Как мы построили мультиорганизационную ERP-систему для оптово-розничной сети из 4 стран

Международный дистрибьютор (20+ складов в разных странах, сотни партнеров, тысячи SKU) столкнулся с критическими проблемами управления:

Нестыковка данных между сайтом, фактическими остатками на складах и тем, что получает покупатель.

Ручное управление заказами, курьерами (через WhatsApp) и сборщиками (Excel) — 7% заказов с ошибками сборки.

Финансовые потери — ручной расчёт долей прибыли между партнерами отнимал до 40% времени финдиректора; частые ошибки во взаиморасчётах.

Разрозненные системы — каждый склад вёл учёт по-своему, менеджеры тратили 3 часа в день только на сверку остатков.

Просрочка доставки — 12% заказов.

Требовалось единое окно управления всеми процессами: заказами, складами (в том числе в Казахстане, Беларуси, Армении, РФ), деньгами (мультивалютность), курьерами и партнёрами без замены существующего IT-ландшафта на «коробку».

Спроектирована и внедрена кастомная ERP-система, объединяющая все бизнес-процессы в реальном времени.

1. Управление мультискладом и штрихкодирование

• Распределённый учёт: каждый склад видит свои остатки, при заказе система автоматически выбирает ближайший склад с нужным товаром.

• Сквозное штрихкодирование до уровня «вкус товара» (15 вкусов одной модели). Сборщик работает через Telegram-бота: сканирует код → бот подтверждает соответствие. Ошибки сборки снижены с 7% до 0,3%.

2. Единая статусная модель заказа

Статусы: «Новый» → «На сборку» → «Собран» → «У курьера» → «В пути» → «Продан». Менеджер видит каждый заказ в реальном времени. Поддержка предзаказов с резервированием под ожидаемые поставки. Карточка заказа содержит всё: склад, регион, метод доставки, ценовую категорию, скидки, пробники, привязку к менеджеру.

3. Автоматизация курьеров и сборщиков через Telegram-ботов

• Бот сборщика: получает задание, отображает список позиций, принимает сканы штрих-кодов, сверяет с БД, меняет статус на «Собран».

• Бот курьера: получает список заказов, фиксирует выдачу, сканирует штрих-код при передаче клиенту → статус «Продан», все наличные видны в дашборде по каждому курьеру.

4. Финансовый модуль и взаиморасчёты с партнёрами

• Автоматический расчёт долей прибыли по сложной формуле (базовая ставка + региональный коэффициент + сезонная наценка). При продаже система создаёт запись «Должны партнёру X валюты».

• Личный кабинет партнёра: запрос выплаты в пару кликов, полная история.

• Дашборт наличных: остатки по складам, курьерам, офисам; статистика приходов, расходов, потерь, долгов, скорость оборота.

• Мультивалютность (рубли, тенге, драмы, белорусские рубли).

5. Гибкая ценовая матрица и API

Привязка цены к региону, категории (партнёр, розница, тестовая) и модели товара. Наценка в процентах или абсолютном значении. Автоматическое обновление цен на сайте через API.

После внедрения системы ошибки сборки заказов снизились с 7% до 0,3% — почти полностью исключили брак. Время, которое менеджеры тратили на сверку остатков между складами, сократилось с трёх часов в день до 15 минут. Расчёт прибыли по партнёрам, занимавший раньше четыре дня ручной работы бухгалтера, теперь происходит за 5 секунд автоматически. Просрочка доставки упала с 12% до 3%. Обработка предзаказов, требовавшая двух дней из-за согласований с поставщиками, полностью автоматизирована.

Кроме того, полностью исключён «человеческий фактор» в финансовых взаиморасчётах — партнёры видят свои долги и могут запросить выплату в пару кликов. Руководство в дашборде видит реальную маржинальность по каждому складу и региону. Команда клиента переключилась с рутины учёта на развитие бизнеса.

Вывод: кастомная ERP, построенная под процессы клиента (а не коробочное решение), позволила масштабироваться без потерь и исключила разрывы между обещаниями сайта, складскими остатками и доставкой.