Угроза для бизнеса: цифровой шум и как от него избавиться

Сообщения в чатах, уведомления о новостях или новых публикациях воруют время. За минутное отвлечение на работе приходится расплачиваться концентрацией и производительностью. А сколько таких минут накапливается в течение рабочего дня?

35% миллениалов и представителей поколения Z тратят более двух часов рабочего дня, отвлекаясь на смартфоны.

Пока каждое уведомление кажется нам срочным и важным, мы теряем свою рабочую эффективность. В результате, у нас остается слишком мало времени на действительно важные дела.

В этой статье я расскажу, как на нас влияет цифровой шум, почему он — настоящая угроза бизнесу, и как поменять свой подход к управлению временем, задачами и командами. Бонусом поделюсь простыми и одновременно эффективными инструментами для цифрового детокса.

Перегрузка и плохая концентрация: как цифровой шум влияет на работу менеджера

Цифровой шум — это всё то, что заставляет нас смотреть на экран смартфона: частые уведомления от приложений, сообщения электронной почты, соцсетей. Это также многозадачность и непрерывный поток новостей, на который мы регулярно отвлекаемся в рабочем процессе.

Избавиться от цифрового шума полностью нельзя. Но его можно контролировать, например: сократить количество источников информации. Или поступить радикально, как это сделала компания El Mejor Trato, полностью удалив электронную почту, потому что сотрудники тратили 30% рабочего дня на разбор почты.

Другой пример: генеральный директор компании TheAdvisorCoach.com ввел обязательный час без технологий в компании с 13:30 до 14:30. В этом время можно делать всё, что захочется, но не устраивать созвоны и в целом не использовать гаджеты.

Для чего нужно ограничивать цифровой и информационный шум?

Постоянные прерывания мешают глубоко погрузиться в работу, как следует сконцентрироваться, чтобы выполнить работу качественно.

Сначала подробнее остановимся на последствиях, а потом узнаем о выгодах digital-детокса.

Рассеянное внимание и сниженная концентрация

Согласно исследованию, нам требуется около 23 минут, чтобы снова сфокусироваться на задаче после того, как мы отвлеклись на уведомление.

Если учесть, что средний работник отвлекается 15 раз в час, то представьте, сколько времени теряется только на переключение между задачами.

Что делать: введите «тихие часы» без уведомлений и сообщений. Например, каждый день с 12:00 по 15:00 вы не пишите друг другу (даже не присылаете мемы), а работаете над важными задачами. Так сотрудники не будут постоянно проверять мессенджеры и почту в ожидании сообщений. Итого: уже ?1 источник цифрового шума.

Перегрузка информацией и стресс

Другой аспект цифрового шума — информационная перегрузка. Когда наш мозг постоянно занят обработкой новых данных, мы испытываем стресс и быстро переутомляемся. Потом чувствуем себя как выжатый лимон без амбиций.

Вряд ли такой «занятой» мозг способен выдать грамотное решение: все ресурсы направлены на обработку ненужной в данный момент информации. Вышла новая коллекция одежды, Дмитрий поставил лайк на ваше фото, Пройдите тест «Кто вы из цитрусовых» — всё это выбивает из колеи.

Что делать:

1. Запланируйте ежедневные короткие совещания без гаджетов, чтобы сосредоточиться на обсуждении насущных вопросов без отвлечения на уведомления;

2. Введите принципы асинхронной коммуникации: создайте конкретную задачу в таск-трекере Shtab и общайтесь в комментариях к ней строго по теме задачи, без ожидания мгновенного ответа. Так вам не нужно будет бесконечно проверять чаты в мессенджерах.

Снижение креативности

Цифровой шум не только отвлекает, но и ограничивает пространство для творчества. Менеджер, который «фоном» обрабатывает информацию, теряет навык генерировать новые идеи и прорывные решения.

Если вы обнаружили, что застряли в рутине, попробуйте «пробудить» креативность.

Что делать: введите встречи для брейншторма. Предложите сотрудникам поделиться даже самыми бредовыми идеями, например, о том, как повысить узнаваемость бренда, оптимизировать нагрузку на разработчиков или по-новому упаковать продукт. Так вы поймаете двух зайцев: запустите творческий процесс и заодно сплотите команду.

«Лучше спать, больше успевать»: плюсы цифрового детокса

Digital-детокс — это частичный или полный отказ от цифровых устройств или контента: соцсетей, новостных каналов, уведомлений приложений. Это практика помогает снизить стресс и повысить качество жизни.

Не просто так 1 марта считается «Национальным днем отключения от сети», когда на 24 часа все устраивают себе передышку от гаджетов и контента.

Восстановить баланс между онлайн и офлайн жизнью — основная цель цифрового детокса.

Когда вы устанавливаете временные рамки на потребление контента, вы уже устраиваете себе цифровой детокс. Сэкономленное время можно тратить на чтение, спорт, хобби, живое общение — всё это снижает напряжение и нагрузку.

Как это работает? Рассмотрим 4 аспекта жизни, на которые влияет цифровой детокс.

Психологические аспекты

1. Снижается уровень стресса и тревожности. Быть всё время на связи — значит, быть всё время «наготове» бросить свои дела и заняться другим. И как тут не заработать выгорание в постоянном стрессе и тревоге? Цифровая детоксикация помогает уменьшить эти симптомы. Даже один час в день без любых гаджетов, в том числе рабочих ПК, снизил уровень стресса сотрудников TheAdvisorCoach.com на 47%!

