Как разработать «единое окно продаж» для работы с оптовыми клиентами с помощью B2B-портала.

Проблемы на старте

TM Автолонг — крупнейший в России продавец оптом и в розницу аксессуаров и запчастей для грузовиков. Перед нами поставили задачу разработать "единое окно”, которое позволит оптовым клиентам компании оформлять заказы быстрым и удобным способом.

1. Клиенты делают заказ по телефону или через почту. Ручное оформление заказа долгое и неудобное.

2. Компания предоставляет индивидуальную скидку корпоративным клиентам. Расчет стоимости товаров с учетом оптовых цен и индивидуальных скидок происходил вручную и занимал много времени.

3. Покупка товара корпоративными клиентами происходит в два этапа: формирование корзины товаров и подтверждение заказа менеджером компании. Подтверждение происходит вручную, возникают ошибки (менеджер неправильно понял клиента, ошибки при вводе данных).

4. Задержки и сложности с получением закрывающей документации, сертификатов качества, товарных накладных в связи с высокой нагрузкой сотрудников компании.

5. Ошибки и несостыковки при ручной обработке заявок и оформлении документов.

О заказчике

ТМ Автолонг более пятнадцати лет работает на территории России — обеспечивает владельцев грузовиков качественными аксессуарами и комплектующими.

Работает компания со всеми категориями покупателей:

- водителями,

- магазинами,

- автопредприятиями,

- службами комплектации и т. д.

На сегодняшний день в ассортименте Автолонг есть товары для любого грузовика, начиная с небольших грузовиков грузоподъемностью 1,5 тонны до классических тягачей, всех распространенных марок и модификаций на базе их шасси.

Компания постоянно расширяет ассортимент и придерживается принципа — сотрудничество с Компанией должно быть максимально удобным для покупателей.

Результаты внедрения

Было:

- Без B2B-электронной торговой площадки клиенты заказывали по телефону, присылали Excel-заказы на почту или в WhatsApp. Долгое оформление заказа вручную;

- Расчет стоимости товаров с учетом оптовых цен и индивидуальных скидок происходил вручную и занимал большое количество времени;

- Покупка товара корпоративными клиентами происходила в несколько этапов — формирование корзины товаров, подтверждение заказа или доукомплектации через менеджера компании;

- Задержки и сложности с получением закрывающей документации, сертификатов качества, товарных накладных в связи с высокой нагрузкой сотрудников компании;

- Ошибки и несостыковки при ручной обработке заявок и оформлении документов.

Стало: единое окно, которое позволяет оптовым клиентам компании оформлять заказы быстрым и удобным способом.

На сайте находится актуальный прайс-лист, который обновляется каждый день.

Клиенты скачивают и проставляют нужные позиции. Затем отправляют такие файлы на почту менеджерам. Менеджеры переносят заказы из таблички в систему.

Модуль "Брошенные корзины" — показывает списки товаров, которые хотели заказать клиенты, но не заказали.

Модуль может предоставлять менеджеру или администратору такие возможности:

- просмотреть данные о пользователе по ID;

- просмотреть все товары из корзины и дату последнего взаимодействия с ней;

- просмотреть информацию о последних действиях покупателя в заказе с данной корзиной;

- отправить покупателю сообщение в браузере, которое покупатель увидит, когда в следующий раз откроет страницу электронной торговой площадки;

- отправить вручную письмо на email авторизованного владельца корзины.

У каждой корзины товаров есть свой идентификатор, чтобы клиент мог позвонить и сообщить ее менеджеру. Тогда менеджер на своей стороне может продолжить работу с корзиной, даже если она не закончена. Менеджер может добавить товары, поменять количество, заполнить необходимые данные за клиента.

Если клиент зарегистрирован — менеджер видит, какая корзина у клиента и до момента заказа.

Парсер позволяет мониторить цены конкурентов в интернете. Есть возможность настроить отчеты под свои задачи и выгружать в Excel-таблицы или через API.

Есть также автопоиск конкурентов. Можно выбирать товары продавцов, которые предложили парсер, а можно добавить нужных. Отслеживание цен происходит по товарам, которые рекламируются. Это исключает попадание в статистику позиций с неактуальными или товарами, которых нет в наличии.

