Автоматизировали работу отдела продаж Docke. Увеличили количество оптовых заказов на 20%

Docke (Дёке) - один из лидеров в производстве строительных материалов на российском рынке.

Производственные комплексы группы компаний ДЁКЕ за год способны выпускать:

- 10 млн м² сайдинга;

- 5 млн пог. м водосточных систем;

- 3 млн м² фасадных панелей;

- 12 млн м² гибкой черепицы.

Компания показывает яркий пример того, как IT-решения помогают бизнесу адаптировать свои процессы под потребителей, снижать расходы, планировать производство и принимать решения, основываясь на аналитических данных.

В рамках цифровизации одним из первых этапов неизбежно становится автоматизация бизнес-процессов.

Бизнес-задачи:

1. Автоматизировать процесс закупок продукции дистрибьюторами и дилерами, существенно расширив функционал личного кабинета B2B - портала

2. Разработать систему учета доходов, планирования расходов и трейд-маркетинговых активностей (с учетом планирования любых акций: расходов и доходов по ним) для дилеров

Основные понятия, которыми оперирует Дёке и мы при разработке:

дистрибьютор - крупный оптовый клиент

дилер - небольшой по объему закупок продукции клиент

заявка – планируемый дистрибьюторами объем закупаемой продукции на следующий период производства

заказ – фактически заказанный и впоследствии выкупленный дистрибьютором или дилером объем продукции

Технический стек проекта:

PHP, CMS 1C-Битрикс, REST API

1. Автоматизировали процесс заказов и заявок для двух типов клиентов (дилеры и дистрибьюторы)

2. Разработали удобный и информативный B2B портал, который помимо упрощения процесса взаимодействия позволил Docke анализировать данные и планировать производство, так как у них теперь есть не только аналитика спроса, но и данные по реальной необходимой продукции, которую впоследствии выкупят дистрибьюторы.

3. Разработали личный кабинет для дилеров, в котором они смогут работать с продукцией от заказа до формирования торгового предложения конечному потребителю. Впоследствии этот портал станет частью внутренней CRM-системы, кастомизированной под дилеров Docke

Изучив бизнес-процессы клиента, мы увидели, что бизнес-процесс “Заказ” для дистрибьютора и дилера одинаковый. Соответственно, функционал личного кабинета “Дистрибьютор” и “Дилер” в этой части не будет отличаться.

Функционал личного кабинета "Дистрибьютор и дилер"

Функционал "Заказ"

Бизнес-процесс ранее:

1. Клиент выбирает и оформляет нужный товар в заказ на сайте (сайт использовался как каталог товаров)

2. Заказ поступает в 1С, проверяется менеджером, если менеджер поменял что-то в заказе (например, товара нет на остатках) - клиент об этом узнает следующим образом:

- менеджер позвонит и согласует изменения

- или клиент самостоятельно перепроверит весь заказ

3. Счет формируется в ЛК, при всех изменениях счет также меняется

Весь процесс передачи данных о заказе с точки зрения передачи данных выглядел так: сайт (портал) - 1С.

Мы реализовали процесс по принципу: сайт (портал) - 1С - сайт (портал) и разработали дополнительный функционал.

Бизнес-процесс сейчас:

1. Клиент выбирает и оформляет нужный товар в заказ на сайте

2. Заказ поступает в 1С, проверяется менеджером

3. Все изменения отображаются дистрибьютору в личном кабинете на странице заказа.

В случае удаления товара из заказа менеджером в 1С на портале в заказе товар будет убран из основного списка товаров заказа и показан отдельно как удаленный

Если цена товара в заказе изменилась (такое может быть в случае если в 1С пересчитали стоимость для клиента) и она снизилась, то будет показан значок “цена снижена”.

Заявка - это план закупа без даты поставки. Дистрибьюторы используют это в случае высокого сезона или большого объема закупа. По факту это планируемый объем, который дистрибьютор хочет забрать.

Бизнес-процесс ранее:

1. Дистрибьютор ознакомился со списком продукции в каталоге

2. Связался с менеджером в рабочее время менеджера

3. Уточнил свои текущие лимиты у менеджера или в документах, подписанных в начале года

4. Менеджер рассмотрел каждую заявку

- в случае изменений в заявке - менеджер уведомил дистрибьютора по телефону или почте

- в случае сверх лимитов менеджер начал процесс согласования заявки со сверх лимитами

5. После согласования сверх лимитов и заявки товар производится или хранится на складе Docke под клиента

6. Оплата производится после того, как дистрибьютор оформил заявку в заказ

Бизнес-процесс сейчас:

