Как за 2 месяца запустить личный кабинет агента для застройщика в связке с CRM Microsoft dynamics

FORMA — амбициозный новый игрок на рынке девелопмента. С 2021 года компания создает концептуальные проекты бизнес- и премиум-классов с авторской архитектурой в Москве. Она уделяет особое внимание удобству не только жильцов, но и агентств-партнеров. Для FORMA важно постоянно совершенствовать свою работу. Поэтому компания поставила перед собой цель — выстроить удобные и прозрачные процессы с агентствами недвижимости.

С этим запросом FORMA и обратилась в KTS. Компания хотела разработать новый личный кабинет партнера для привлечения агентств и брокеров, чтобы они, в свою очередь, приводили им больше новых клиентов.

FORMA уже использовала коробочное решение для проверки уникальности, но это был не личный кабинет, а окно, куда агенты просто вносили информацию о клиенте. Однако это решение перестало справляться с возросшим потоком заявок. Когда у брокера не получалось зафиксировать заявку, он звонил в отдел продаж и просил закрепить клиента. Такой процесс тормозил работу агентов и перегружал сотрудников отдела продаж.

Сотрудники отдела вручную вносили данные по сделкам, а колл-центр перепроверял эти данные. Иногда срабатывал человеческий фактор, и важная деталь терялась. Всё это сильно перегружало и сотрудников. В итоге фиксация заявки превращалась в сложный процесс с несколькими этапами перепроверок каждого шага на пути движения клиента к сделке.

Поэтому KTS и FORMA решили создать инструмент привлечения агентств недвижимости, а также:

— Сделать ЛК партнера, который позволит агентствам самостоятельно закреплять всех клиентов без участия отдела продаж и кол-центра, а также следить за ходом сделки и получением комиссии;

— Бесшовно встроить новый инструмент в основной сайт.

Мы сразу договорились, что для нового ЛК нужно разработать кастомное решение. Без промедлений запустили процесс разработки. И через два месяца MVP был готов.

«Коробочное решение предоставляет базовые инструменты и позволяет быстро запуститься. При этом оно не дает достаточного конкурентного преимущества, потому что базовые инструменты есть у всех.

Важно находить свою “фишечку” во взаимодействии с агентами. И эта “фишечка” ни в какой коробке реализована не будет. Ее все равно придется придумывать и добавлять в эксклюзивном порядке. KTS как раз и помогает застройщикам найти и реализовать “свою фишку” и встроить ее в цифровые сервисы девелопера»

— Александр Баталов, Коммерческий директор KTS

Для ускорения бизнес-процессов мы интегрировались с CRM застройщика на базе Microsoft Dynamics, чтобы организовать автоматическую проверку уникальности заявок, и встроились в основной сайт. 

У CRM на базе Microsoft Dynamics есть ограничения, например, она не дает вести учет всех данных агентств недвижимости. Коробочное решение тоже не помогало с этой задачей. Разработанный с нуля сервис в связке с CRM стал решением для накопления базы. Теперь у девелопера FORMA есть автоматизированный и удобный учет данных агентств. 

Из личного кабинета мы сделали PWA — progressive web app. Это позволило пользователям устанавливать личный кабинет на главный экран смартфона без скачивания мобильного приложения. FORMA при этом сэкономила на его разработке. 

Так агенты при получении пуша об изменении статуса сделки могут в один клик перейти в кабинет, проверить статус заявки и обновить данные. Работать в кабинете можно и без подключения к интернету. А чтобы брокерам было проще следить за изменениями, мы отдельно разработали раздел с уведомлениями по заявкам внутри ЛК. Так что пуши не потеряются. 

Также мы разработали собственное SSO — Single Sign-On, чтобы упростить работу брокеров. Технология позволяет пользователям без повторной аутентификации переключаться между разными продуктами ЛК. Например, брокер может перейти от управления заявками к расчету ипотеки и при этом не вводить логин и пароль заново. 

«За короткое время мы запустили MVP, разработали 3 интеграции, перенесли данные заявок, клиентов и сотрудников для удобного перехода агентов из старого сервиса в новый ЛК. Сделали упор на функционал исходя из бизнес-целей: разработали интеграцию с CRM агентств недвижимости, реализовали уведомления агентам по их заявкам, внедрили PWA и создали раздел бронирования недвижимости»

— Фёдор Биличенко, Руководитель разработки FORMA, KTS

Продукт позволяет агентствам эффективно управлять заявками и сопровождать клиентов. Для этого мы запустили в личном кабинете партнеров несколько важных функций. 

1. Автоматическая проверка уникальности и фиксация клиента

Каждая заявка проходит автоматическую проверку в CRM. Все этапы сделки фиксируются в системе — это исключает ошибки и делает процесс прозрачным. 

Система автоматически продлевает фиксацию клиента за брокером, который провел встречу или забронировал квартиру.

