Цифровизация документооборота по охране труда для крупной розничной сети

В условиях территориально распределенной структуры компании организация процессов охраны труда сопровождалась значительными трудозатратами и высокой нагрузкой на специалистов по охране труда.

Основными проблемами являлись:

- большой объем кадровых перемещений и связанных с ними документов по охране труда;

- территориальная удаленность сотрудников и подразделений;

- необходимость контроля оформления и подписания большого количества документов;

- сложности поиска и хранения документов;

- отсутствие единообразия в оформлении документации;

- значительная нагрузка по процессам охраны труда была возложена на директоров магазинов и руководителей распределительных центров, для которых обеспечение прибыльности объектов , бесперебойной работы подразделений и выполнения производственных показателей является приоритетной задачей. При этом им приходилось самостоятельно отслеживать необходимость оформления, подписания и передачи большого количества документов по охране труда.

В результате служба охраны труда была вынуждена тратить значительное время на контроль документооборота, а получение подписанных документов из удаленных подразделений сопровождалось задержками и дополнительными трудозатратами.

Для решения поставленных задач была внедрена платформа ЭРМ КОТ, обеспечивающая автоматизацию документооборота по охране труда с использованием технологии QR-кодирования документов и интеграции с кадровыми системами компании.

В рамках проекта были реализованы следующие механизмы:

• автоматическое получение данных о новых сотрудниках из кадровой системы;

• автоматическое определение необходимых инструктажей, обучений и иных мероприятий по охране труда на основании должности и матриц обучения;

• автоматическое формирование полного комплекта документов по охране труда для каждого сотрудника,

• автоматическая отправка документов ответственным руководителям подразделений;

• контроль сроков подписания документов и система напоминаний ответственным лицам;

• автоматическая повторная отправка документов при нарушении установленных сроков;

• использование QR-кодов для идентификации документов и сотрудников без ручной обработки;

• автоматическое распознавание поступивших подписанных документов и их привязка к карточкам сотрудников;

• формирование единого электронного архива документов по охране труда с возможностью оперативного поиска и доступа к информации.

В результате внедрения был создан единый централизованный процесс управления документооборотом по охране труда для всех объектов компании независимо от их географического расположения.

Система взяла на себя контроль процессов формирования, подписания и хранения документов, что позволило существенно снижать административную нагрузку на специалистов по охране труда и руководителей подразделений.

Удаленность сотрудников и объектов перестаёт оказывать влияние на скорость и качество документооборота по охране труда.

Руководители подразделений больше не должны самостоятельно отслеживать необходимость оформления документов, а служба охраны труда получила возможность контролировать выполнение мероприятий в единой системе.

По итогам проекта были достигнуты следующие результаты:

• сокращено время подготовки и оформления комплекта документов по охране труда для нового сотрудника более чем на 70%;

• сокращены трудозатраты специалистов по охране труда на сопровождение документооборота до 70%;

• более чем в 2 раза сокращены сроки получения и обработки подписанных документов;

• исключена необходимость ручной идентификации и распределения документов между подразделениями и сотрудниками;

• обеспечен централизованный контроль процессов для более чем 380 000 сотрудников компании;

• значительно снижены риски потери документов и ошибок, связанных с человеческим фактором.

Внедрение платформы ЭРМ КОТ позволило создать единый цифровой контур управления документооборотом по охране труда в масштабах всей компании, повысить прозрачность процессов, обеспечить централизованный контроль исполнения обязательных мероприятий и существенно сократить трудозатраты на выполнение рутинных операций.