2. Сон становится качественным. Синий свет от экранов компьютеров и смартфонов нарушает естественные циклы сна, поэтому мы хуже отдыхаем и медленнее восстанавливаемся. Наиболее эффективный метод меньше подвергаться синему свету — просто отказаться от экранов с наступлением темноты. Но это звучит нереалистично в наше время, поэтому можно приобрести специальные очки или хотя бы за час до сна не смотреть на экран.

Казалось бы, какое дело менеджеру до того, как качественно высыпаются его сотрудники. Но как показало исследование Международной школы бизнеса Hult, компании теряют $ 2280 в год из-за недостатка сна сотрудников. Всё потому, что вторые в таком состоянии не способны на эффективное общение, оценку рисков и принятие прорывных решений.

Физиологические аспекты

1. Снижается уровень глазного напряжения. Когда мы отвлекаемся от экрана, делаем зарядку для глаз, мы предупреждаем синдром глазного напряжения.

2. Улучшается осанка и самочувствие. Как мы смотрим в экран смартфона? Согнувшись, направляем взгляд вниз. Ситуация с компьютерами не лучше — многие сидят на неудобных стульях без правильной поддержки спины. Цифровой детокс в сумме с физической нагрузкой и комфортным рабочим местом не сделают из вас суперработника, но позволят сосредоточиться на задачах.

Влияние на качество работы

1. Компания El Mejor Trat, которая полностью удалила электронную почту, отметила, что сотрудники стали более производительными и сконцентрированными на реальных задачах.

2. Освобождается «место» для стратегических планов и прорывных идей. Если раньше вы занимали ресурс внимания соцсетями, новостями, играми, то с digital-детоксом вы можете направить ресурс на созерцание и личностный рост. Это полезная бездеятельность, которая важна для генерации новых идей, как показали исследования.

3. Команда становится сплоченной. Вы не «дергаете» друг друга в мессенджерах по пустякам. По деловым вопросам общаетесь в таск-трекере, всё больше ведете коммуникацию в реальной жизни.

Влияние на личную жизнь

1. Отношения с окружающими становятся лучше. Мы меньше отвлекаемся на гаджеты — можем больше времени проводить с близкими;

2. Появляется больше времени для себя. Цифровая детоксикация освобождает время для личных увлечений, спорта, чтения или просто отдыха;

3. Самореализация и личностный рост. Отключение от цифрового мира дает пространство для размышлений о собственных целях и желаниях.

Как внедрить цифровой детокс по шагам

Это дело каждого человека, но вы как менеджер можете донести до команды пользу, создать условия для этого. Например, установить тайм-трекер, чтобы сотрудники не перерабатывали и следили за перерывами.

Переход к цифровой детоксикации требует осмысленного подхода и внедрения конкретных практик. Вот несколько практических советов, которые помогут вам в этом процессе.

Шаг 1. Организуйте рабочее пространство

1. Убедитесь, что ваш рабочий стол не перегружен смартфоном, планшетом и компьютером. Оставляйте только то, что действительно необходимо для работы. Если пишете текст на ноутбуке, уберите подальше смартфон. Если работаете с мобильным, переведите компьютер в спящий режим;

2. Организуйте ваше цифровое рабочее пространство. Отключите в настройках необязательные уведомления, очистите память телефона от ненужных приложений и других файлов, чтобы не отвлекаться. Если вы слишком часто отвлекаетесь на соцсеть, вы можете удалить приложение и разрешить себе заходить в него только из браузера.

Шаг 2. Применяйте техники управления временем и задачами

1. Метод Помодоро. Используйте технику, чтобы чередовать периоды интенсивной работы (обычно 25 минут) с короткими перерывами (5 минут). Это улучшает концентрацию и снижает утомляемость;

2. Планирование задач. Начните свой день с планирования задач. Определяйте приоритеты и распределяйте задачи таким образом, чтобы сначала выполнять наиболее важные. Методов приоритизации есть масса: от ABCDE до матрицы Эйзенхауэра;

3. Техника «единственной задачи». Сосредоточьтесь на выполнении одной задачи за раз, вместо постоянного переключения между разными делами.

Шаг 3. Подключите инструменты для ограничения цифрового шума

1. Приложения блокировки. Используйте приложения, блокирующие доступ к отвлекающим сайтам и приложениям в определенные часы (Self-Control, FocusMe, Madly Internet Protection и т. д.);

2. Режим «не беспокоить». Активируйте на своем смартфоне и компьютере режим «Не беспокоить» во время важных задач и встреч;

3. Уведомления по расписанию. Настройте свои устройства так, чтобы пуши приходили пакетами в определенное время, а не постоянно.

Как поддерживать дисциплину

1. Записывайте и отслеживайте прогресс. Ведите дневник, где будете отмечать свои ачивки и трудности. Это поможет видеть прогресс и анализировать поведение;

2. Объясните свои цели и планы близким и коллегам, чтобы они могли поддержать вас и помочь соблюдать дисциплину;

3. Подключите напоминания и мотивацию. Без шуток. Используйте напоминания о вашей цели и мотивационные цитаты, чтобы поддерживать фокуса на цифровой детоксикации. Например, можете установить соответствующие обои на рабочий стол.

Вывод

От организации рабочего пространства до осознанного управления временем и задачами — каждый этап цифрового детокса улучшает концентрацию, производительность и самочувствие.

Помните, цель цифровой детоксикации — не в полном отказе от технологий, а в здоровом балансе между цифровым и реальным миром.