Как автоматизация помогла качественно улучшить медиапланирование

Аналитика подразумевает сопоставление плановых и фактических данных по всем показателям: от количества обращений до бюджетов. Фактические данные по воронке продаж с момента обращения, до встречи, брони и сделки мы внедрили в сквозную аналитику через интеграции CRM-системы, коллтрекинга и других сервисов.

Для автоматизации фактических и плановых затрат нужно было придумать решение. Дело в том, что интеграции с рекламными кабинетами для девелоперов можно настроить не на всех площадках. Чаще всего это невозможно технически. Кроме того, нужно учитывать, что у каждого проекта свой рекламный сплит инструментов, который может меняться из месяца в месяц. Следовательно, интеграций нужно много. Ещё одна сложность заключается в том, что в списке рекламных инструментов есть источники, которые не подразумевают наличие рекламных кабинетов. Например, наружная реклама.

После первого этапа внедрения сквозной аналитики, мы реализовали две автоматические интеграции — с «Яндекс Директом» и «ВКонтакте». Эти интеграции настроили через импортёр данных, который разработали специально для этого. По другим инструментам данные по расходам в отчёты команда GloraX вносила вручную и сталкивалась со следующими трудностями:

- внесение расходов отнимало много времени, при этом портфель проектов продолжал пополняться;

- нужно было точно называть рекламные инструменты для внесения расходов. Ведь система не могла определить, например, «Авито» и «Avito» — это один и тот же инструмент или разные;

- имея принятую внутри структуру источников и специально созданные шаблоны Медиаплана для рекламных агентств, GloraX находили и исправляли ошибки в процессе загрузки данных;

- были сложности в корректировке уже внесенных в отчёты затрат, потому что данные нужно было обновлять в нескольких файлах, после чего загрузить в отчёт.

Кроме автоматизации фактических расходов, возник смежный запрос — необходимость проводить медиапланирование будущих периодов в рамках автоматизированных отчётов.

Для команды GloraX было важно:

- уйти от ручного сбора плановых воронок, необходимых для защиты медиапланов. На это уходило много времени, так как нужно было собрать общую воронку и отдельную по каждому проекту;

- оценивать предложения контрагентов, сопоставляя их с фактическими данными за предыдущие периоды, видеть общую динамику в одном дашборде.

Для решения этих задач команда Join Metrics предложила наиболее подходящий инструмент Microsoft Power Apps.

Power Apps — это платформа для создания web-low code приложений, которая позволяет быстро автоматизировать рабочие бизнес-процессы и рутинные операции с информацией. Например, добавление/редактирование, просмотр записей и т. д. Приложение гибко адаптируется под задачи бизнеса: функционал позволяет настраивать интерфейс под запрос клиента. Инструмент удобен и прост в использовании. Также это решение совместимо с нынешней платформой аналитики MS Power BI.

Что это были за функции:

- в форме ввода данных учли все параметры, необходимые при планировании размещений;

- исключили возможность ошибок, сделав выбор большинства параметров в виде выпадающих списков;

- сделали удобный интерфейс для быстрого внесения фактических данных: достаточно войти в плановые данные, переключить флажок, скорректировать или сохранить значения;

- продумали систему публикации, корректировки и согласования данных.

                                Форма ввода плановых показателей в приложении PApps

С помощью различных фильтров сделали интерфейс приложения удобным в использовании:

 Основной интерфейс приложения PApps для работы с добавленными плановыми и фактическими значениями

Доступ в приложение разграничили между рекламными агентствами, каждое видит только свои рекламные кампании. В приложении одновременно могут работать несколько специалистов, что позволяет разным отделам агентств не зависеть друг от друга.

Команде GloraX важно было сохранить привычный формат медиаплана в виде Excel, который нужен в том числе для документооборота. Для этого сформировали автоматизированную выгрузку данных из приложения Power Apps в привычный табличный формат:

На скриншоте отображена часть таблицы отчёта, которой привыкла пользоваться команда.

Рекламным агентствам или членам команды GloraX достаточно зайти в выгрузку, выбрать нужные параметры, нажать на «Создать отчет» и выгрузить медиаплан с данными, внесенными в Power Apps. Такой отчёт с выгрузкой реализован для каждого агентства.

Аналогично выгрузке для рекламных агентств, сформировали выгрузку внутреннего отчёта, который в компании принято хранить в Excel. Итого, создав автоматизированные выгрузки в виде таблиц, мы помогли команде клиента безболезненно перейти на рельсы автоматизации, сохранив в структуре файлы, необходимые для отчётности.

Интеграция Power Apps с Power BI обеспечила прямое попадание плановых и фактических данных в отчётность.

Используя исходные данные из PApps команда GloraX разработала отчёты с удобными графиками, упростив защиту медиапланов.

Теперь рекламные агентства презентуют медиапланы в своём интерфейсе, а группа интернет-рекламы презентует сводные медиапланы в отдельном дашборде.

Для внесения изменений в медиаплан достаточно скорре

ктировать данные в приложении и они прорастут в дашборды в режиме реального времени.

Итоговый отчет по группам рекламы для медиапланирования. Показывает распределение плановых значений (целевые обращения и бюджет)

Отчет по эффективности рекламных каналов. Показывает динамику изменения целевых обращений в разрезе каналов

Внедрение приложения и его адаптация под запросы GloraX решили несколько задач:

- все плановые и фактические данные начали напрямую прорастать в отчёты. Это сэкономило много времени, поскольку избавило от необходимости вносить данные вручную;

- процесс планирования стал качественно лучше, так как стало видно общую картину в динамике. Воронки с прогнозными значениями в тотале и по проектам стали формироваться автоматически, что также сэкономило время команды.