подчиненных. Лучше проводить небольшие совещания буквально на 5 минут, даже если в этом нет сильной потребности. У таких планерок есть свои плюсы:
Тайный покупатель
Это универсальный способ отслеживания качества рабочего процесса. Проверка проходит следующим образом: человек со специальной подготовкой выдает себя за клиента и приобретает товар или пользуется услугой компании, при этом рабочий персонал ни о чем не подозревает. Взаимодействие с сотрудником в реальных условиях демонстрирует, насколько вежливо он себя ведет, уровень его компетентности и профессионализма. Такой тест помогает руководству понять, где и как можно улучшить обслуживание клиентов.
Доска мотивации
Для демонстрации «отличников» можно использовать различные средства: стандартную доску, стенд или специальную программу, которая будет отмечать особыми знаками лучших сотрудников в корпоративных чатах.
Менеджеру нужно показывать коллективу достижения работников, прогресс в реализации планов или ситуацию, когда кто-то не укладывается в сроки. Обычно изменение данных на доске происходит в течение всего дня. Обновление информации в целых блоках проводят каждую неделю или месяц. Данный подход позволяет замотивировать всю команду.
Введение KPI
Эту систему используют практически во всех компаниях. KPI (Key Performance Indicators) представляют собой отображение эффективности работы персонала через количественный показатель. Данный параметр наглядно демонстрирует, насколько успешно сотрудники выполняют свои должностные обязанности. К примеру, ключевыми показателями для менеджера по продажам могут быть новые контакты и число договоров, которые он заключил в этом месяце. Важно, чтобы все подчиненные имели четкое представление о принципе работы системы KPI. Ее показатели позволяют специалистам создавать стратегию достижения бизнес-целей компании с учетом потенциальных наказаний и вознаграждений для персонала.
Отчеты
Различные формы отчетности являются одним из наиболее популярных методов контроля. В них фиксируют время выполнения сотрудниками задач, анализируют информацию из программ мониторинга и на ее основе проводят оценку продуктивности персонала по KPI. Можно делать традиционные «бумажные» отчеты или автоматически формировать их с помощью специального софта. Большинство программ для отслеживания рабочего времени имеют такую функцию.
Любой опытный руководитель понимает, что для создания эффективной системы контроля недостаточно бесконечных планерок и кип бумажных отчетов. Нужно отслеживать все действия сотрудников в процессе работы. Однако важно отметить, что контроль не должен касаться личных моментов, например, походов в туалет.
Для ведения учета времени, которое подчиненные затрачивают на выполнение задач организации, не всегда требуются специальные программно-аппаратные решения. В этом случае подойдет система видеонаблюдения, ПО для мониторинга, КПП и т. д. Поскольку нет необходимости отслеживать персональные данные, то и заботиться об их защите не нужно.
Контроль доступа
Для эффективного управления персоналом важно не допускать опозданий и ранних уходов сотрудников. Оптимальным решением является установка контрольно-пропускного пункта. Это может быть как турникет с вахтером, который отмечает в журнале все посещения, так и современное оборудование с биометрическими замками.
Выбор системы КПП зависит от размера организации. Для маленького офиса хватит установки обычного турникета, а для крупных предприятий с большими рабочими зонами и опасными участками потребуется внедрение сложных устройств контроля доступа.
Видеонаблюдение
Видеонаблюдение обычно служит дополнительной мерой к основным средствам мониторинга деятельности персонала. Камеры фиксируют опоздания, прогулы и покидание рабочего места в неположенное время, что делает их особенно эффективными в сочетании с КПП.
Однако с помощью системы видеонаблюдения и контрольно-пропускного пункта нельзя заблаговременно предотвратить неприемлемые действия работников. Наказание сотрудников за опоздание постфактум не решит саму проблему. Эффективное управление подразумевает недопущение подобных ситуаций, а не разбирательства уже после инцидента.
Прослушка разговоров по телефону
Этот метод полезен для предотвращения утечки информации и использования сотрудниками корпоративных каналов связи в личных целях. Прослушивание позволяет менеджеру понять, обсуждают ли подчиненные по телефону рабочие задачи или болтают впустую.