Статистика, собранная парсером, подается в виде дашбордов, которые настроены на задачи электронной торговой площадки.

Сравниваются данные компании со справленными данными по конкурентам:

- Наличие товаров

- Стоимость розница

- Стоимость опт

- Последняя дата наличия

- Высчитывается разница в оптовой и розничной цене (в рублях, в процентах)

Строится аналитика по этим данным:

- Ассортименту товаров

- Количеству товаров в наличии

- Количеству товаров дешевле в рознице

- Количеству товаров дешевле в опте

Реализован функционал, который позволяет актуализировать данные по товарным остаткам и синхронизировать эти данные в 1С и ERP-системе. Ежедневно товарные остатки обновляются и выгружаются в Excel.

Сбор статистики по каждому клиенту электронной торговой площадки может включать информацию о количестве покупок, стоимости, среднем чеке, частоте покупок. Также о количестве товаров, добавленных в корзину, количестве товаров, удаленных из корзины.

Данная статистика выводится на дашборды в виде отчетов. Анализ этой статистики помогает электронной торговой площадке выявить следующие тенденции:

- Какие товары и услуги пользуются наибольшим спросом;

- Какие клиенты являются наиболее активными;

- Какие факторы влияют на принятие решения о покупке.

Реализован функционал, который может составлять прогнозы по продажам на следующие периоды. Планирование происходит на базе статистики продаж за предыдущие периоды.

После обработки заказа в личном кабинете появляются документы для скачивания.

Электронная торговая площадка позволяет поддерживать широкий ассортимент товаров в актуальном состоянии: синхронизирует товарные остатки и данные о товарах (розничную и оптовую стоимость, фото, описание, характеристики) между электронной торговой площадкой, маркетплейсами и системами учета товаров.

На сайте есть всегда актуальный прайс-лист, он добавляется ежедневно через экспорт из 1С. Происходит обмен данными 1С с сайтом — выгружается на электронную торговую площадку номенклатура товаров.

Управление каталогами и ассортиментом происходит через модули Товары, Товары (каталоги).

На электронную торговую площадку товары попадают следующим образом:

- Новинки попадают в ERP;

- Переходят в Товары и попадают в 1С;

- Дальше идет синхронизация 1С с электронной торговой площадкой.

Все новые товары, когда вводятся в систему, могут иметь две роли — новинки, которые только будут поступать, и новинки, которые уже есть в ERP-системе (но чтобы они появились на сайте электронной торговой площадки, нужно одобрить эти новинки).

Про функционал, который помогает формировать заказы зарубежным поставщикам и контролировать их исполнение рассказали в кейсе про ERP-систему.

Функционал закупок в ERP-системе решает одну из важнейших оптимизационных задач компании — планирование потребности в материалах. Также позволяет сократить временной цикл планирования и формирования заказов, оптимизировать объемы закупок, обеспечить наличие товара в магазине и на складе.

В карточке товара реализована возможность перехода на страницу поставщика и просмотра истории заказов по данному товару.

Ассортимент имеет понятное представление: несколько уровней группировки, карточку товара с описанием, фотографией и всеми необходимыми атрибутами для идентификации в системе — ID, код товара, артикул, название.

Каталоги для покупателей создаются менеджерами. Автоматически каталоги формируются под географию — в зависимости от региона пользователю предлагаются разные каталоги товаров.

Структура каталога товаров для электронной торговой площадки Автолонг оптимизирована под SEO-запросы покупателей, электронная торговая площадка может получать бесплатный трафик из поисковых систем по различным регионам.

Каталог построен с точки зрения пользовательской логики, чтобы покупателю было просто и понятно искать. Каталоги релевантны запросам пользователей, и один и тот же товар может быть в нескольких разделах сразу.

Товары сгруппированы по видам, есть группировка по месту применения, а в карточку товара добавлены рекомендации другой продукции из этой же категории.

Система позволяет устанавливать различные виды цен: розничная и оптовая. Для каждого вида определяется денежная единица, правила расчета и округления. Поддерживается учет цен в разрезе номенклатуры, реквизитов характеристик, реквизитов серий, упаковок. Покупатели просматривают интересующие разделы сайта, выбирают товары и складывают их в корзину. Как только стоимость товаров в корзине превышает определенную магазином сумму, то система автоматически пересчитает все цены на оптовые.