2. Выдача доступов без участия застройщика 

В ЛК можно разделить доступы для руководителей и сотрудников агентств. Так руководители могут отслеживать заявки и перераспределять их между сотрудниками.

Кроме того, агентства могут самостоятельно добавлять сотрудников в личный кабинет. Раньше, чтобы добавить нового человека в ЛК, нужно было обратиться непосредственно к представителям девелопера. 

3. Бронирование квартир за клиентом

Разработали инструмент для бронирования и интегрировали его с ЛК и витриной лотов, на которой можно посмотреть характеристики и цены на квартиры, а также с сервисом генераций платежных QR-кодов.

Агентству нужно лишь ввести свои реквизиты: инструмент сам считывает данные через CRM, подставляет их в нужные документы и генерирует QR-код для оплаты через мобильный банк. 

Раньше все эти данные вручную вносили менеджеры по продажам, что занимало много времени и порождало ошибки. Теперь система автоматически создает корректные документы, подтягивая все данные из анкеты агентства.  

4. Фиксация клиентов без лотов

Обычно клиентов фиксируют в связке с интересующей квартирой, но так как KTS разработал систему с нуля и не был ограничен рамками готового решения, получилось сделать процесс более гибким. Даже если агент не выбрал конкретный лот, он может закрепить клиента в системе. Позже лот может добавить менеджер по продажам. 

5. Расчет субсидированной ипотеки

Мы интегрировали в личный кабинет уже готовый калькулятор, где брокеры могут рассчитать ипотеку для клиента. 

6. Потенциальный заработок агента от сделок

Был внедрен процесс бронирования, который позволяет брокерам получать часть комиссионного вознаграждения сразу при бронировании клиентом лота. В разделе можно посмотреть актуальные тарифы комиссионного вознаграждения по каждому проекту, а также историю изменения тарифов

Когда клиент уплачивает 1% от стоимости квартиры, чтобы ее забронировать, вся сумма бронирования поступает напрямую агентству без дополнительных задержек. Оставшаяся часть агентской комиссии застройщик перечисляет позже. Это упрощает и ускоряет процесс выплат и делает сотрудничество с девелопером еще более привлекательным для агентств.

7. Интеграция с CRM агентств 

Мы разработали внешний API, который позволяет интегрировать ЛК партнера FORMA с CRM агентств. Брокерам не нужно заходить на сайт застройщика, чтобы посмотреть на статус заявки или сделки. Все обновления автоматически отправляются в CRM агентства: продолжать следить за сделками можно во внутренней системе агентства недвижимости. При этом все данные по сделкам из CRM также автоматически подтягиваются в ЛК. 

8. Дополнительные сервисы и полезные материалы 

Добавили в личный кабинет ссылки на уже готовые сервисы: запись на брокер-тур, проведение встречи с клиентом, регламент фиксации покупателей и обучающие модули для повышения квалификации в области продаж и маркетинга. 

Новый ЛК стал конкурентным преимуществом девелопера. 

Функционал личного кабинета позволил увеличить количество агентств, сотрудничающих с FORMA, без увеличения команды сопровождения. Поток агентств вырос, но теперь все заявки проходят через автоматизированные процессы. Это исключает необходимость ручной проверки, которая раньше занимала у четырех сотрудников кол-центра половину рабочего дня. 

Спустя месяц после запуска нового ЛК сотрудники кол-центра перестали заниматься проверкой. Они стали тратить это время на продажи. 

Благодаря инструменту FORMA получила возможность точечно вести работу с агентами, анализировать их активность и оперативно реагировать на изменения. Автоматизация позволила заключать сделки быстро и без ошибок, что особенно важно для бизнеса с высоким средним чеком.

«Поток агентств сильно вырос за счет запуска нового ЛК без необходимости увеличивать команду»

— Евгения Николина, Руководитель агентских продаж FORMA

Кроме того, ЛК: 

1. Снизил нагрузку на отдел сопровождения агентств. Теперь сотрудники посвящают большую часть времени проведению брокер-туров;

2. Позволил FORMA отслеживать деятельность агентств и брокеров через админ-панель.

«Чтобы успешно продавать через агентства, сначала нужно завоевать доверие самих агентов. Для этого нужно избавить их от необходимости обращаться к менеджерам сопровождения с вопросами вроде: «Что с закреплением? Почему у меня не получилось закрепить клиента?» Новый личный кабинет партнера позволил ключевым сотрудникам сосредоточиться на продажах, а не на рутине, и предложил партнерам прозрачный инструмент взаимодействия с нами»

— Азат Шакиров, Руководитель партнерского привлечения FORMA

Руководитель проекта со стороны FORMA Никита Темников представил ЛК на Московской неделе цифровизации девелопмента. Он отметил, что у FORMA в планах и дальше развивать продукт.