1. Дистрибьютор самостоятельно выбрал нужную продукцию в каталоге

2. Ознакомился со своими текущими лимитами на портале

3. Сформировал заявку на портале, без участия менеджера

4. При необходимости отправил заявку на согласование дополнительных лимитов через портал, без телефонной связи с менеджером

5. Менеджер увидел заявку и сверхлимиты (если есть) в 1С, при необходимости заменил позиции, отправил на согласование дистрибьютору

6. Дистрибьютор увидел все изменения на портале, согласовал заявку и видит планируемую дату производства или отгрузки

Дополнительно разработали функционал для менеджеров Docke:

1. Согласовывать только часть продукции сверх лимитов, а не каждую заявку в отдельности

2. Изменять заявку, и сразу же предоставлять информацию дистрибьютору через портал

Задача от бизнеса стояла следующая: дать возможность дилерам устанавливать наценку на товар относительно закупочной цены, просчитывать доход при этой цене (маржу), настраивать скидки для конечного покупателя в зависимости от суммы заказов.

При этом у Docke есть рекомендованные розничные цены на товары в зависимости от региона и их нужно также интегрировать в личный кабинет дилера.

Разработку также поделили на шаги:

Шаг 1. Получение, интеграция, назначение и отображение розничных цен на портале

Шаг 2. Разработать функционал “Программа лояльности”

Шаг 3. Разработать функционал “Торговое предложение”

Шаг 1. Получение, интеграция и отображение розничных цен на портале

Начали с получения рекомендованных розничных цен. Для этого реализовали обмен между 1С и CMS 1C-Битрикс.

При формировании цены учли не только рекомендованную цену от Docke, но и разработали возможность дилеру самостоятельно настраивать розничную цену.

Предусмотрели функционал, который не даст дилеру опуститься ниже минимальной цены. Минимальная цена - определенный ценовой порог, ниже которого дилеру не выгодно продавать товар.

Розничная цена и минимальная розничная цена должны зависеть от закупочной цены дилера и от рекомендованной розничной цены региона.

Также реализовали возможность настройки цен по группам товаров в % соотношении.

Шаг 2. Разработка функционал “Программа лояльности”

Программа лояльности - это система скидок, предоставляемая дилером конечным потребителям. Она уникальна в рамках одного дилера.

Наша задача: полностью разработать функционал.

В первой версии программы лояльности мы реализовали:

1. Дилер может сгруппировать конечных потребителей по какому-то принципу и назначить % скидки.

2. Дилер может назначить индивидуальную скидку для каждой группы товара и/или группы конечных потребителей.

3. При оформлении заказов конечному потребителю сервис сохраняет всю информацию по товарам, скидкам, группам, рекомендованным розничным ценам, розничным ценам и закупочным ценам. Это сделано для дальнейшего расчета информации по продажам и доходу дилера.

Шаг 3. Разработать функционал “Торговое предложение”

Торговое предложение – это предложение с указанием товаров, цен, количества, сроков поставки, сроков действия предложения и примененных скидок (если они есть).

 Реализовали этот функционал также в личном кабинете дилера. Для того, чтобы сформировать документ в формате PDF дилеру достаточно добавить товары в корзину, проставить дату, контактную информацию и нажать кнопку “Торговое предложение”.

 На этом этапе уже заложили возможность расширять функционал до отображения истории заказов, доходов, расходов и прочей информации, нужной для анализа продаж дилером. Пока такая аналитика отложена на следующие этапы разработки личного кабинета.

1. Автоматизировали процесс заказов и заявок для двух типов клиентов (дилеры и дистрибьюторы)

2. Разработали удобный и информативный B2B портал, который помимо упрощения процесса взаимодействия, позволил Docke анализировать данные и планировать производство, так как у них теперь есть не только аналитика спроса, но и данные по реальной необходимой продукции, которую впоследствии выкупят дистрибьюторы.

3. Уменьшился процент корректировок заказов на 30%

4. Для дистрибьюторов количество заказов, создаваемых вручную менеджерами уменьшилось на 50%

5. Разработали личный кабинет для дилеров, в котором они смогут работать с продукцией от заказа до формирования торгового предложения конечному потребителю. Впоследствии этот портал станет частью внутренней CRM-системы, кастомизированной под дилеров Docke

5. После релиза функционала "Рекомендованные розничные цены" увеличился процент вовлечения пользователей на сайт. Старые пользователи, которые не пользовались порталом, стали его использовать, так как стали видеть РРЦ цены

На данный момент мы совместно с клиентом постоянно актуализируем и приоритезируем запросы на разработку, прорабатываем новые решения, тестируем разные инструменты и уверены, что IT-решения позволят существенно оптимизировать расходы, увеличить продажи и упростить процессы взаимодействия для клиентов.