Автоматизация бизнес-процессов на базе 1С:Управление холдингом 8 для РЭО

Российский экологический оператор (ППК РЭО) осуществляет деятельность в области обращения с твердыми коммунальными отходами, разрабатывает и корректирует федеральную схему обращения с ними.

Заказчик ставил задачу автоматизировать бизнес-процессы своей финансово-хозяйственной деятельности, чтобы правильно проводить план-фактный анализ. Всего в компании было представлено порядка двенадцати различных направлений работы, как внешних, так и внутренних. По каждому из них бюджетирование велось отдельно в Excel, а затем сводилось в один отчет. Причем ответственными за это были разные сотрудники. Однако постоянно возникали ошибки, приходилось перепроверять все с самого начала, поэтому было принято решение внедрить 1С:Управление холдингом 8.

На этапе обследования были сформулированы пожелания и требования к системе. В результате был подготовлен детальный технический проект, в котором были описаны основные цели внедрения и средства для их достижения.

Так, автоматизация была направлена на повышение:

— оперативности взаимодействия сотрудников и структурных подразделений компании за счет использования среды информационного взаимодействия;

— эффективности деятельности компании за счет использования функций, обеспечивающих своевременное получение сотрудниками актуализированных релевантных данных, в том числе из информационных систем и ресурсов компании;

— эффективности процессов бюджетирования, казначейского учета, учета произведенных закупок товаров, работ, услуг и заключенных договоров;

— качества (полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности) информации, создание единого информационного пространства;

— оперативности планирования деятельности;

— качества финансового планирования;

— точности, оперативности и качества принимаемых решений в отношении планирования бюджета компании.

Также большое внимание уделялось сокращению операционных издержек, связанных с получением и обработкой информации, и улучшению контроля над активами и затратами.

Весь проект был реализован за полгода силами команды, состоящей из руководителя проекта, двух аналитиков и программиста. Помимо этапа обследования, процесс автоматизации включал:

— Моделирование

— Проектирование (составление заданий на доработку выявленных функциональных разрывов по итогам моделирования)

— Разработку недостающего функционала

— Тестирование и первичное обучение пользователей на участках

— Внедрение

Уже в 2021 году сотрудники компании-заказчика смогли перейти к работе в новой системе. В первую очередь, они получили возможность контролировать лимиты по всем сметным статьям.

Так, справочник «Виды сметных расходов» служит для хранения детальных данных о всех планируемых расходах в рамках конкретного бюджета.

Виды сметных расходов хранятся в специальном справочнике «Субконто Управление Холдингом» при этом, его содержимое жестко не регламентировано, и, в настоящее время, он сформирован под потребности текущего финансового планирования.

Кроме того, внедрение 1С:Управление холдингом 8 дало возможность заказчику правильно вести учет договоров (их количество и объемы). Все договоры в системе находятся в меню «Управление обязательствами»-«Договоры».

В верхней части формы находятся панель для быстро поиска и отбора (фильтра) по списку договоров. Например, можно найти все договоры:

— По контрагенту;

— По виду договора;

— По статье сметы;

— По центру финансовой ответственности (ЦФО).

При заведении нового договора в системе осуществляется автоматический контроль по указанным в договоре (на закладке «Планирование») статье и аналитике движения денежных средств (ДДС).

В карточке договора в верхнем меню находится пункт «Отчеты», по которому можно получить дополнительную информацию по договору.

Отчет «Сводный график» показывает плановый график расчетов по договору с детализацией по датам.

Для формирования реестра договоров с выводом всех значимых полей по каждому из них нужно выбрать отчет «Казначейство»-«Отчеты»-«План-фактный анализ оплат и начислений (основной)».

Компания также теперь может планировать бюджеты на следующий год.

Для этого руководитель бюджетного процесса запускает формирование общей сметы компании в системе, а всем назначенным ответственным приходит уведомление о необходимости создания сметы расходов по его подразделению.

После внесения всей информации в соответствующую форму бюджета его необходимо направить на согласование.

По итогам утверждения бюджета ответственным сотрудником, он переходит в статус «Утвержден» и блокируется от дальнейших изменений.

Для того, чтобы команда быстрее освоила программное обеспечение, были составлены специальные инструкции: как согласовывать все статьи, как работать с общей сметой и т.д.

ППК РЭО уже второй год активно пользуется внедренной системой, а сотрудничество с компанией продолжается как по поддержке этого решения, так и по новому проекту.