На электронной торговой площадке можно работать с двумя типами цен: оптовые и розничные. Можно также рассчитать дополнительную скидку от оборота, считается она в 1С.

Розничные и оптовые клиенты делают покупки через сайт. Новые клиенты приходят через поиск, так как сайт хорошо продвигается через SEO.

Сократили время оформления заказа корпоративного клиента за счет оптимизации процесса заказа.

Электронная торговая площадка Автолонг теперь работает вплотную с CRM и аналитикой, по которой видно среднее количество продаж на одного клиента, а отдел продаж поддерживает это значение сделок по каждому клиенту.

В электронной торговой площадке есть:

- система обновления товаров через 1C;

- управление поступающими заказами через 1С:

- динамическое изменение цен на базе заданных факторов (изменение курса валют, изменение цены у поставщика);

- соответствие 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» (подключение онлайн-кассы);

- соответствие 152-ФЗ «О персональных данных» (хостинг находится в России);

- маркетинговые возможности по перекрестным продажам, списки рекомендованных и связанных товаров;

- интеграция с собственными маркетплейсами — Автолонг подключил собственные маркетплейсы в единый канал продаж.

Заказу присваивается внутренний ID маркетплейса, по которому заказ можно отследить в системе и на маркетплейсе. В режиме реального времени обновляются статусы доставки.

Есть раздел аналитики по продажам через маркетплейсы. Автолонг может отслеживать сумму дохода по каждому товару.

Интеграция с маркетплейсами позволяет: управлять складом (интеграция остатков, цен и пр.), управлять заказами (сбор заказов, отгрузка), делать аналитику (доходность по каждому товару).

Управление акциями и скидками в магазине происходит через расчет скидки от оборота и корзину с минимальным заказом.

Электронная торговая площадка имеет мобильную версию с полноценным функционалом: каталог, быстрый поиск среди товаров, корзина и чат с менеджером.

ЛК Покупателя помогает клиенту быстро выбирать товары без помощи менеджера, получать актуальную информацию об остатках товаров, а также видеть статус заказа в режиме реального времени.

В ЛК Покупателей для каждого типа покупателей показываются разные стоимости товаров.

ЛК Покупателя содержит информацию, которая нужна для покупки:

- для физического лица — контактные данные, адреса доставки;

- для юридического лица или ИП — реквизиты (ИНН, юридический адрес, р/с и т.д.).

Контроль выполнения заказов происходит через рабочее место сотрудника путем отслеживания данных в режиме реального времени.

Для управления продажами есть следующий функционал:

- контроль оптовых и розничных продаж;

- ведение клиентской базы;

- оформление заказов и возвратов;

- отчеты об обеспечении заказов;

- автоматизация документооборота;

- управление ценами и заказами.

Система позволяет устанавливать различные виды цен: розничная и оптовая. Для каждого вида определяется денежная единица, правила расчета и округления. Поддерживается учет цен в разрезе номенклатуры, реквизитов характеристик, реквизитов серий, упаковок.

Ассортимент формируется так: в 1С создается матрица продуктов, а потом подгружается в ERP-систему в раздел «Аналитика».

Матрица продуктов представляет собой набор данных, в котором содержится информация о всех продуктах и включает в себя: наименование, артикул, код поставщика, категорию, характеристики, цену, наличие на складе.

В ERP-системе реализован функционал для анализа продаж, возвратов и среднего чека, ассортимента товаров, товарных остатков.

Например, в отчете раздела «Аналитика» используются следующие показатели:

- среднесуточная продажа — показывает, сколько единиц товара продается в среднем в день;

- дата последнего поступления — используется для оценки скорости оборачиваемости товара;

- последняя заходная цена — используется для оценки рентабельности продаж.

Чтобы связать эти показатели, нужно создать в ERP-системе отчет, который будет отображать эти данные.

