Гибкое управление счетами: все как у всех, только лучше

Мы уже рассказывали, какую магию творит правильно настроенный обмен данными, чтобы облегчить клиентам бизнеса поиск информации. Теперь делимся подробностями о том, как за два месяца наладили учет всей бухгалтерской документации между клиентами крупнейшего в России автохолдинга и продавцами. Спойлер: будет целый зоопарк оплат и никакой прозрачности на старте.

Автохолдинг (бренд под NDA) — один из ведущих автомобильных холдингов в России. Компания активно внедряет современные технологии, чтобы сделать процесс покупки и обслуживания автомобилей доступным, уделяет особое внимание онлайн-продажам и улучшению клиентского опыта. Чтобы сосредоточиться на этих задачах, руководство решило предложить своим клиентам большое количество вариантов оплаты при покупке ТС. Вот тут-то и появились сложности:

— Структура оплаты в процессе покупки включала в себя разные этапы — выбор способа оплаты, частичное погашение любой суммой, взятие кредита или рассрочки;

— В личном кабинете не было никакой истории — хронология трат не сохранялась, невозможно было отследить статус платежа, что создавало проблемы не только для покупателя, но и для менеджеров;

— Платежи могли быть направлены на самые различные этапы покупки, такие как бронирование, доставка, основная сумма заказа, страховка, первоначальный взнос по кредиту. Такое разнообразие требовало учета специфики бизнеса и своевременного информирования всех сторон о статусе каждого платежа;

— Автохолдинг хотел предоставить клиентам возможность в любое время изменять свои платежные планы, запросив новый счет на другую сумму. Но это нововведение создавало дополнительные сложности в управлении выставленных счетов;

— В личном кабинете покупателя и менеджера были недоработки — покупатели не могли повторно скачать счет после его оплаты, а продавцам не хватало инструментов для отслеживания счетов и сумм с привязкой к конкретному заказу.

Решение задачи включало в себя добавление в личный кабинет функциональности по отображению списка выставленных счетов, отметок об оплате, возможности контроля статусов платежей и отслеживание счетов с привязкой к заказу. Так процесс оплаты и работа личного кабинета становились прозрачными и удобным для всех сторон.

❛❛ Работа над этим проектом представляла собой интересный и сложный вызов. Команда закрывала два ключевых направления: разработка пользовательского интерфейса и архитектура внутренних процессов. Здесь требовалось не только интегрировать разные аспекты работы в рамках единого проекта, но и продумать, как наше highload-решение будет встраиваться в готовую экосистему заказчика.

Взаимодействие разработчиков и аналитиков требовало от нас гибкости и быстрой адаптации к бизнес-процессам. Несмотря на сложности, команда эффективно со всем справилась. ❜❜

Сергей Горелов, генеральный директор компании «Логема».

На начальном этапе реализации системы обмена с 1С и управления счетами, мы столкнулись с ограниченной функциональностью личного кабинета. Анализируя бизнес-процессы автохолдинга и то, как с личным кабинетом взаимодействуют клиенты, мы выявили несколько ключевых проблем:

— информационный обмен ограничивался базовыми данными, которые включали только сумму и ID заказа;

— номер счета был доступен только в личном кабинете, что существенно усложняло процесс контроля за оплатой для клиентов.

На странице оформления заказа клиенты получали счета поочередно, а отсутствие единого списка счетов и видимости статуса оплаты создавали неудобства в управлении заказами. Кроме того, клиенты сталкивались с ограничением в повторном скачивании оплаченных счетов, а у сотрудников автохолдинга не было достаточной видимости по статусу счетов. Идея с продуманной функциональностью оплат была отличной, но клиентам было неудобно.

Иногда файл счета терялся, а отсутствие доступа к истории исключало возможность посмотреть список всех счетов. Нельзя было получить какой-то конкретный старый или предыдущий счет, посмотреть подробности оплаты. Невозможно было получить даже номер счета, поскольку каждый раз ID генерировался заново. Оплаченные счета могли легко затеряться среди неоплаченных, все это приводило к хаосу в документах.