Такой контроль не нарушает закон о неприкосновенности частной жизни. Ведь прослушивание разговоров происходит в рабочее, а не личное время. При подписании трудового договора человек передает определенные часы своей жизни в пользование нанимателю. Это означает, что в течение смены личное время подчиненного становится рабочим.
Сочетание прослушивания с другими методами мониторинга показывает высокую эффективность. Начальник получает возможность анализировать общение работников с клиентами и соответственно улучшать коммуникацию. Такая комплексная система позволяет одновременно отслеживать и оценивать деятельность коллектива.
GPS-трекинг
В ряде ситуаций нет возможности осуществлять прямой контроль за подчиненными — сотрудниками во время командировки или специалистами, которые часто передвигаются по территории предприятия или разъезжают по рабочим делам. Подобная проблема характерна для крупных организаций. В данной ситуации необходимо детальное планирование системы контроля.
Настроить мониторинг персонала можно с помощью GPS-трекеров. Они бывают личного типа, такие устройства сотрудники носят с собой, или стационарного — их устанавливают на транспортные средства. Маячки дают возможность руководству точно определять местонахождение работников в любой момент времени.
GPS-слежение позволяет предотвратить целый ряд проблем. Руководитель благодаря маячкам узнает о любых проступках подчиненных — от внеплановой остановки авто до отлучения по личным делам во время командировки. Всю информацию передают программы мониторинга.
Оценка и рост квалификации
Компаниям нужно регулярно проводить оценку уровня компетентности персонала. Проверки через тайных покупателей и прослушивание телефонных разговоров дают свои результаты, но их может быть недостаточно. Всю информацию необходимо анализировать, чтобы быстро устранять минусы и улучшать качество продуктов или услуг.
Квалификацию сотрудников можно оценивать через проведение экзаменов. При этом формальный подход к процессу не принесет нужного результата. Сочетание экзаменов и прямого контроля даст представление о профессионализме подчиненных и позволит развивать их навыки. Для повышения квалификации сотрудников можно использовать учебные курсы и программы по обмену опытом, когда сторонние специалисты делятся своими знаниями.
Выбор метода развития профессионализма членов коллектива зависит от сферы деятельности компании, должностных обязанностей отдельных подчиненных и стратегии контроля. После сдачи экзаменов и прохождения курсов работник должен переходить на следующий уровень. Если этого не происходит, то нужно понять причину отсутствия прогресса и продолжить обучение или снять сотрудника с должности, которая ему не подходит.
Методика DISC
Организации уже давно вводят в практику различные системы для отслеживания работы персонала и защиты конфиденциальных данных. За это время появился целый ряд бизнес-концепций. Одним из примечательных подходов является методика DISC, которую в 1928 году разработал психолог Уильям Марстон. Аббревиатура состоит из четырех терминов:
Суть методики состоит в применении простого опросника, который специалисты по подбору персонала дают заполнить кандидатам на должность. Он помогает руководству собрать информацию для оценки сотрудников. Опросник позволяет определить тип личности подчиненного и подобрать должность, которая подойдет под его темперамент.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13203 тендера
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Например, уверенный в себе и коммуникабельный человек может преуспеть в роли менеджера по продажам. В то время как ответственный аналитик, который обладает сильной эмпатией, отлично справится с должностью помощника руководителя. Правильный подбор и распределение кадров улучшает общую продуктивность рабочего коллектива. Методику DISC применяют такие известные корпорации, как McDonald’s, Ford, CNN и прочие.
Особого внимания заслуживает подход с использованием программного обеспечения для контроля действий сотрудников. В первую очередь руководители думают о внедрении CRM. Такая система, безусловно, позволяет собирать статистику, оценивать эффективность работы команды и оптимизировать процессы в компании. Но CRM не покрывает все потребности бизнеса.
К примеру, менеджеру нужно знать, что сотрудник на самом деле работает, а не переписывается в мессенджере с друзьями или представителями конкурентов. Руководству организации необходимо оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить безопасность корпоративных данных через устранение причин утечек из-за человеческого фактора. Это основная задача, которую не решает CRM, так как не отслеживает действия персонала в режиме реального времени.
