Цифровые образовательные сервисы НИТУ МИСИС

Нашей главной целью в этом проекте было повышение эффективности процессов, связанных с организацией образовательной деятельности в НИТУ МИСИС.

Среди основных процессов, затронутых в этом проекте, были:

– учет успеваемости студентов,

– учет посещаемости студентами образовательных мероприятий,

– создание, согласование и запуск образовательных курсов в LMS НИТУ МИСИС.

Каждый из этих бизнес-процессов обладал своими особенностями, а структура управления проектом со стороны Заказчика была сложной, поэтому достижение цели оказалось очень творческим процессом.

Нам нужно было придумать сервис, помогающий не только автоматизировать учет посещаемости и успеваемости, но и улучшить качество преподавания, повысить прозрачность учебного процесса и снизить количество конфликтных ситуаций. Им стал "Электронный журнал". Заказчиком этого сервиса выступало Учебно-методическое управление НИТУ МИСИС.

Этот сервис должен был решать сразу ряд задач:

– стимулировать преподавателей обновлять и улучшать свои рабочие программы дисциплин в единой внутренней системе университета Комплекс программ Лаборатории ММИС (Шахтинская программа),

– унифицировать процесс фиксации посещаемости и успеваемости студентов,

– наладить мониторинг, отчетность и аналитику для различных ролей работников университета,

– сделать процесс формирования итоговой оценки по дисциплине более прозрачным и понятным для студентов.

Второй сервис должен был существенно упростить и оптимизировать процесс создания, согласования и запуска образовательных курсов в LMS НИТУ МИСИС. Ранее запуск курса в LMS Moodle был сложным и многоступенчатым, требовалось большое количество ручного труда и многократная обработка больших сводных таблиц. Справиться с этим в автоматическом режиме должна была "Система управления электронным обучением", которая так же решала бы ряд серьезных задач:

– унифицировать и автоматизировать запуск курсов в системе дистанционного обучения НИТУ МИСИС,

– упростить процесс создания курсов преподавателями через автоматические заполнение шаблона курса данными из рабочей программы дисциплины,

– автоматизировать работу с учебными группами студентов: подключение групп к курсам, ежедневная автоматическая актуализация их состава.

Заказчиком этого сервиса выступала Школа педагогического мастерства НИТУ МИСИС.

Важно, что при решении перечисленных задач необходимо было учитывать и технические требования ИТ-департамента заказчика, так как новые образовательные сервисы должны были бесшовно интегрироваться в текущую ИТ-инфраструктуру НИТУ МИСИС.

Разработка двух новых образовательных сервисов "Электронный журнал" и "Система управления электронным обучением" проводилась нами в два этапа: этап проектирования и этап разработки.

В рамках первого этапа "Проектирование новых сервисов" мы выполнили следующие работы:

– провели обследование и разработали концепцию новых образовательных сервисов,

– разработали дизайн и интерактивный прототип новых образовательных сервисов,

– разработали частное техническое задание на внедрение новых образовательных сервисов.

В рамках второго этапа "Разработка и запуск новых образовательных сервисов" мы выполнили следующие работы:

– разработали образовательный сервис «Система управления электронным обучением»,

– разработали образовательный сервис «Электронный журнал»,

– разработали интеграционные компоненты для информационного наполнения сервисов,

– подготовили эксплуатационную документацию и обучили пользователей работе в новых образовательных сервисах,

– провели предварительные испытания, опытную эксплуатацию и приемочные испытания новых образовательных сервисов.

Ниже мы подробно расскажем обо всех работах и ходе проекта.

На старте мы собрали все имеющиеся у заказчиков материалы: файл Excel с видением электронного журнала и неформальное ТЗ с желаемой функциональностью сервисов. Проанализировали и вместе с отделом аналитики составили пул вопросов для уточнения. 

После первого цикла уточнений электронного журнала мы поняли, что намного эффективней будет предметное обсуждение. Отрисовали с аналитиками детализированные вайрфреймы и пошли на следующую встречу уже с наглядным материалом для новых уточнений.  

Это были примерные интерфейсы без дизайна, но со всеми функциональными возможностями, предусмотренными в сервисе. Показывали интерактивные прототипы с переходами по всем ролевым моделям: дирекция института, заведующий кафедры, ученый секретарь, преподаватель и студент. И по каждой роли определяли функции, доступные на странице в конкретный момент времени.

Спустя несколько итераций полностью согласовали вайрфреймы по всем ролям и отдали дизайнерам, а после разработки дизайна в режиме интерактивных прототипов показали заказчику и ИТ-службе, как будет выглядеть электронный журнал.