Технически, предыдущая архитектура обмена предполагала отправку базовой информации о заказе в 1С, с последующим возвратом файла счета на сайт. Но эта модель не давала возможности включения дополнительных идентификаторов платежа, усложняя слежение за информацией по счетам через CRM-систему. В базе данных сайта не существовало хранилища со счетами, что сказывалось на скорости и удобстве работы менеджеров.

Оптимизация системы управления включала в себя расширение формата счетов с целью передачи большего количества данных. Поскольку каждый счет уже был отдельной сущностью внутри 1С, мы получили возможность отразить больше информации в личном кабинете. Этот шаг обеспечил счетам уникальную идентификацию через ID и номер счета, а также синхронизацию данных между системами. Для передачи счетов был внедрен формат обмена счетами между системой 1С и сайтом автохолдинга. Данные счета теперь передавались с помощью HTTP-запроса в формате JSON.

В числе других данных передавалось содержимое PDF файла в виде строки с двоичными данными. Новый формат (JSON + строка с двоичными данными) позволил передавать структурированный набор данных. Такое решение обеспечило большее удобство использования в пользовательском интерфейсе, позволяя клиентам интуитивное взаимодействие с документами.

Для более эффективного управления историей счетов, в систему были введены highload-блоки. Информация о счетах сохранялась в базе данных сайта и отображалась в личном кабинете покупателя. Структура highload-блока включала в себя различные параметры: ID и номер счета, дата генерации, сам файл счета, сумма, назначение платежа, привязка к заказу и оплате, статус оплаты счета. Более того, обновленная информация и сами файлы теперь поддерживались в актуальном состоянии за счет возможности идентифицировать счета. 

Больше не было «потерь»: когда клиент взаимодействовал со своим заказом, например менял свои данные, которые включаются в счет, либо автохолдинг менял формулировки, вся информация сохранялась. Хранение истории на стороне сайта позволило разгрузить 1С — не нужно было запрашивать каждый раз новый файл. Актуальность этого шага высока, поскольку система 1С является ядром всей архитектуры заказчика и предоставляет данные не только для сайта.

Клиенты автохолдинга получили возможность просматривать актуальную историю счетов в личном кабинете. Каждый клиент знает, на каком этапе находится тот или иной платеж, может скачать документ, запросив счет на любую сумму. При скачивании файла счета, клиент всегда получает актуальную версию.

Процесс оформления заказа стал более динамичным. Файл счета выдается однократно при оформлении заказа, и при последующем посещении страницы заказа этот файл не отображается. Так система обеспечивает контроль над выдачей счетов и позволяет избежать повторных скачиваний.

Внедрение описанных технических изменений улучшило функциональность системы управления счетами. Сотрудники автохолдинга получили удобный доступ к данным о счетах, что облегчило учет и ведение системы по заказам клиентов. Заказчик хотел решить вопрос с централизацией и структурированием информации, а «Логема» поставленную задачу выполнила:

— Мы создали систему, которая объединяет все счета в одном месте для легкого доступа и управления;

— Внедрили удобную и структурированную историю в личном кабинете;

— Обеспечили возможность скачивать файлы счетов в любой момент, снизив риск появления забытых платежей;

— Повысили удобство работы с системой для менеджеров: каждый сотрудник может сверять данные и управлять оплаченными и неоплаченными счетами;

— Предусмотрели централизацию данных, что привело к повышению прозрачности работы и снижению риска ошибок в учете.

Положительная обратная связь от клиентов автохолдинга не заставила себя ждать: почти все отметили значительное удобство работы с историей счетов. Мы предотвратили риск потери данных и недопонимания статуса счетов, улучшили структуру, которая отображается в личном кабинете.

Этот кейс показывает, как с помощью цифровых технологий бизнес может решать свои задачи, повышая эффективность и улучшая взаимодействие с клиентами. Мы надеемся, что кейс «Логемы» по внедрению гибкого управления счетами в автохолдинге будет интересен автодилерам и другим компаниям, которые активно внедряют онлайн-продажи. 

Если вы тоже хотите увидеть, как цифровые инструменты могут повлиять на ваш бизнес и удобство работы с отчетностью, приходите к нам за экспертизой.