Как мы автоматизировали закупки в крупной производственной компании

Сегодня автоматизация охватила практически все сферы бизнеса: от бухгалтерии до маркетинга. Компании стремятся к эффективности, снижению затрат и повышению прозрачности процессов. Но когда мы говорим о закупках, почему-то все работает через excel или мессенджеры.

В 2019 году компания Danone обратилась к нам с запросом на автоматизацию закупочного процесса. Основные проблемы, которые мы должны были решить:

- Долгая регистрация и проверка контрагентов, что замедляло процесс закупок и тормозило развитие бизнеса.

- Разные единицы измерения закупок, что приводило к путанице в заказах и ошибкам в поставках.

- Отсутствие автоматизированного контроля дебиторской задолженности, создававшее финансовые риски.

- Ручная обработка заявок, отнимавшая много времени у менеджеров и увеличивавшая вероятность ошибок.

- Отсутствие аналитики, что не позволяло оптимизировать закупки и предсказывать потребности.

Решение должно было не просто устранить эти проблемы, но и создать прозрачную, эффективную и масштабируемую систему.

Мы разработали систему, которая решала основные бизнес-процессы в цифровом формате.

Мы сделали не просто закрытую систему, а красивое промо, где видны новинки, бренды, продукция, но цены видны только после регистрации и верификации.

Что мы решили этим:

- Привлечение новых клиентов за счет удобного онлайн-доступа к информации. 

- База знаний и FAQ позволяют потенциальным партнерам сразу получить ответы на ключевые вопросы без участия менеджеров. 

- Каталог продукции без цен, что помогает потенциальным клиентам ознакомиться с ассортиментом и отправить запрос на сотрудничество.

Мы ушли от таблиц, переписок и так далее. Наши покупатели - это крупные розничные сети, которым ежедневно требуется доставка больших объёмов продукции, а также небольшие кофейни, нуждающиеся всего в нескольких коробках молока для капучино. Для каждого мы сделали удобный формат каталога и быстрый заказ, через индивидуальные настройки кратности заказа.

Промо-сайт также завоевал Wadline Winter Awards 2024 Winner

Далее мы добавили личный кабинет. Компания проходит модерацию, получает онлайн договор и подписывает его. Менеджер настраивает индивидуальные условия по ценам, кратность заказа и другие настройки каталога.

После этого покупатель настраивает свои точки доставки и получает возможность управлять доставкой для каждой из них. История заказов помогает быстро копировать повторяющиеся заказы. А компания может собирать BigData для прогнозирования производства.

В итоге личный кабинет предоставил компании следующие преимущества:

- Регистрация компании с модерацией – исключение ненадежных партнеров. Также это привело к тому, что можно подключать компании удаленно и не держать торговых представителей в самых маленьких городах или регионах. 

- Индивидуальные условия ценообразования – персонализированный подход к каждому клиенту. 

- Настройка точек реализации и графика поставок – упрощение логистики и исключение сбоев в поставках. 

- Онлайн-чат с менеджером – быстрая коммуникация без звонков и писем. 

- Возможность выгружать документы напрямую из системы – автоматизация документооборота.

Как это влияет на бизнес? Клиенты быстрее оформляют заказы, менеджеры меньше тратят времени на ручное согласование, повышается лояльность контрагентов.

Далее мы добавили личный кабинет менеджера. Именно он модерировал покупателей и заказы, а также контролировал дебиторскую задолженность. В итоге один менеджер мог вести не 10 а 20-30 компаний. А торговым представителям не надо было кататься по всем регионам.

В итоге личный кабинет предоставлял следующие возможности:

- Управление контрагентами в одном окне – быстрый доступ к данным и истории заказов.

- Контроль дебиторской задолженности – снижение рисков неоплаченных заказов. 

- Аналитика и прогнозирование – возможность видеть тренды и корректировать закупочную стратегию. 

- Автоматизация расчетов скидок и условий – персонализированные предложения для увеличения объема продаж.

Как это влияет на бизнес? Менеджеры работают эффективнее, сокращаются просроченные платежи, бизнес получает больше повторных заказов.

В идеале мы хотели загружать баланс наших покупателей и на основе баланса прогнозировать идеальные цены, отсрочку платежей и оборачиваемость продукции для клиента.

Финальный этап - панель управления. Данный блок позволяет управлять каталогом и менеджерами компании, а также вести контентную часть проекта.

Панель управления включает в себя:

- Управление товарами и заказами – удобный контроль всей цепочки поставок. 

- Настройка скидок и условий поставок – автоматическое применение персонализированных условий. 

- Интеграция с ERP и банковскими системами – сокращение ручного ввода данных и повышение точности расчетов. 

- Автоматическая генерация отчетов – удобство анализа и планирования закупок.

Как это влияет на бизнес? Руководство получает полную картину работы системы в реальном времени, бизнес становится управляемым и предсказуемым.

Когда проект был готов, основная проблема оказалось в том, что необходимо уговорить торговые сети и маленькие магазины и кофейни, заказывать продукцию через систему.

Для больших сетей мы предлагали опцию быстрых заказов, через копию предыдущего заказа, а также оформление заказа из одного кабинета сразу на несколько точек. Также электронный документооборот был значительным преимуществом.

Дополнительно мы добавили систему уведомлений и процессе поставки, особенно уведомления о том, что заказ не может быть доставлен полностью, так как смена закончилась и производство не успело. Это дает возможность сетям быстро принять решение о том, где докупить продукцию, чтобы ассортимент не просел.

Для маленьких сетей и кофеен, это простой процесс заключения контракта, простой процесс заказа и понятный путь поставки с контролем на каждом этапе. Не все хотят работать с мелкими компаниями из-за затрат на ведение этой компании. Но автоматизация сводит затраты на операционное управление к нулю и можно вести тысячи таких кофеен или мелких магазинов.

После запуска системы Danone удалось:

✅ Сократить время на обработку заявок в 3 раза. Теперь менеджеры работают быстрее, а клиенты получают подтверждение заказов практически мгновенно.

✅ Автоматизировать контроль дебиторской задолженности. Это снизило уровень неоплаченных заказов и повысило финансовую устойчивость компании.

✅ Уменьшить ошибки в заказах. Благодаря унифицированному формату данных и автоматической проверке значительно снизилось количество недочетов.

✅ Увеличить повторные закупки. Персонализированные предложения и удобство работы с системой сделали сотрудничество более выгодным и удобным для контрагентов.

✅ Собирать данные и прогнозировать производство.