Как обработать в 2 раза больше заказов без увеличения штата

Построить единую информационную систему, исключающую дублирование и несогласованность информации, способную к дальнейшему развитию.

Оптимизировать работу подразделений организации.

Оптимизировать прямые и косвенные затраты на реализацию заказов.

Построить систему контроля взаимодействий менеджеров с заказчиками — от получения заявки до закрытия сделки.

Внедрить подсистему логистики.

Разработать механизм учета тендерных торгов.

Внедрить подсистему закупок (с разработкой под нестандартный алгоритм работы заказчика с заводом-производителем).

Автоматизировать все процессы согласования за счет внедрения «1С:Документооборот 8».

Ранее информационная система компании представляла набор разрозненных, не связанных между собой программных продуктов, разработанных на разных версиях платформы «1С:Предприятие». Отсутствие единого информационного пространства не позволяло отслеживатьвсю цепочку взаимодействий по сделкам — в прежней системе регистрировались только конечные договоренности. Плановая маржинальность сделки при участии в тендерных торгах не всегда рассчитывалась верно, также ее статус нельзя было отследить в системе. Это приводило к потере времени, потому что информацию по сделке нужно было собирать вручную. Документы передавались в бумажном виде или по электронной почте, что приводило к потере и искажению данных.

Компании требовалась новая информационная система, чтобы уйти от «бумажного офиса», ускорить обработку входящих заказов без расширения штата, контролировать работу отдела продаж на всех этапах взаимодействия с клиентом. Также появилась острая необходимость в анализе реальных финансовых результатов сделок, чтобы усилить контроль рентабельности и за счет этого оптимизировать затраты. Для развития канала онлайн-продаж необходимо было настроить интеграцию с сайтом – в прежней системе такой функционал отсутствовал.

Изначально для управления взаимоотношениями с клиентами предполагалось использовать облачную CRM, но при таком подходе не удалось бы выстроить целостную систему. После проведения предпроектного обследования специалисты компании «Максофт Оптима» предложили перейти с устаревшей программы для оперативного учета на систему «1С:Управление торговлей 8». Для оперативной передачи данных между отделами и контроля сроков согласования документов было предложено дополнительно внедрить подсистему «1С: Документооборот 8».

Единая информационная система компании построена на базе «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Документооборот 8». Для повышения показателей работы отдела продаж и отслеживания всей цепочки сделок между заказчиком и клиентом были адаптированы типовые решения «1С:Управление торговлей 8».

Автоматизированы следующие функции:

Банк и касса.

Взаиморасчеты с покупателями.

Взаиморасчеты с поставщиками.

Диспетчеризация грузоперевозок.

Завершение периода.

Кадровый учет.

Комплектация и разукомплектация ТМЦ.

Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов.

Оптовая торговля.

Оформление заказов покупателей.

Оформление заказов поставщикам.

Планирование закупок.

Подключение складского оборудования.

Расчет зарплаты.

Расчеты с контрагентами.

Регламентированная отчетность.

Регламентированная отчетность.

Резервирование ТМЦ.

Товарно-материальные ценности.

Торговые операции.

Управление денежными средствами (казначейство).

Управление отношениями с клиентами (CRM).

Управление отношениями с поставщиками.

Управление складскими запасами.

Управление цепочками поставок.

Управленческий учет.

Учет прихода ТМЦ.

Учет продаж ТМЦ.

Учет собственного транспорта.

Ценообразование, прайс-листы.

В день в систему вводится, в среднем, 60-100 заказов клиентов, 10 заказов поставщикам, выполняется от 30 до 90 отгрузок и принимается до 10 поставок.

Объем информационной базы на момент описания — 18 Гб.

Произведены следующие работы по адаптации типового решения:

Разработан блок для учета конкурсных торгов.

Разработан блок для планирования поставок товаров от одного конкретного поставщика.

Доработан механизм обмена 1С с сайтом.

Разработаны специфические печатные формы.

Достаточно сильно переработан блок учета логистики.

Блок продаж доработан в части учета плановых затрат и включения их в стоимость продукции.

Для упрощения подбора товаров в документы и для упрощения процесса консультирования клиентов для менеджеров разработаны отчеты, которые выводят данные об общем количестве товара на складе, свободном остатке, количестве товара в пути, количестве оплаченного товара и т.д.

Разработан механизм выгрузки первичных документов в «1С:Бухгалтерия 8».

На 30% ускорился просчет сделок

Сделки формируются автоматически из входящих писем, руководителю отдела продаж остается только назначить ответственного менеджера.

Автоматизация рабочих мест менеджеров позволяет сотрудникам обрабатывать большее количество заявок в единицу времени. Благодаря этому механизму отпадает необходимость нанимать новых сотрудников.

Сопутствующие расходы теперь распределяются автоматически по всем позициям после указания общей суммы расходов на специальной вкладке.

Заявка на транспортные расходы формируется автоматически на основании заказа клиенту и передается от отдела продаж в отдел логистики через ЭДО. Раньше данный процесс осуществлялся через электронную почту, занимал много времени и был сопряжен с риском «потерять» заявку.

На 15% увеличились продажи

Система интегрирована с IP-телефонией и электронной почтой. Все действия менеджеров, начиная с создания заявки и заканчивая закрытием сделки, регистрируются в системе и доступны для анализа руководителем руководителю отдела. «Отказные» сделки должны иметь обоснование подобного статуса. Если менеджер не указывает причины отказа, РОП анализирует действия сотрудника и может вернуть сделку в работу при отсутствии обоснования. Данный механизм позволяет возвращать до 5 «отказных» сделок в месяц в работу и впоследствии «выигрывать» их.

Сертификаты соответствия и регистрационные удостоверения на медицинское оборудование всегда в актуальном состоянии, что важно при участии в тендерах с гос. заказчиками.

Создан отчет, который позволяет видеть все сертификаты с истекающим сроком годности. Ранее проверка актуальности документов осуществлялась вручную. Система позволяет хранить необходимые документы в привязке к конкретной позиции номенклатуры.

Интеграция «1С:Документооборот 8» и «1С:Управление торговлей 8» позволяет сотрудникам оперативно обмениваться информацией, в сжатые сроки согласовывать документы и полностью исключить потерю данных

Ранее документы согласовывались через электронную почту, а теперь на каждый вид документа настроен свой бизнес-процесс, где указаны сотрудники, которым должен прийти документ на согласование. У сотрудников есть возможность посмотреть, на каком этапе согласование находится документ и обратиться напрямую к тому, у кого он «подвис».

Разработан блок для учета конкурсных торгов. Блок продаж доработан в части учета плановых затрат и включения их в стоимость продукции. Для упрощения подбора товаров в документы и процесса консультирования клиентов для менеджеров разработаны отчеты, которые выводят данные об общем количестве товара на складе, свободном остатке, количестве товара в пути и оплаченного товара.