Обсуждение системы управления электронным обучением мы начали со стандартного брифа. Выяснили, как устроены все текущие процессы сейчас и попытались понять, какими они должны быть. Для наглядности подошли к этому с точки зрения схем, которые рисовали в нотации BPMN. По обратной связи заказчика корректировали видение процессов и функции сервиса, затем согласовали и зафиксировали финальный вариант. Дизайн здесь не делали, так как это не нулевая разработка, а плагин для LMS Moodle, которая уже реализована в МИСИС. 

По результатам серии интервью и обследования мы подготовили частное техническое задание с детализированными требованиями на оба сервиса. Четко прописали, как будем реализовывать и с чем интегрироваться, чтобы все это заработало.

Благодаря тщательному и наглядному этапу подготовки, к моменту реализации у всех участников проекта было полное понимание, что мы делаем.  

Мы работали спринтами и каждые две недели встречались с заказчиками, чтобы показать результат и обсудить детали. Что сделали: 

– разработали образовательный сервис «Система управления электронным обучением»,

– разработали сервис «Электронный журнал»,

– создали интеграционные компоненты для информационного наполнения образовательных сервисов,

– обеспечили корректное отображение информации на всех устройствах от десктопа до смартфона,

– подготовили комплекты эксплуатационной документации: руководства пользователя и администратора с подробным описанием действий в новых сервисах и скриншотами интерфейсов.

Большая работа была проведена в части интеграции с внутренними системами НИТУ МИСИС.

Первая интеграция была с личным кабинетом НИТУ МИСИС для получения данных о студентах и преподавателях, их нагрузки и другой информации, которая подтягивалась из системы 1С Университет.

Далее интегрировались с Комплексом программ Лаборатории ММИС (Шахтинская программа), где лежат РПД. Оттуда для электронного журнала поступают данные: названия занятий и их объем в академических часах; работы по дисциплинам и их значимость в расчете итоговой оценки каждого студента. А также литература, методика оценки и другая информация для автоматического заполнения шаблонов онлайн-курсов в системе управления электронным обучением. 

Третья интеграция была с системой контроля и управления доступом (СКУД), чтобы автоматически получать информацию о посещении студентов через турникеты на входе помимо отметок преподавателей, проставляемых вручную.  

Благодаря новой системе управления электронным обучением автоматизировали сложный процесс создания онлайн-курсов. 

Разработали единый интерфейс для запроса, создания, согласования и запуска курсов, включая автоматическое подключение участников к курсу через глобальные учебные группы. 

Теперь преподаватели заполняют заявки на свои курсы быстрее и проще в специальной форме: 

Получают выбранный и предзаполненный шаблон курса, который наполняют обучающим контентом и отправляют на кафедры и в Школу педагогического мастерства для согласования. Если курс нужно доработать — получают об этом соответствующее уведомление с комментариями. Все это можно сделать в СУЭО одной кнопкой вместо долгих и разрозненных переписок по электронной почте.  

После согласования курса преподаватель выбирает из списка учебные группы, в которых будет вести курс. Отправляет запрос на подключение, и после одобрения группы автоматически добавляются к электронному курсу вместе со списком студентов. 

Списки студентов обновляются ежедневно в полночь (Мск) по данным из личного кабинета НИТУ МИСИС, автоматически отражая изменения в статусе, например, отчисление студента. Это исключает необходимость ручной актуализации данных сотрудниками и повышает эффективность работы.

В процессе разработки и интеграций мы активно взаимодействовали с заказчиками как по техническим вопросам, так и с процессной точки зрения. Разработчики делали свою часть, аналитики вручную тестировали оба сервиса и если возникали вопросы, шли к заказчикам уточнять. Оперативно получали обратную связь и двигались дальше. Проект шел бодро в том числе за счет тесной связки наших разработчиков, аналитиков и дизайнеров с командами заказчиков и ИТ-департаментом университета.

Предварительные испытания шли стандартно, начиная с нашего внутреннего тестирования и обучения администраторов работе в новых образовательных сервисах. Мы провели ряд презентаций-консультаций для групп пользователей и запланировали обучение. 

После тестирования сервисов заказчиками и опытной эксплуатации небольшой группой, постепенно подключали к сервисам больше коллег и новые подразделения университета.

Несмотря на одновременную разработку и необычную ситуацию с несколькими заказчиками получилось согласовать все требования, технически реализовать и запустить оба сервиса быстро и без особых проблем. 

Сейчас университет МИСИС использует инструменты, которые существенно улучшили процессы в сложной области с большим количеством участников и интересов. Их взаимодействие стало проще, прозрачней и продуктивнее. Новые сервисы значительно сократили трудозатраты и повысили точность данных.