Цифровая трансформация охраны труда: как GRYS Power перешла от Excel к собственной EHS-системе

Компания GRYS Power — одна из первых энергосервисных компаний в России, которая реализует масштабные проекты по модернизации систем энергоснабжения промышленных предприятий.

До внедрения проекта все процессы службы охраны труда велись вручную: учет инцидентов, предписания, обучение и отчётность хранились в Excel-таблицах и электронных письмах.

Перед нами стояла задача — полностью перевести процессы в цифровой формат. Платформа должна была обеспечить автоматизацию следующих процессов:

— Регистрация и обработка инцидентов;

— Проведение проверок по охране труда;

— Формирование и хранение документации;

— Удобное взаимодействие сотрудников всех уровней с системой.

При этом бюджет первой версии был ограничен 3 миллионами рублей, что потребовало грамотного выбора технологий и оптимизации подхода к разработке.

На старте проекта команда сфокусировалась на создании функционального прототипа. Это позволило чётко определить приоритетные функции и выявить возможности оптимизации бюджета.

От индивидуального дизайна интерфейса решили отказаться, выбрав библиотеку компонентов Ant Design. Такой подход обеспечил удобство работы с большим количеством форм и таблиц, при этом не потребовал привлечения дизайнера.

В качестве технологической основы мы выбрали Strapi — современная headless CMS, позволяющая быстро разрабатывать кастомные решения, в том числе корпоративные сервисы, и гибко управлять структурой данных. Её использование позволило решить большую часть задач бэкенда (авторизация, управление пользователями и ролями, многоязычность) с минимальными затратами на разработку. Это помогло нам централизовать все данные и обеспечить быстрый запуск необходимых функций, сохраняя гибкость для будущих доработок. 

На основе прототипа создали MVP версию, которая включала основные функции, необходимые для начала работы.

В первую очередь настроили систему авторизации и управления пользователями. Реализовали массовый импорт пользователей из Excel-файлов, с автоматическим созданием всех связанных с ними сущностей (организации, подразделения). 

Пример создания пользователя через редактор контента:

Для обеспечения безопасности и удобства сотрудников реализовали регистрацию новых пользователей без передачи пароля администратору — пользователь получал ссылку на почту для самостоятельной установки пароля.

Перевели платформу на два языка (русский и английский), используя встроенные возможности Strapi и библиотеку i18n.

На запуске система работала параллельно со старыми инструментами — это снизило сопротивление пользователей и позволило плавно перейти к новому формату.

После успешного запуска MVP, команда приступила к разработке ключевых модулей системы, предназначенных непосредственно для работы службы охраны труда.

Одним из первых стал модуль «Визиты безопасности». Менеджеры, проводящие проверки на местах, получили многошаговую форму отчета. Она позволяет фиксировать нарушения, отмечать лучшие практики, добавлять фото и автоматически формировать отчеты в форматах PDF и Excel. 

Сотрудники теперь получают уведомления о предстоящих визитах через email.

Затем перешли к созданию раздела «Я Инспектор» для сотрудников. Теперь любой работник мог быстро сообщить о выявленном нарушении. Эти сообщения автоматически превращаются в PDF-отчеты. Система разделяет доступ к данным по ролям: сотрудники видят только свои заявления, руководители подразделений — своей команды, а менеджеры и администраторы получают доступ ко всей информации.

Дополнительно внедрили модуль регулярных проверок через чек-листы, а также инструмент для сбора «лучших практик». Все отчёты автоматически доступны для скачивания в удобных форматах (PDF и Excel).

На заключительном этапе команда реализовала интеграции платформы с внутренними системами компании через API. Это позволило автоматически обмениваться данными с другими корпоративными сервисами.

Также добавили возможность настраивать автоматические уведомления о сроках инструктажей и проверок, а также изменять шаблоны писем для восстановления паролей и прочих уведомлений, формировать и менять шаблоны чек-листов через удобную административную панель. 

Руководство получило расширенные фильтры и аналитические отчёты, обеспечивающие прозрачность и контроль за всеми процессами охраны труда.

За 4 месяца работы команда полностью автоматизировала ключевые процессы охраны труда GRYS Power, уложившись в выделенный бюджет.

В результате внедрения системы компания полностью отказалась от ручного ведения документации и Excel-таблиц. Сотрудники получили инструмент, который экономит время, позволяет оперативно реагировать на инциденты и повышает прозрачность всех процессов охраны труда.

Благодаря использованию Strapi система легко развивается: быстро добавляются новые функции, интеграции и аналитика, а любые изменения бизнес-процессов внедряются без потери качества. Платформа готова к масштабированию, а команда — к развитию и внедрению новых модулей по мере роста бизнеса.