Автоматизировали управление образовательными мероприятиями и сократили затраты на 18%

ТРЦ «Пульсар» проводит различные образовательные мероприятия как на региональном, так и на всероссийском уровнях. Им необходимо оперативно обрабатывать большое количество заявок, собирать документы участников и управлять информацией о проведении мероприятий. Разрабатываемая система должна поддерживать различные типы пользователей, включая сотрудников, преподавателей и участников мероприятий.

Проблематика

ТРЦ «Пульсар» столкнулся с рядом сложностей при организации мероприятий, которые мешали их эффективной работе и росту.

- Много однотипных задач и бумажной работы: Текущая система на базе WordPress не поддерживала автоматизацию. Всё приходилось делать вручную - это занимало много времени и увеличивало количество ошибок.

- Низкая масштабируемость: При увеличении числа пользователей система не справлялась с нагрузкой, её работа сильно замедлялась.

- Отсутствие интеграции: Система не могла обмениваться данными с внешними платформами, такими как «Сириус», что мешало эффективной работе.

- Неудобный интерфейс: Процесс регистрация и подачи документов были очень сложными и отнимали много времени, что раздражало пользователей и перегружало техподдержку.

- Низкий уровень безопасности: Система не обеспечивала надежную защиту данных пользователей.

- Разрозненный интерфейс: Формы и элементы управления не были стандартизированы, что усложняло работу с системой.

Все эти проблемы мешали эффективной работе и росту.

Цель

Создать автоматизированную информационную систему (АИС), которая позволит управлять всеми аспектами организации мероприятий: от подачи заявок и обработки документации до мониторинга и оперативного управления конкурсами и образовательными программами.

Задачи

Обеспечить надежное хранение информации и доступ к данным для большого числа пользователей.

Разработать систему подачи заявок и автоматизации документооборота.

Обеспечить интеграцию с внешними системами, такими как «Сириус».

Сократить административные затраты и повысить производительность сотрудников.

Создать интуитивно понятный интерфейс для всех типов пользователей.

Поддержать гибкость и масштабируемость системы для работы с растущими объемами данных.

Сделать редизайн существующего сайта, в который вшита система.

Анализ и корректировка ТЗ: Изначальное техническое задание задание не соответствовало реальным задачам, и мы его составляли с нуля вместе с клиентом.

Прототипы и дизайн: После нескольких итераций был согласован финальный вариант интерфейса, создано прототипирование системы.

Интеграция и автоматизация: Разработали АИС с возможностью подачи заявок через сайт, автоматической обработкой документов и интеграцией с внешними системами.

Масштабируемость и безопасность: Система была спроектирована с учетом роста числа пользователей и включала защиту данных.

Дополнительные задачи: Были внедрены дополнительные меры безопасности, такие как установка противопожарных дверей и видеонаблюдение.

Новая система автоматизировала ключевые процессы подачи заявок и обработки документов, что сократило затраты времени сотрудников на 18% и позволило сэкономить до 16% ресурсов, ранее затрачиваемых на административные задачи. Более 50 сотрудников прошли обучение и сразу начали работать с новой системой. Удовлетворенность пользователей увеличилась на 37%, а количество обращений в техподдержку снизилось вдвое.