Как автоматизировать поставки из Китая для ТМ Автолонг с помощью кастомного ERP-решения

Наша основная задача от клиента – разработка системы, которая позволит управлять заказами, то есть взаимодействием с поставщиками и китайскими партнёрами.

Задачи ERP-системы:

- выбирать поставщиков и разные условия закупок;

- мониторить цены поставщиков и оформлять поставки товаров;

- формировать заказы и контролировать их исполнение;

- корректировать и закрывать заказы;

- поддерживать различные схемы приема товаров от поставщиков;

- автоматически вести учет номеров грузовых таможенных деклараций;

- - рассчитывать стоимость перевозок, дополнительных расходов, курсовых разниц, переоценки валютных остатков;

- формировать сопроводительную документацию для таможенного контроля и налогового учета;

- синхронизировать данные о поставках с системами учета и управления склада.

О заказчике

Автолонг более пятнадцати лет работает на территории России: обеспечивает владельцев грузовиков качественными аксессуарами и комплектующими.

Компания, занимается продажей аксессуаров комплектующих и сопутствующих товаров для грузовых автомобилей оптом и в розницу.

Работает компания со всеми категориями покупателей:

- водителями,

- магазинами,

- автопредприятиями,

- службами комплектации и т.д.

Какие проблемы были на старте

- Без ERP-системы, данные о поставщиках, товарах и заказах хранились хаотично, в разных Excel-таблицах. Это приводило к сложностям в оценке и выборе поставщиков.

- Расчет стоимости товаров в разных валютах, с учетом веса, объема, налогов, таможенных сборов, стоимости перевозок, дополнительных расходов был неточным, занимал много времени и приводил к финансовым несоответствиям, ошибкам.

- Отсутствие автоматизации процесса оформления поставки и сопроводительной документации приводило к ошибкам, задержкам и несоответствию с таможенными и налоговыми требованиями.

- Ручное формирование заказов и ограниченный контроль исполнения заказов приводил к задержкам в поставках, нехватке товаров на складе и потере клиентов.

- Отсутствие синхронизации данных о поставках с системами учета и управления складом приводило к несоответствию запасов, ошибкам в учете и затруднениям в планировании.

Подбор поставщиков товаров происходит через модуль Поставщики. Импортер в списке через фильтры классифицирует поставщиков и выбирает контрагента по надежности (не находится ли поставщик в черном списке), истории заказов, каталогам.

Каждый поставщик может собирать каталоги — фиксировать ассортимент и действующие цены.

Все бизнес-процессы закупок зарубежных товаров автоматизированы — реализован функционал управления закупочной деятельностью и контроля условий поставок.

В карточке поставщика раскрывается основная информация: реквизиты, контакты, сумма всех заказов, совершенных через Автолонг, и список сделок.

Все новые товары, когда вводятся в систему, могут иметь две роли — новинки, которые еще не доехали из Китая, и новинки, которые доехали до России, их нужно одобрить, чтобы товар появился на сайте.

В карточке заказа или поставщика есть возможность внести поставщика в черный список. Такое решение упрощает процесс управления поставщиками, дает импортерам информацию о поставщиках с высоким риском.

Один и тот же товар покупают у разных поставщиков, он едет разными путями, плюс постоянно меняется курс юаня. И на 30 тысяч позиций, которые есть в интернет-магазине, нужно контролировать экономику продаж, чтобы не продавать в минус.

Цены поставщиков отслеживаются с помощью модуля Аналитика — при закупках можно проанализировать цены всех поставщиков за несколько лет. Пользователь создает список с товарами, система собирает показатели и отображает — цену товара в последнем заказе, дату последнего поступления.

Функционал Закупки позволяет планировать потребности в материалах, формировать план закупок, определять возможные источники поставок, делать закупки под заказ клиента, делать закупки и вести учет поступления материалов, контролировать счета, контролировать качество, обрабатывать возврат поставщику.

Система через этот функционал решает одну из важнейших оптимизационных задач компании — планирование потребности в материалах. Также позволяет сократить временной цикл планирования и формирования заказов, оптимизировать объемы закупок, обеспечить наличие товара в магазине и на складе.