Вот пример того, как может выглядеть такой отчет:

1С

С 1С электронная торговая площадка интегрирована для автоматического обмена данными о наименовании, артикулах товаров, ценах, наличии на складе, заказах и документации. Электронная торговая площадка интегрируется с 1С:Управление Торговлей, CMS и т.д. Это позволяет давать поставщикам и покупателям бесшовный опыт работы с электронной торговой площадкой в едином окне.

ERP-система

Интеграция электронной торговой площадки с ERP-системой позволила реализовать быстрый обмен информацией о товарах и заказах между ERP и электронной торговой площадкой. Сюда входит информация о складских остатках, цены товаров для разных категорий покупателей, данные о покупателях, об оплате, доставке, статусах заказов и т.д.

Маркетплейсы

Интеграция маркетплейсов в электронную торговую площадку подразумевает подключение ЛК Продавцов на Ozon, Яндекс Маркете, СберМегаМаркете с ERP-системой. После этого работа со всеми торговыми площадками проходит в едином интерфейсе ERP. Как результат, создание карточек товаров и обработка заказов происходит быстрее.

Что умеет система:

- единая синхронизация остатков: Маркетплейсы - Электронная торговая площадка - 1С;

- сбор заказов на маркетплейсах через ERP;

- аналитика данных.

Excel

Загрузка прайс-листов в формате *.xls.

Функционал импорта/экспорта Excel позволяет поддерживать актуальные прайсы.

Адреса DaData

Добавили в функционал скрипты для быстрого ввода ФИО, адресов, реквизитов по ЕГРЮЛ и ЕГРИП, наименований компаний и email. Этот функционал избавляет менеджеров от ручной проверки контактов: ФИО, адресов, реквизитов ИП и ЮЛ, email, телефонов. Пользователи сразу вводят чистые данные из легальных источников.

Интеграция Автолонг со специализированными сервисами упрощает клиентам регистрацию на электронной торговой площадке:

SMS-провайдер

Интеграция с SMS-провайдером позволяет подключить внешний интерфейс СМС к электронной торговой площадке. С помощью подключения к SMS-шлюзу можно автоматизировать рассылку сообщений. Интеграция SMS-шлюза реализуется через API, а функции шлюза интегрируются в собственную систему. Шлюз соединяет электронную торговую площадку с сервером и мобильными сетями (а именно с SMSC — центр обслуживания коротких сообщений) через HTTP или SMPP интерфейс, с помощью которого клиенты будут получать сообщения.

Email-письма

Интеграция почтового маркетингового сервиса с электронной торговой площадкой реализована через специальный модуль, который позволяет настраивать и отправлять рассылки с интерфейса электронной торговой площадки, собирать информацию для транзакционных писем и создавать их (о брошенной корзине и тд.), кастомизировать рассылки.

Компании нужна была B2B-электронная торговая площадка, чтобы с её помощью

- оптовые клиенты могли собирать заказы из нескольких десятков или сотен позиций;

- все типы клиентов могли получать актуальные цены;

- Автолонг мог использовать B2B-электронную торговую площадку как “канал коммуникации”, через который будет доносить до оптовых покупателей важную информацию.

Решены задачи

- По поддержке широкого ассортимента товаров в актуальном состоянии, синхронизированы товарные остатки и данные о товарах (розничную и оптовую стоимость, фото, описание, характеристики), между электронной торговой площадкой, маркетплейсами и системами учета товаров;

- Предоставлена автоматическая персонализация каталогов, прайсов и предложений для каждого корпоративного клиента;

- Сокращено время оформления заказа корпоративного клиента;

- Автоматизированы операционные задачи менеджеров;

- Реализовано автоматическое формирование закрывающих документов, предоставление документации о товарах;

- Реализован функционал для глубокой аналитики и отчетности в разрезе корпоративных клиентов для дальнейшего ведения и развития менеджером компании;

- Предоставлена возможность отслеживать спрос на товарную матрицу продуктов.

Реализованы функции

- Управление ценами для разных типов клиентов;

- Автоматизация продаж через электронную торговую площадку;

- Управление продажами и заказами в режиме реального времени;

- Управление каталогами и ассортиментом;

- Управление взаимоотношениями с клиентами;

- Управление контентом и документооборотом;

- Интеграции с внешними системами;

- Создание финансовой аналитики.