Автоматизация оплаты абонементов и учёта в 1С для сети спортивных школ

До проекта школа жила в ручном режиме.

Как это выглядело:

Заявки собирали администраторы: по телефону, в мессенджерах, на бумаге.

Бухгалтерия заносила каждый платёж в 1С отдельно. Вручную. Каждый месяц.

Данные об учениках лежали в разрозненных таблицах. У одного филиала свой файл, у другого свой.

Родители платили за абонемент вручную каждый месяц. Кто-то забывал, кто-то платил с опозданием. Администраторы обзванивали и напоминали.

Сведения о диспансеризации и страховке учеников хранились где угодно, только не в одном месте. Сроки пропускали.

Главная боль: школа росла, а учёт держался на людях и таблицах. Чем больше учеников, тем больше ручной работы.

Что хотел заказчик:

Сделать современный сайт с направлениями, залами, тарифами и записью на занятие.

Подключить онлайн-оплату абонементов с автоматическим ежемесячным продлением, чтобы родители не платили вручную.

Автоматизировать бухгалтерию: каждый платёж должен сам попадать в 1С с корректными документами и разбивкой по филиалам.

Дать родителям личный кабинет, а администраторам единую панель управления.

Разбили проект на пять блоков.

Сайт школы

Собрали сайт в фирменном стиле: страницы направлений, карточки залов с адресами, раздел тарифов и оплаты, формы записи на пробное занятие и заказа обратного звонка. Адаптировали под телефоны и планшеты, оформили страницы документов и аккуратную страницу ошибки 404.

Онлайн-оплата и абонементы

Подключили приём платежей через ЮKassa. Настроили рекуррентные списания: родитель оплачивает абонемент один раз, дальше система сама продлевает его каждый месяц по расписанию.

Отдельно проработали ситуацию, когда на карте не хватает средств: повторные попытки списания и уведомления. Об успешной оплате и о проблемах на почту приходят письма.

Интеграция с 1С:Бухгалтерия

Самая технически ёмкая часть. Настроили автоматический обмен данными между сайтом и облачной 1С Fresh.

Теперь каждый платёж с сайта сам создаёт в 1С нужные документы: поступление оплаты и реализацию услуг, с правильной разбивкой по филиалам и корректным закрытием авансов. Возвраты тоже отражаются в учёте. Бухгалтерия перестала заносить платежи руками.

Личный кабинет родителя и карточки учеников

Сделали кабинет, где родитель ведёт своих детей. По каждому ученику хранится полная карточка:

• ФИО, дата рождения;

• спортивная степень (ГУП и дан);

• вес, рост;

• ФИО тренера;

• дата окончания диспансеризации;

• дата окончания страховки.

Всё можно внести сразу при добавлении ученика. Это единая база, из которой видно и уровень подготовки, и сроки, за которыми нужно следить.

Панель администратора

Разработали собственную админку: управление направлениями, залами, тренерами, учениками, заявками и оплатами. Всё в одном интерфейсе, без сторонних сервисов.

Что было нестандартного

Рекуррентные списания с обработкой неудачных попыток. Не просто «подключить оплату», а сделать так, чтобы абонемент продлевался сам и не отваливался при первой же ошибке банка.

Интеграция с облачной 1С Fresh через OData. Пришлось повозиться с форматами документов и разбивкой по филиалам, чтобы бухгалтерия принимала данные без ручных правок.

Карточка ученика с полями под спортивные степени и сроки медицинских документов. Под специфику именно боевых искусств.

Оплата абонементов.

• Было: родители платят вручную каждый месяц, администраторы напоминают.

• Стало: оплата онлайн, продление автоматическое, без напоминаний.

Учёт платежей в 1С.

• Было: бухгалтерия заносит каждый платёж руками.

• Стало: платежи приходят автоматически, с документами и разбивкой по филиалам.

Сверка платежей.

• Было: ручная сверка между сайтом и 1С.

• Стало: не нужна.

База учеников.

• Было: разрозненные таблицы по филиалам.

• Стало: единая база с уровнями подготовки и важными датами.

Контроль сроков.

• Было: диспансеризацию и страховку отслеживали вручную.

• Стало: все даты в карточке ученика, видно, за чем следить.

Заявки и учёт.

• Было: в разных местах.

• Стало: в одной системе, административная нагрузка снижена.

Технологический стек

• Сайт и серверная часть: PHP, фреймворк Laravel.

• Приём платежей: ЮKassa, включая рекуррентные списания.

• Учёт: интеграция с 1С:Бухгалтерией через протокол обмена данными OData.

• Вёрстка: адаптивный интерфейс под все устройства.

Выводы

Проект закрыл три задачи, которые в школе решались вручную: приём оплаты, учёт платежей и хранение данных об учениках.

Бухгалтерия больше не заносит платежи в 1С. Родители не платят каждый месяц вручную. Администраторы не обзванивают должников. А школа видит единую картину по всем филиалам: кто учится, у какого тренера, когда заканчивается страховка и диспансеризация.

Автоматическое продление абонементов оказалось самым чувствительным для родителей: платёж проходит без их участия, а при проблеме с картой система пробует снова и предупреждает письмом. Это убрало ручные напоминания и снизило число отвалов по оплате.