Как мы превратили Excel и прототип в систему управления загрузкой команды и экономикой проектов

АЙТИФОКС — аутсорсинговая ИТ-компания. Мы ведём десятки проектов параллельно: от MVP до сложных корпоративных систем. Команды постоянно меняются, проекты стартуют и завершаются, клиенты возвращаются за доработками.

При таком количестве проектов ключевым ресурсом становится время команды. Важно понимать не только, кто занят сейчас, но и как будет распределена загрузка через несколько недель или месяцев.

Долгое время для планирования использовались Excel-таблицы. Но по мере роста компании стало понятно, что они больше не дают реальной картины происходящего.

Часть специалистов могла простаивать между задачами, в то время как другие работали с перегрузкой. Где-то забывали отметить занятость, где-то сотрудник оказывался одновременно на нескольких проектах.

Формально команда была укомплектована, фактически — деньги могли теряться из-за простоев или неэффективного распределения ресурсов.

Кроме того, данные о загрузке команды и финансовая информация существовали отдельно. Планирование велось в одном инструменте, фактические часы — в другом, а экономика проектов считалась в Excel.

В результате было сложно понять, как распределение ресурсов влияет на рентабельность проектов.

Первая версия системы

Чтобы решить проблему, мы сделали внутренний инструмент планирования загрузки команды.

Первая версия системы появилась в начале 2025 года. Она представляла собой визуальную диаграмму Ганта, где на временной шкале отображалась загрузка сотрудников и проекты.

Менеджеры получили возможность видеть:

· свободных специалистов

· перегруженных сотрудников

· распределение команды по проектам

· будущие риски нехватки ресурсов

Это позволило быстрее распределять людей между проектами и заранее планировать расширение команды.

Однако со временем стало ясно, что одного планирования недостаточно.

Ограничения первой версии

Когда компания выросла до более чем 60 сотрудников, возникла новая задача — анализ экономики проектов.

Важно было понимать не только план загрузки, но и фактические часы работы, переработки и простои. Без этого невозможно корректно оценивать рентабельность проектов.

Финансовые данные при этом продолжали существовать отдельно — в Excel. Там считались доходы и расходы по проектам, затраты на сотрудников и общая экономика компании.

Из-за этого управленческие решения приходилось принимать на основе неполной картины.

Первая версия системы была реализована на Firebase. Эта платформа позволила быстро запустить прототип и начать пользоваться инструментом без сложной инфраструктуры.

Но по мере роста системы ограничения стали заметны: увеличивался объём данных, появлялись более сложные сценарии расчётов, усложнялась работа с ролями и доступами.

Система перестала быть просто инструментом планирования и стала критичной для управления бизнесом.

Мы решили не переписывать систему с нуля и не менять интерфейс, к которому уже привыкла команда.

Основным изменением стал перенос бэкенда на собственную серверную архитектуру.

Это позволило:

· получить полный контроль над данными

· убрать ограничения облачной платформы

· реализовать более сложные расчёты

· интегрировать финансовую аналитику

После обновления система стала объединять в одном месте планирование загрузки команды, фактические часы работы и финансовые показатели проектов.

Менеджеры получили возможность анализировать не только распределение ресурсов, но и экономику проектов в динамике.

Как работает система сейчас

Интерфейс системы по-прежнему визуально напоминает диаграмму Ганта, где на временной шкале отображается загрузка сотрудников и проекты.

Однако внутри система выполняет гораздо больше задач.

Она позволяет:

· контролировать загрузку каждого сотрудника

· сравнивать плановые и фактические часы

· выявлять перегрузы и простои

· анализировать рентабельность проектов

· отслеживать статус оплат и закрытия этапов

Таким образом, система стала инструментом не только планирования, но и управления ресурсами и экономикой проектов.