Автоматизировали процесс поступления вуза за 6 месяцев. Успешная приёмная кампания ЮФУ 2022

Наш клиент — крупнейший научно-образовательный центр юга России. За 100 лет непрерывного обучения студентов зарекомендовал себя в качественной подготовке высококвалифицированных специалистов. Сейчас Южный федеральный университет (ЮФУ) ассоциируется с инновационным пространством, которое выпускает лучшие IT-умы на российский рынок.

Цели заказчика

Ранее, в 2021 году, все приёмные кампании ЮФУ протекали очно. Присутствие поступающих при подачи документов было обязательно. Все данные бакалавров вносились менеджерами вручную в 1С и после отправлялись в государственные информационные системы (ИС).

Для того чтобы вывести автоматизацию поступления на новый уровень, потребовалось шагнуть дальше — пойти по направлению технического лидерства среди образовательных учреждений юга страны. Южный федеральный университет сделал уверенный шаг — перевёл весь процесс поступления в онлайн, осуществил переход к полной автоматизации.

Поставленные задачи

Обсудив цели с клиентом, мы ознакомились с процессом проведения приёмной кампании вуза. Наша команда изучила подобные цифровые решения на рынке и провела первичный анализ целевой аудитории. По итогу с заказчиком остановились на следующих идеях:

— сделать логичный, интуитивно понятный UX/UI для абитуриентов — разработать «единое окно» для поступления и подачи заявления о зачислении;

— подготовить полезный инструмент для сотрудников — менеджеров приёмной комиссии ЮФУ.

При помощи единой цифровой платформы планировали сократить бумажный документооборот, минимизировать количество ошибок при подачи документов и настроить сбор статистики для улучшения системы.

В очень сжатые сроки в период постоянно меняющихся требований государства нам удалось сделать следующее:

— автоматизировать процесс подачи заявления, согласий и всей необходимой информации со стороны абитуриентов;

— автоматизировать процесс верификации информации от поступающих;

— автоматизировать процесс создания и регулярного обновления конкурсных списков;

— автоматизировать процесс подготовки приказов о зачислении и отчислении абитуриентов;

— автоматизировать процесс получения дополнительной информации об абитуриентах из внешних сервисов, например «Госуслуги»;

— обеспечить процесс выгрузки всей вышеперечисленной информации во внешние системы по требованию законодательства, например в ФИС ГИА.

В процесс поступления в вуз вовлечены три целевые аудитории. Это абитуриенты, их родители, которые помогают им с заполнением различных форм, и менеджеры приёмной комиссии, проверяющие заявления.

Требовалось создать максимально простой и понятный интерфейс, который будет подсказывать школьникам и их родителям, что им делать на пути поступления в университет. И позаботиться о ключевом звене всего процесса — сотрудниках ЮФУ.

Так как при проверке десятки тысяч заявлений включается человеческий фактор и повышается риск совершения ошибок, было необходимо:

— выделить при помощи дизайн-решений блоки с информацией, которые требовали тщательной проверки менеджерами;

— подготовить подсказки, которые бы указывали на поля, которые были недавно изменены абитуриентом.

В результате мы с клиентом смогли сократить время прохождение каждого этапа: абитуриент оперативнее получал обратную связь от ЮФУ, а менеджер — быстрее и эффективнее выполнял свою работу.

Для корректной работы цифровой платформы с другими сервисами потребовались интеграции:

1. Суперсервис «Госуслуги» — единое окно для подачи заявлений в вузы. Интеграция позволила успешно обработать более 50 000 заявлений абитуриентов.

2. ФИС ГИА — сервис Рособрнадзора. Интеграция для сбора и проверки информации поступающих.

3. Moodle — система управления курсами. Интеграция для проведения вступительных испытаний.

4. Интеграция с 1С.

Облачное решение и микросервисы позволили:

— быстро масштабироваться в период пиковой нагрузки;

— использовать разный стек технологий в одном решении;

— легко и быстро осуществлять доставку обновлений IT-продукта;

— ускорить разработку за счёт микрокоманд;

— обеспечить достойную отказоустойчивость 24\7.