Система позволяет работать с поставками — управлять статусами заказов для поставщиков и статусами оплаты, выбирать дату прибытия заказа, город, поставщика и контейнер.

Цепочка от производства до продажи на маркетплейсах выглядит так:

Оформляется поставка через модуль Контейнеры. Контейнеры можно искать по номерам, фильтровать по статусу и сортировать по номеру контейнера, количеству заказов и товаров, сумме заказа и трек-номеру. Внутри контейнера есть список заказов.

Карточка контейнера включает следующие данные:

- Название контейнера

- Поставщика (в соответствии со списком поставщиков)

- Статус

- Трек-код

- Информация о контейнере — Город, Вес, Коробки, Дата выхода, Дата прибытия на склад

- Итоговый расчет доставки, общей стоимости, стоимости доставки, итого по таможне

В карточке заказа реализована генерация документов для международных коммерческих операций — инвойс, проформа, контракт и счет.

Автоматизация расчета стоимости перевозок, дополнительных услуг и расходов, курсовых разниц, переоценки валютных остатков

Расчет стоимости перевозок, дополнительных услуг и расходов, курсовых разниц, переоценки валютных остатков происходит автоматически внутри Заказа и внутри Контейнера.

Избежать кассовых разрывов помогает модуль Календарь. Инструмент используют для учета денежных расходов, планирования поставок и формирования базы для своевременного исполнения обязательств.

Основной целью синхронизаций данных разных отделов компании является создание единого информационного пространства между его подразделениями.

Система дает возможность оптимизировать использование складских площадей, обеспечивает отсутствие на складе просроченных товаров, сокращает сроки обработки заказов, а также снижает количество ошибок в работе склада.

В ЛК Поставщика отображаются заявки от покупателей. Есть фильтры по категориям товара, количеству, срокам приема. Также заявку можно находить по наименованию или артикулу товара.

Система дает достоверные данные о прибыльности ассортимента и клиентов за счет введения элементов цены и мощной аналитической отчетности, снижаются операционные затраты за счет использования инструментов планирования и контроля.

При внедрении ERP-решения мы действуем по такому алгоритму:

1. Аудит бизнес-процессов с учетом отраслевых особенностей и прогноза роста компании.

2. Установка ERP-системы с модулями из коробки.

3. Кастомизация модулей под требования компании.

4. Сопровождение включает закупку и поставку специализированного оборудования, монтаж и его пуско-наладку, обучение пользователей, техподдержку.

Теперь о результатах.

Было:

- Без ERP-системы, данные о поставщиках, товарах и заказах хранились хаотично, в разных Excel-таблицах. Это приводило к сложностям в оценке и выборе поставщиков.

- Расчет стоимости товаров в разных валютах, с учетом веса, объема, налогов, таможенных сборов, стоимости перевозок, дополнительных расходов был неточным, занимал много времени и приводил к финансовым несоответствиям, ошибкам.

- Отсутствие автоматизации процесса оформления поставки и сопроводительной документации приводило к ошибкам, задержкам и несоответствию с таможенными и налоговыми требованиями.

- Ручное формирование заказов и ограниченный контроль исполнения заказов приводил к задержкам в поставках, нехватке товаров на складе и потере клиентов.

- Отсутствие синхронизации данных о поставках с системами учета и управления складом приводило к несоответствию запасов, ошибкам в учете и затруднениям в планировании.

- Сотрудникам и контрагентам было время- и трудозатратно работать, так как одну и ту же операцию приходилось проводить несколько раз в разных программах.

Стало:

- Единая система для управления всеми бизнес-процессами компании, настроенная с учетом отраслевой специфики и поддерживающая постоянный рост.

- Реализованы функции:

- Подбор поставщиков товаров

- Управление рисками поставок

- Мониторинг цен и условий поставок

- Формирование заказов поставщикам и контроль их исполнения

- Оформление поставки товаров

- Формирование сопроводительной документации с поставщиками

- Автоматизация расчета стоимости перевозок

- Составление графиков поставок и графиков платежей

- Синхронизация данных о поставках с системами учета и управления складом

- Формирование заявок для поставщиков

- Учет остатков товаров поставщиков под реализацию.

Результаты внедрения в цифрах

30 000 товаров

350 поставщиков

9 систем интеграции

8 ролей пользователей