Экосистема для производственного холдинга: 30 предприятий и 60 000 пользователей

Предстояло разработать экосистему сервисов, чтобы оцифровать внедрение улучшений на производстве. Наш клиент — производственная группа компаний, мировой лидер в своей отрасли.

Концепция улучшений, которой пользуется клиент, работает так: сотрудники предлагают идеи для роста эффективности, например, улучшить технологию или закупить более качественное сырье. Компания внедряет такие идеи и получает результат в виде сокращения потерь или роста выручки.

Чтобы система работала, в компаниях открыты целые отделы рационализаторов, а сами улучшения связаны со множеством действий:

- регистрация идей

- согласование множествами лиц

- выделение бюджета на внедрение

- составление плана и назначение ответственных

- внедрение и контроль каждого шага

- подсчет эффекта, сравнение плановых и фактических значений

- награждение ответственных

- составление отчетности

Раньше для этих целей заказчик использовал физические носители (бланки, доски предложений), а также зоопарк инструментов: от экселек до специализированного ПО, которое не устраивало по функционалу и интерфейсу. При этом набор инструментов отличался от компании к компании, а их в группе более 40. Как результат: хаос, отсутствие прозрачности и потеря времени.

Заказчик обратился к нам, чтобы навести порядок, собрать все процессы по улучшениям в одном пространстве и получить единую базу данных. Нам предстояло разработать экосистему сервисов, которая оцифровывает весь жизненный цикл внедрения идеи.

Создали экосистему из 5 сервисов, которой пользуются 30 предприятий. Совокупная аудитория экосистемы — 60 000 пользователей. Это широкий пласт сотрудников: от руководителей до сотрудников на производстве. Системой пользуются мастера, инженеры, технологи, директора, финансисты, эксперты по улучшениям и другие люди. 

С нашей экосистемой заказчик перешел от разрозненных инструментов по всей группе компаний к единому цифровому пространству, которое закрывает все бизнес-процессы по внедрению улучшений.

В экосистеме можно:

- подать идею онлайн вместо бумажных бланков (через веб-версию или мобильное приложение)

- сообщить о проблемах и поломках на производстве (вместо физических досок на участках)

- провести цифровые мозгоштурмы по мероприятиям 

- провести онлайн-согласование плана и паспорта идеи

- составить план внедрения, назначить ответственных и проконтролировать это все в собственной Jira

- сравнить план и факт, автоматически рассчитать эффект внедрений в деньгах и производственных показателях (раньше результат сводился вручную)

- получать кастомизированные отчеты: от количества поданных идей до их эффекта, сравнение показателей в динамике и проч.

- запросить онлайн-консультации для советов по реализации или другим рабочим вопросам

Главное преимущество экосистемы — гибкость. С готовыми решениями у заказчика "болело" из-за несоответствия софта его внутренним бизнес-процессам. Вместе мы создали экосистему, которая с нуля спроектирована под его регламенты и потребности. Благодаря этому ускорилась административная работа, рутина и коммуникации, все действия стали оцифрованы, и реализованы нестандартные пожелания заказчика.

Мы сотрудничаем с клиентом уже 5 лет, и за это время создали 5 полноценных сервисов, закрывающих разные задачи в улучшениях на производстве. Аудитория экосистемы составляет 60 000 пользователей. Сотрудники могут использовать как все продукты, так и отдельные сервисы. Мы обеспечили бесшовный переход от продукта продукту и единую авторизацию в них.

У экосистемы общая база данных, это делает сервисы гибкими и позволяет передавать информацию между ними. Любая сущность может быть использована в любом из 5 продуктов. Например, благодаря такому подходу пользователь может подать идею в мобильном приложении и система автоматически передаст ее в нужный сервис в зависимости от градации. 

Экосистема включает 3 сервиса для подачи и внедрения улучшений, и 2 сервиса, которые закрывают вспомогательные задачи:

- фабрика идей (сервис для внедрения идей с эффектом менее 1 млн руб)

- сервис трансформационных предложений (сервис с расширенным функционалом для идей с эффектом более 1 млн руб)

- доска решения проблем (сервис, где сотрудники сообщают о проблемах на производстве)

- экспертное сообщество (сервис для запроса консультаций и сбора лучших практик)

- таск-трекер (новый продукт в разработке, где можно будет ставить задачи для ведения и контроля проектов по внедрению)

Экосистема объединена мобильным приложением, где можно подавать идеи и сообщать о проблемах.  

На старте сразу настроились на долгосрочное сотрудничество и масштабную разработку. Изначально заказчик обратился к нам, чтобы заместить иностранное ПО, но сразу попросил заложить гибкую архитектуру для развития продукта и создания экосистемы.

Первым сделали Сервис трансформационных предложений. Его мы разработали на замену американской программы, которую до этого использовал заказчик. В софте не устраивало:

- недружелюбный интерфейс

- отсутствие нужных функций, например, ведение группы компаний и выгрузка отчетов 

- риск ухода ПО с российского рынка

- логика и функционал продукта не соответствовала процессам компании, а также юридическим и финансовым аспектам ведения бизнеса в РФ

В итоге самостоятельная разработка с Атвинтой обошлась дешевле, чем подписка на зарубежную коробку. Больше всего в собственных продуктах заказчик ценит гибкость и возможность настраивать систему под потребности и регламенты компании.

Особенностью проекта стали огромные масштабы — десятки компаний и тысячи пользователей, которых нужно онбордить в экосистеме. Заказчик выставил дедлайн, до которого компании должны освоить софт, так что у нас в запасе было время для постепенного наплыва пользователей.

