Лабораторная информационная система: как мы автоматизировали испытания и документооборо

Хаос в документах и потеря времени

У заказчика было несколько ключевых проблем.

Первое — разрозненные данные. Каждый сотрудник вёл свои журналы. Информация о клиентах, образцах и результатах испытаний хранилась в разных местах: бумажные папки, Excel, электронная почта. Найти нужный протокол трёхмесячной давности было настоящим квестом.

Второе — ручное оформление документов. Протоколы испытаний заполнялись вручную, номера присваивались хаотично, а данные из одного документа переписывались в другой. Ошибки в номерах или реквизитах вели к переделкам и срыву сроков.

Третье — долгие согласования. Протокол проходил через несколько инстанций, и каждое замечание возвращало документ на доработку. Время от завершения испытаний до выдачи протокола могло занимать недели.

Клиенту нужна была система ЛИС в лаборатории, которая объединила бы всё в едином контуре: управление клиентами, лабораторные журналы, оформление протоколов и документооборот. При этом важно было сохранить гибкость: лаборатория работает с разными заказчиками, по разным техническим регламентам, и каждый случай уникален.

Мы предложили комплексное решение на базе лабораторной информационной системы (ЛИС), которая объединила все процессы в одном интерфейсе. Это не просто программа ЛИС — это полноценная экосистема для управления испытаниями.

Что такое лабораторная информационная система в нашем исполнении? Это платформа, которая автоматизирует полный цикл: от заявки клиента до выдачи протокола. Вот ключевые модули, которые мы реализовали.

Управление клиентами и заявками (CRM)

Мы внедрили программу CRM для клиентской базы, которая позволяет вести реестр заказчиков, привязывать к ним направления на испытания и отслеживать жизненный цикл каждой заявки. CRM система даёт менеджерам полную картину: кто обратился, что заказал, на каком этапе находится документ.

CRM системами пользуются и менеджеры, и лаборатория, и специалисты по согласованию. Гибкая ролевая модель разграничивает доступ: каждый видит только то, что ему нужно.

Лабораторная информационная система (ЛИС)

ЛИС система в лаборатории — это сердце решения. Она включает:

1. Ведение журналов испытаний. Оператор создаёт запись в журнале, привязывая её к конкретному направлению. Указывает поступившие образцы, ответственного сотрудника, нормативные требования и условия проведения испытаний.

2. Оформление протоколов. Система автоматически формирует номер протокола по шаблону, фиксирует даты и условия испытаний (температура, влажность, давление, напряжение). К протоколу можно прикреплять файлы с результатами.

3. Согласование протоколов. Реализован процесс валидации: протокол может быть заблокирован с указанием причины (например, «ошибка вне области аккредитации») и отправлен на доработку сотруднику лаборатории.

Лабораторные информационные системы такого уровня позволяют работать с десятками тысяч протоколов, обеспечивая быстрый поиск по журналам, датам, номерам и направлениям.

Документооборот и разрешительная документация

Отдельный контур — управление разрешительными документами. Система агрегирует данные для формирования структурированных записей в журналах и протоколов с автоматическим присвоением уникальных номеров. Документооборот становится прозрачным и контролируемым.

Мы также реализовали мультитенантность — логическое разделение справочников и данных для независимой работы нескольких организаций в одном интерфейсе. Это особенно актуально для холдингов, где несколько лабораторий работают независимо, но используют общую платформу.

Что такое ЛИС в лаборатории на практике? Это не просто программа, а инструмент, который изменил работу заказчика.

1. Время оформления протокола сократилось с нескольких дней до часов. Автоматическое формирование номеров, подстановка данных из карточки направления, генерация готовых документов — всё это ускорило процесс в разы.

2. Ошибки в документах практически исчезли. Система не позволяет пропустить обязательные поля, проверяет соответствие нормативным требованиям и блокирует протокол, если есть расхождения.

3. Документооборот стал прозрачным. Руководитель видит, на каком этапе находится каждый протокол, кто его согласовывает, сколько времени занимает каждый этап. Что такое документооборот в новой системе? Это не хаос, а управляемый процесс с чёткими правилами и сроками.

4. Клиенты довольны. Сроки выдачи протоколов сократились, а менеджеры тратят меньше времени на поиск информации и больше — на работу с клиентами.

CRM и ЛИС работают в связке. Менеджер видит историю взаимодействия с клиентом, а лаборант — все данные по образцам и нормативам. Никаких дублей и потерь информации.