В данной ситуации поможет использование систем для контроля ПК сотрудников и регистрации рабочих часов. Установка таких программ имеет ряд преимуществ.
Оптимизация работы руководителя
Управляющий всегда будет в курсе того, чем занимаются сотрудники в рабочее время. Например, система мониторинга действий персонала «ИНСАЙДЕР» позволяет одним нажатием клавиши получить отчеты по следующим параметрам:
1.Тайминг рабочей смены. Начало и завершение выполнения задачи, продолжительность перерывов. Хронометраж ведется с точностью до секунды.
2.Операции в приложениях. Список сайтов, которые открывает сотрудник, длительность их посещения, активность использования ПК и время бездействия. Система контроля покажет периоды прокрастинации подчиненного или просмотр им объявлений с вакансиями, что свидетельствует о намерении уволиться.
Любые статистические данные или подробную информацию по каждому работнику можно легко получить в один клик.
Система «ИНСАЙДЕР» позволяет руководству быстрее и проще собирать и анализировать сведения о продуктивности персонала в течение дня.
Повышение эффективности работы сотрудников
Исследование, которое провели в Массачусетском технологическом институте, показало, что простое информирование сотрудников о системе контроля повышает их продуктивность на 7%.
Само наличие средств мониторинга укрепляет общую дисциплину и улучшает эффективность работы каждого члена команды.
Софт для отслеживания действий персонал позволяет руководству быстро выявлять подчиненных, которые регулярно бездельничают и имеют слабую мотивацию. На ознакомление с отчетом и обнаружение проблемных областей требуется всего 5 минут в день, после чего их можно будет устранить.
Объективный подход
Объективность — существенный фактор. Даже самый беспристрастный руководитель остается просто человеком и в итоге симпатизирует отдельным сотрудникам. Стремление к тому, чтобы личное восприятие не влияло на конечные решения, требует усилий и времени. Причем не всегда эти старания позволяют добиться полной объективности.
Кроме того, подчиненные зачастую воспринимают управленческие решения начальства как проявление личной неприязни к ним. «Вот Иванова наш Михалыч не штрафанул бы, если б тот на 3 минуты опоздал, а на меня у него зуб» — такие разговоры часто звучат за обеденным столом в перерыве. Они множат разногласия в коллективе, плохо влияют на мотивацию сотрудников и негативно сказываются на рабочей атмосфере.
Программы для контроля персонала предоставляют точные и объективные данные, которые полностью соответствуют реальному положению дел. Им сможет доверять как коллектив, так и начальство. В итоге руководитель всегда будет принимать разумное решение без лишней эмоциональной напряженности.
Получение данных для аналитики
Даже если кажется, что команда трудится максимально эффективно, всегда есть варианты улучшения продуктивности. Можно более грамотно распределить задачи между сотрудниками, сделать проще рабочие процессы или оптимизировать график.
Для определения возможных точек роста потребуется провести анализ данных о будущем сроке выполнения проекта, необходимых действиях для реализации целей, а также поручениях, которые вызывают проблемы у подчиненных.
Программы мониторинга хранят всю нужную статистику. Остается только изучить отчеты и выявить потенциальные точки дополнительного роста. Для их определения нужны следующие данные:
Контроль удаленных работников
Во время пандемии коронавируса многим предприятиям пришлось перевести сотрудников на удаленный формат работы. У этого варианта нашелся ряд достоинств, из-за чего некоторые компании так и оставили часть своего персонала сидеть дома. Основным плюсом данного режима труда для организаций стала экономическая выгода, так как появилась возможность искать квалифицированные кадры в любой точке мира и сократить траты бюджета на обустройство офисов.
Однако работа из дома зачастую дезорганизовывает людей, и за ними требуется еще больший контроль, чем за подчиненными в кабинете. Программа «ИНСАЙДЕР» и аналогичные инструменты позволяют легко решить эту проблему. Приложение на ПК удаленного сотрудника собирает о нем статистику такого же уровня детализации, как и об офисном работнике.