Автоматизация процесса поступления всего вуза за 6 месяцев — задача из разряда «что-то фантастическое». Вся работа над цифровой платформой ЮФУ сопровождалась постоянно меняющимися гос. требованиями, давлением дедлайнов. Но несмотря на перечисленные ниже трудности, приёмная компания Южного федерального университета прошла успешно.

1. Жёсткие сроки

Ввиду постоянно меняющихся условий и активной разработки новых российских информационных систем — требования заказчика систематически обновлялись. Приходилось перерабатывать критически важную функциональность и изменять логику интерфейса.

Нам пришлось адаптироваться под задачи клиента и внешние неконтролируемые факторы, поэтому мы:

— увеличили количество IT-экспертов с 15 до 40;

— использовали выходные дни и ночные часы, чтобы не отставать от графика.

2. Государственные ИС

Так как государственные информационные системы находились в активной стадии разработки, во время проведения приёмной кампании приходилось неоднократно вносить изменения в исходный код цифровой платформы. Молниеносная реакция была необходима, чтобы обеспечить своевременную передачу данных в ИС России (по причине изменений протоколов передачи данных со стороны государственных информационных систем).

3. Маппинг данных

Многие исходные данные, которые отправлялись в различные государственные ИС, имели или неэквивалентные идентификаторы, или совершенно другие значения. Например, в информационной системе платформы ЮФУ были одни ID для очной формы обучения, в государственной ИС — другие, не имеющие ничего общего с первыми. Или в одной системе было всего 5 типов условных данных, во второй — 4, в цифровой системе — 3. И так далее по всем справочным данным.

Для решения подобных ситуаций мы произвели маппинг данных — спроектировали таблицы соответствия для всех информационных систем.

4. Игра не по правилам

Некоторые находчивые абитуриенты обходили правила приёма заявлений. В цифровой системе ЮФУ создавали профиль и намерено заполняли некоторые формы с ошибкой или пропускали их вовсе. После делали дубли аккаунтов с идентичным ФИО, но с другими email. Пропускали поле с ИНН, по которому проходила верификация, выбирали разные направления обучения и регистрировали похожий профиль при помощи суперсервиса «Госуслуги».

Поступающие специально создавали дубли и усложняли процесс проверки заявлений, чтобы повысить шанс на поступление в ЮФУ. И чтобы не допустить возможности случайного зачисления, мы отслеживали такие дубли. На основе данных написали алгоритм поиска, который находил совпадения, и после объединяли все дубли.

5. Иностранные абитуриенты

При интеграции с внешними информационными системами было принято около 1000 заявлений от иностранных поступающих. Во многих заявлениях отсутствовали важные социальные данные, что впоследствии не позволяло синхронизировать их в разных ИС.

Совместно с экспертами клиента мы сформировали алгоритм выявлениях таких коллизий и разработали решение для подобных ситуаций.

ASP.NET Core, С#, Python, React.js, Figma, Microservices, Kubernetes, PostgreSQL.

За 6 месяцев проактивной работы команда Иностудио и представители ЮФУ смогли полностью автоматизировать процесс поступления. Вуз успешно провёл приёмную кампанию в 2022 году и увеличил охват абитуриентов благодаря возможности подать заявление дистанционно.

Цифровая система в сравнении с другими решениями на рынке отличается быстродействием, гибкостью, кастомизацией, масштабируемостью и удобной поддержкой (по отношению к 1С).

В результате у нас получилось сделать следующее:

— личный кабинет абитуриента, с помощью которого можно подать заявление, прикрепить документы, отследить статус заявления и внести необходимые изменения;

— личный кабинет менеджера, в котором можно проверить заявления абитуриента и при необходимости внести в них правки;

— импорт и экспорт заявлений с «Госуслуги»;

— экспорт заявлений в государственную систему ФИС ГИА;

— формирование конкурсных списков, списков на зачисление, приказов на зачисление и отчисление.