Сначала выпустили MVP и постепенно добавляли в него компании, параллельно шлифуя баги и докручивая функционал. Далее дорабатывали бэклог и раскатывали софт на все новые и новые предприятия. Сегодня в системе находится 30 компаний.

На втором этапе создали Фабрику идей и Доску решения проблем. При разработке этих сервисов опирались на первый продукт. У нас уже была механика регистрации сущности "идея", множество полезных фич (например, дашборды и сборка отчетов) и дизайн-система.

Далее настроили мобильное приложение для удобной подачи идей и проблем. С ним сотрудники могут в любой момент отправить предложение, например, на обеде. Это особенно удобно для тех, кто находится на производстве.

Следующий продукт — Экспертное сообщество — профессиональная соцсеть и сервис консультаций для производственников. Здесь мы реализовали механики создания комьюнити и консультирования: заявки, чаты, коллы, топики, сообщества по темам, свой Ютуб и многое другое.

Сейчас в разработке новый проект — корпоративный таск-трекер. Для него мы уже провели масштабную аналитику и проектирование. 

Над экосистемой работает отдельная фултайм команда, которая занимается доработками и созданием новых продуктов.

В этом сервисе добавляют идеи с эффектом менее 1 млн руб. На практике для этого часто используют бумажные бланки. Мы же добавили возможность онлайн-подачи и функции для дальнейшей реализации. Например, цифровые комитеты, назначение ответственных, премирование, дашборды для контроля реализации и статистики.

В системе подано 30 000 идей.

Доска решения проблем в классическом понимании — обычная маркерная доска, которая висит в цеху и где мастера пишут о поломках. В нашем же сервисе процесс переносится в онлайн — сотрудники пишут о проблеме в мобильном приложении или браузере. Уведомление о ней сразу приходит ответственному лицу с пометкой о срочности. 

Такой сервис ускоряет устранение проблем на производстве, делает подачу сообщений более удобной, а также позволяет найти в отчетах проблемные участки и обратить на них внимание руководства.

В сервисе зарегистрировано 20 000 проблем.

Сервис предназначен для идей с эффектом более 1 млн руб. Похож на Фабрику идей, но содержит более широкий функционал, так как в нем регистрируются самые перспективные предложения.

Идеи в этой системе реализуются как масштабные проекты — для них действует отдельная многоэтапная методика и доскональный подсчет результатов. В сервисе оцифрован весь жизненный цикл идеи:

- подача идеи

- составление паспорта 

- онлайн-согласования (с уведомлениями ЛПР и исполнителей, подробными чек-листами и очередностью)

- составление плана и постановка задач

- подробная отчетность и дашборды для руководства (12 ключевых отчетов + комбинированные выгрузки)

Одна из вау-фич — подсчет эффекта внедрения в деньгах и его влияние на ключевые производственные показатели. За счет дерева факторов удалось создать чувствительную математическую модель, которое дает один из самых реалистичных и прозрачных эффектов на рынке.

Продукт помогает добиваться миллиардных результатов. Зарегистрированные в этом сервисе и реализованные идеи принесли компании +20 млрд руб к прибыли.

Чтобы улучшить качество принимаемых решений во всех структурах, компания ведет экспертные сообщества. Сотрудники могут запросить у них консультацию, пригласить на мозгоштурм или обсудить идею. 

Для этого процесса мы создали отдельный сервис, где реализовали:

- анкеты экспертов

- базу экспертов

- коммуникации: чаты, звонки, заявки на консультации

- тематические сообщества, например, по технологиям или ремонту

- пространство для сбора лучших практик (материалы, методики, кейсы)

- свой Ютуб (внутренний видеохостинг для безопасного размещения роликов)

В Сообществе 1 000 активных пользователей: экспертов и тех, кто запрашивает консультации.

Сейчас мы работаем над корпоративным таск-трекером для командной работы и ведения проектов по производственным улучшениям. Уже провели масштабную аналитику: сравнили UX 12 флагманских трекеров, провели кастдевы с будущими пользователями и составили модель системы (event-storming).

Полностью оцифровали внедрение улучшений на 30 предприятиях. Наша экосистема стала общим пространством для управления идеями от сотрудников и отслеживания их внедрения. 

Ключевые результаты в цифрах:

- 20 млрд — подтвержденный экономический эффект внедрений из Сервиса трансформационных предложений

- 73 000 идей и проблем — добавлено в экосистеме

- 60 000 пользователей — совокупная аудитория сервисов

- 30 предприятий — пользуются экосистемой

- 5 сервисов — внутри экосистемы

- 5 лет — сотрудничаем с заказчиком

Экосистема создана полностью под процессы заказчика, поэтому внутри есть все необходимые функции и отзывчивая техподдержка, которая оперативно реагирует на обратную связь. Мы постоянно дорабатываем фичи по запросу конечных пользователей и заказчика.

Среди качественных изменений: улучшения стали прозрачными. С экосистемой под контролем каждый этап внедрения и его результат — это исключает лазейки для некачественных инициатив и подсвечивает проблемные места. 

Группе рационализаторов, отвечающей за улучшения, и исполнителям стало удобнее вести административную и организационную работу. В одном окне можно составлять отчеты, назначать встречи и ответственных, составлять планы реализации и анализировать идеи. А авторам стало удобно подавать предложения онлайн. 

Высшему руководству экосистема позволяет контролировать направление, держать руку на пульсе и видеть общий результат внедрений по группе компаний. Раньше отчеты сводились вручную и занимали огромное количество времени. Теперь же есть удобные дашборды и автоматическая отчетность, которая обновляется в реальном времени. 

Клиент отмечает, что благодаря проработке дерева факторов наша система позволяет рассчитывать точный экономический эффект внедрений — а это одно из основных узких мест в концепции производственных улучшений.