Интранет для Счетной Палаты РФ

Перед нами стояли задачи:

— Перевести в онлайн процессы, которые ранее выполнялись вручную.

— Создать удобный интерфейс для сотрудников разного уровня, от рядовых специалистов до руководителей.

— Автоматизировать внутренние процессы для экономии вреени сотрудников на решение рутинных задач.

Счетная палата — высший орган госконтроля финансов. Штат компании около 2000 сотрудников в 31 департаменте. 

У заказчика есть внутренний и внешний контур серверов Exchange, в которых хранятся данные сотрудников и компании. Мы сделали две версии портала с разными уровнями доступа. Во внутреннем контуре доступна вся информация, но нет доступа в интернет. Внешний работает через интернет, но не отображает личные данные, документы и информацию по денежному содержанию.

Раньше планирование отпусков велось в таблицах Excel. Ответственный за процесс табельщик напоминал всем сотрудникам, что пора планировать отпуск, а потом вносил корректировки вручную.

Теперь в портале всем приходит уведомления, что нужно заполнить форму на отпуск. Из этих форм автоматически складывается сводная таблица, в которой информация обновляется в режиме реального времени.

Также участники видят свои персональные графики и могут отметить «тип отсутствия», который помогает остальным планировать работу с ним.

Чтобы сэкономить рабочее время сотрудников и снизить количество бумажной работы, мы сделали конструктор заявок на портале. Теперь каждый может сформировать заявку самостоятельно, а потом получить уведомление о готовности и забрать ее.

Мы реализовали интеграцию с 1С. Когда сотрудник запрашивает расчет зарплаты за указанный им период, формируется Runtime-запрос — информация обновляется в моменте. Чтобы сделать процесс расчетов прозрачным и исключить обращения в бухгалтерию, мы добавили возможность скачать расчетный лист прямо на портале.

Чтобы оптимизировать совместную работу сотрудников, мы синхронизировали их привычные инструменты — почту и календарь Microsoft Exchange — с порталом. Теперь видна занятость каждого сотрудника и их совместные встречи.

В функционале календаря мы сделали возможность бронировать переговорные, а также добавлять «подготовку комнат» к мероприятию. Например, если к совещанию нужны дополнительные маркеры, доски, телевизоры и колонки — то все это можно отметить в чек-боксе при бронировании. Ответственным людям автоматически отправится задача на подготовку переговорной.

В календаре теперь можно бронировать переговорные, а также запрашивать «подготовку комнат» к мероприятию. Например, если к совещанию нужны дополнительные маркеры, доски, телевизоры и колонки — то все это можно отметить в чек-боксе при бронировании. Ответственным людям автоматически отправится задача на подготовку переговорной.

Новая лента новостей, которая заменяет массовую рассылку на почту. Там регулярно появляются сообщения, новости и опросы.

Иногда появляется особенно важная информация. Например, новый регламент или инструктаж. Чтобы убедиться, что такие сообщения прочтут все сотрудники, мы сделали кнопку «ознакомился» юридически значимой и равноценной подписи в бланке с прохождением инструктажа. Важные сообщения нельзя закрыть и продолжить пользоваться порталом, пока не прочитаешь их.

Чтобы сотрудники могли быстро связаться друг с другом, мы кастомизировали телефонный справочник компании. Добавили номера кабинетов в профили и возможность сохранять контакты в избранное.

Руководителям нельзя позвонить напрямую, поэтому мы добавили приемные с их секретарями.

— Проанализировали бизнес-процессы Счетной палаты и оцифровали то, что возможно было перевести в онлайн.

— Снизили затраты ресурсов компании на обработку большого потока заявок и документов.

— В несколько раз сократили время и нагрузку сотрудников на организацию отпуска и совместных совещаний.

— Сделали несколько инструментов для коммуникации в портале, чтобы сотрудникам было удобно общаться в режиме «одного окна».