Heavy Box: автоматизация расчета экономической эффективности по продаже морских контейнеров

Компания Heavy-Box сталкивалась с трудностями в учете и управлении перевозками морских контейнеров. Все данные об отправках и доставке вносились вручную в таблицы Excel, что делало процесс крайне трудоемким и неэффективным. Это создавало ряд проблем:

1. Менеджеры тратили значительное время на обновление информации и сверку данных.

2. Из-за ручного учета часто возникали ошибки в расчетах и документации, что приводило к задержкам в доставке.

3. Отчеты о доходах и расходах приходилось формировать вручную, что занимало много времени и увеличивало риск неточностей.

4. С увеличением объема перевозок (до 2000 операций в год) нагрузка на сотрудников стала настолько высокой, что компании пришлось задуматься о расширении штата.

В компании понимали, что для сохранения позиций на рынке ей необходима автоматизация ключевых процессов.

Бизнес-задачи

- Автоматизировать учет морских контейнеров.

- Исключить ошибки в расчетах и документации.

- Сократить время на формирование отчетов.

- Обеспечить оперативное обновление данных и доступ к актуальной информации.

- Снизить нагрузку на персонал, повысив общую эффективность работы.

Мы разработали современное веб-приложение, которое объединило все ключевые процессы в единую систему:

- Учет контейнеров.

- Расчет сопутствующих доходов и затрат, связанных с их обслуживанием, хранением и логистикой.

- Формирование отчетов по расходам и доходам.

Работа над проектом началась с анализа бизнес-процессов. Наши аналитики провели интервью с менеджерами и логистами компании, чтобы понять специфику их работы. На основе полученных данных была составлена схема автоматизации.

При разработке мы руководствовались принципами UX/UI-дизайна, чтобы интерфейс был интуитивно понятным, а основные функции находились на расстоянии одного-двух кликов.

Например, в сценарии работы с разделом «Учет контейнеров» менеджер авторизуется, выбирает доступный контейнер, закрепляет его за заказом и завершает оформление. Эти сценарии были подробно отрисованы на прототипах, чтобы ничего не упустить и учесть все детали взаимодействия пользователей с системой. Такой подход дал клиенту возможность заранее оценить удобство интерфейса и внести правки на этапе проектирования.

Авторизация и доступы

Сотрудники регистрируются в системе через корпоративную почту. При создании учетной записи назначаются роли, которые определяют доступ к различным разделам приложения. Например, логист может отслеживать перемещение грузов, а менеджер работать с базой доступных контейнеров. Такой подход защищает данные и делает интерфейс удобным — сотрудник видит только те функции, которые ему нужны.

Разделы, доступные пользователю с максимальными правами

Заполнение справочников

Для ускорения работы система предлагает справочники: контрагентов (поставщиков, перевозчиков и клиентов), терминалов и типов контейнеров. Например, при добавлении нового договора пользователь выбирает контрагента из справочника вместо ручного ввода данных. Карточки контрагентов и терминалов содержат подробную информацию и формируются один раз, после чего доступны для использования.

Учет контейнеров

Контейнеры заносятся в реестр двумя способами: вручную или через импорт данных. При ручном добавлении пользователь указывает тип контейнера (из справочника), номер, стоимость и другую информацию. Если контейнер был куплен в иностранной валюте, система автоматически пересчитывает стоимость в рубли с помощью встроенного конвертера валют, учитывая актуальный курс.

На вкладке учета контейнеров менеджеры могут просматривать список свободных контейнеров и бронировать их. Это создает прозрачную базу договоров, где сохраняется вся история: кто, когда и как приобрел или арендовал контейнер, в какой валюте и по какому курсу.

Отслеживание и перемещение контейнеров

Система позволяет отслеживать перемещение контейнеров в режиме реального времени. По каждой единице можно узнать:

- текущее местоположение (на складе, в пути, у клиента);

- статус доставки конечному покупателю или арендатору.

При изменении расположения контейнера, например, из терминала А на терминал Б, система автоматически завершает операцию хранения на терминале А и создает новую операцию хранения на терминале Б. Это исключает необходимость ручного учета и снижает риск ошибок.

Учет доходов и расходов

Система ведет реестр доходов и расходов. Доходы формируются из договоров продажи и аренды контейнеров, расходы — из операций по их покупке, передислокации и хранению. Для каждой операции система автоматически создает записи, которые учитываются в итоговом расчете. Например, при заключении договора аренды контейнера информация сразу попадает в раздел доходов, а затраты на транспортировку учитываются в расходах.

Формирование отчетов

Система генерирует ежемесячные и годовые отчеты с фильтрацией данных по различным параметрам, которые можно экспортировать в Excel. Отчеты включают:

- сколько контейнеров куплено или продано;

- доходы от аренды и продажи;

- расходы на перевозку, хранение и обслуживание;

- эффективность управления контейнерами, включая расчет вознаграждений для менеджеров.

1. Время на ввод и обновление данных снизилось на 70% благодаря автоматическому импорту и использованию справочников.

2. Формирование отчетов, которое ранее занимало несколько дней, теперь выполняется за несколько минут.

3. Устранены ошибки в расчетах и документации, которые ранее приводили к задержкам и дополнительным издержкам.

4. Встроенный валютный конвертер гарантирует корректные расчеты в рублях и иностранной валюте.

5. Нагрузка на персонал снизилась на 30%, так как многие процессы автоматизированы: от учета контейнеров до учета доходов и расходов.

6. Уменьшилась необходимость в расширении штата даже при увеличении объемов перевозок.

7. В режиме реального времени можно отслеживать местонахождение контейнеров, их статус и маршрут.

8. Упрощен доступ к информации через ролевую модель: сотрудники работают только с теми разделами, которые относятся к их должностным обязанностям.

9. Благодаря автоматизации, компания сэкономила 15% на операционных расходах, связанных с обработкой данных.

В целом подобная система легко адаптируется под любой тип продукции и услуг.