Защита от возможных угроз
Даже если персонал полностью лоялен компании, все равно у организации остаются различные риски:
Система мониторинга обеспечивают защиту от подобных рисков. Ее можно настроить на немедленное обнаружение подозрительных действий персонала, например, если работник пытается передать базу третьим лицам.
Недостатки ПО для отслеживания действий персонала весьма условны и зачастую связаны с неправильным использованием программного обеспечения, а не его функционалом. При внедрении такого софта важно учитывать несколько значимых факторов.
Недовольство коллектива
Ни один сотрудник не оценит слежку за каждым его шагом. Однако все согласятся с такими прописными истинами, как:
На эти тезисы стоит опираться при моральной подготовке коллектива к внедрению системы контроля. Нужно детально и доступно проинформировать сотрудников о сборе данных: что, как и когда будет фиксировать ПО. Также следует предостеречь подчиненных о недопустимости входа в личные аккаунты социальных сетей через рабочие компьютеры.
Система мониторинга должна быть максимально прозрачной. Идеальный контроль — это когда сотрудник в курсе о слежке, но не замечает ее. Так происходит, например, при внедрении «ИНСАЙДЕРА». Софт сам запускается при включении ПК и никак не тревожит работника.
Время для проведения аналитики
На первый взгляд отчеты могут показаться чрезмерно подробными, так как система тщательно собирает и отображает в них все потенциально нужные данные. Легко растеряться и запутаться в таком большом объеме информации.
Как показывает практика, после настройки системы ежедневный просмотр основных отчетов занимает всего 5–10 минут. Этого времени хватает для общего ознакомления с ситуацией. Необходимость детально разбираться в статистике появляется, если возникла потенциальная проблема или потребность проанализировать поведение конкретного сотрудника.
Персональные данные
Если перед внедрением системы контроля не провести для персонала подробный инструктаж, то появится риск того, что начальник или лица, которые отвечают за мониторинг, непреднамеренно получат доступ к личной информации подчиненных. Чтобы сотрудники сохранили в тайне сведения о своем здоровье, пароли от учетных записей и данные кредиток, они должны понимать принцип действия ПО, какие материалы оно собирает и что не следует делать на рабочих устройствах.
Несмотря на предупреждения персонала о рисках использования личных мессенджеров на компьютерах компании, всегда существует вероятность, что руководитель случайно увидит чужую переписку или реквизиты банковской карточки.
Необходимо заранее принять меры предосторожности, чтобы обеспечить сохранность всей информации, которую записывает программа. К примеру, следует размещать «ИНСАЙДЕР» в надежном облаке или на сервере организации.
Система мониторинга «ИНСАЙДЕР» расширяет возможности контроля и управления бизнесом, повышает продуктивность работников и обеспечивает соблюдение требований законодательства.
Основные преимущества программы:
Когда руководитель лично контролирует выполнение задач подчиненными, предприятие разительно улучшает организацию деятельности персонала. Если сотрудники будут в курсе, что каждый их шаг фиксирует система мониторинга, то они не рискнут заниматься ерундой в рабочее время.
Обеспечение защиты корпоративной информации и повышение эффективности работы персонала необходимы для успешного ведения бизнеса. Современные организационные, технические и программные решения, такие как «ИНСАЙДЕР», позволяют осуществлять качественный контроль деятельности сотрудников.
Внедрение автоматизированных систем компьютерного мониторинга и учета рабочего времени вполне можно сочетать с иными мерами — установкой КПП и видеонаблюдения, проведением планерок и сбором отчетности. Комплексный подход позволяет руководству полностью контролировать работу сотрудников и повышать эффективность решения задач. Выбирать оптимальные методы нужно с учетом размера и сферы деятельности компании.
В качестве системы мониторинга вы можете бесплатно опробовать «ИНСАЙДЕР». Новым пользователям доступна trial-версия со всем базовым функционалом программы. Тестировать возможности приложения перед покупкой можно будет в течение двух недель. Чтобы установить бесплатную trial-версию, перейдите по этой ссылке.
